Hệ thống quản lý lô hàng – cách chọn và chi phí 2026

Khi nhận được thông báo về một sản phẩm lỗi tại nhà máy ở Thái Lan, bạn cần bao nhiêu giờ để trả lời câu hỏi rằng sản phẩm đó đã dùng lô nguyên vật liệu nào, và còn bao nhiêu sản phẩm khác dùng cùng lô nguyên vật liệu ấy đã được xuất đi? Những nhà máy không trả lời ngay được là chuyện không hiếm, bất kể thuộc ngành nào. Vì phải ghép nối sổ nhập kho bằng giấy, hồ sơ sản xuất trên Excel và trí nhớ của người phụ trách, một cuộc điều tra có thể kéo dài từ nửa ngày đến vài ngày. Hệ thống quản lý lô hàng là cơ chế biến khoảng thời gian dò tìm đó thành vài phút. Bài viết này không giới hạn ở một ngành cụ thể, mà sắp xếp lại những kiến thức nền tảng về quản lý lô, điểm khác biệt với quản lý số serial, truy xuất nguồn gốc hai chiều, cách phân vai giữa mã vạch và RFID, mức chi phí tham khảo cùng các bước triển khai, gắn với thực tế của các nhà máy Nhật Bản tại Thái Lan và ASEAN.

Quản lý lô là gì – khác biệt giữa quản lý số lô và quản lý số serial

Lô là một khối sản phẩm được sản xuất trong cùng điều kiện

Lô là tập hợp các sản phẩm hoặc bán thành phẩm được sản xuất liên tục từ cùng một nguyên vật liệu, trên cùng thiết bị và trong cùng điều kiện. Việc xem cái gì là một khối do chính nhà máy quyết định, chứ không có luật hay tiêu chuẩn nào quy định một đơn vị chung cho tất cả. Trong thực tế, người ta thường phân chia theo các cách sau.

• Chia theo đơn vị sản xuất như một mẻ nạp liệu, một batch phản ứng, hoặc một bồn chứa
• Chia theo thời gian như một ngày sản xuất hoặc một ca làm việc
• Tính một lô là toàn bộ quá trình dùng hết nguyên vật liệu của cùng một lô nhập kho
• Chia theo mốc thay khuôn hoặc thay đổi thiết lập của thiết bị

Quản lý lô là việc gán cho mỗi khối như vậy một mã số riêng, gọi là số lô, rồi lưu lại thành hồ sơ các thông tin về thời điểm sản xuất, thiết bị đã dùng, nguyên vật liệu đầu vào, sản lượng và nơi hàng được xuất đi, đồng thời giữ cho hồ sơ đó ở trạng thái có thể tra ra bất cứ lúc nào. Điều quan trọng cần nhấn mạnh là mục đích của quản lý lô không nằm ở bản thân việc lưu hồ sơ, mà ở chỗ khi sự cố xảy ra thì khoanh vùng ảnh hưởng được nhanh chóng, không thừa cũng không thiếu. Nếu hồ sơ vẫn còn nhưng tra cứu mất nửa ngày thì chưa thể gọi là đang được quản lý.

Khác biệt giữa quản lý số lô và hệ thống quản lý số serial

Khái niệm dễ bị nhầm lẫn với quản lý lô là quản lý số serial, hay còn gọi là quản lý theo từng đơn vị sản phẩm. Cả hai giống nhau ở chỗ đều gán mã định danh để truy vết lịch sử, nhưng đơn vị đánh số và gánh nặng vận hành thì hoàn toàn khác nhau.

Bảng trên cho thấy quản lý số serial có độ chính xác truy vết cao, nhưng đổi lại hiện trường phải quét toàn bộ số lượng, khiến chi phí và số giờ công tăng vọt. Ngược lại, quản lý lô nhẹ gánh vận hành hơn nhưng phạm vi thu hồi khi có sự cố sẽ mở rộng tới cả lô. Không có phương án nào ưu việt tuyệt đối, lựa chọn phụ thuộc vào đơn giá sản phẩm, chi phí thu hồi và mức độ chính xác mà khách hàng hoặc quy định pháp lý đòi hỏi. Các tiêu chí để quyết định có nên đi sâu tới từng cá thể hay không được trình bày chi tiết trong bài quản lý truy xuất theo từng đơn vị sản phẩm.

Trên thực tế, nhiều nhà máy kết hợp cả hai. Thành phẩm được gán số serial, còn việc thành phẩm đó dùng lô nguyên vật liệu nào thì liên kết bằng số lô, tạo thành một thiết kế hai tầng. Trong trường hợp này, phía hệ thống quản lý lô hàng cần có cấu trúc cho phép tra chéo qua lại giữa số serial và số lô.

Cụm từ truy vết lô thực chất chỉ điều gì

Truy vết lô là bản thân hành động lần theo lịch sử dựa trên đầu mối là số lô. Nếu truy xuất nguồn gốc mô tả một trạng thái, tức là khả năng có thể lần theo được, thì truy vết lô mô tả thao tác thực sự lần theo. Hiểu theo cách phân biệt này sẽ dễ sắp xếp hơn.

Để truy vết lô thành hiện thực, tối thiểu ba loại hồ sơ sau phải được liên kết với nhau.

• Hồ sơ nhập kho, nghĩa là nguyên vật liệu về từ nhà cung cấp phải được gán số lô nhập kho của chính công ty
• Hồ sơ sử dụng, nghĩa là phải ghi rõ lô sản xuất nào đã tiêu thụ lô nhập kho nào và với khối lượng bao nhiêu
• Hồ sơ xuất hàng, nghĩa là phải ghi rõ lô sản xuất nào đã xuất đi đâu, vào lúc nào và với số lượng bao nhiêu

Chỉ cần thiếu một trong ba, chuỗi liên kết sẽ đứt. Kiểu đứt gãy thường gặp nhất là nhập kho và xuất hàng đều có hồ sơ, nhưng thông tin về lô nào đã được đưa vào sản xuất lại chỉ tồn tại trên bảng trắng ở xưởng hoặc trong trí nhớ của công nhân. Có thể nói phần lớn giá trị của việc triển khai hệ thống quản lý lô hàng nằm ở chỗ ghi nhận chắc chắn hồ sơ đầu vào này.

Vì sao mọi ngành đều cần hệ thống quản lý lô hàng vào lúc này

Bối cảnh mang tính cấu trúc của các cơ sở tại Thái Lan và ASEAN

Tại các doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản ở Thái Lan, hai vấn đề đang diễn ra cùng lúc là chi phí nhân công tăng và khó tuyển được nhân sự bản địa đủ năng lực đảm nhận quản lý chất lượng. Khi hai yếu tố này chồng lên nhau, mô hình quản lý lô dựa vào sổ sách và trí nhớ của những nhân viên kỳ cựu sẽ không còn duy trì được. Chỉ cần người kỳ cựu ấy chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc, sẽ không còn ai tái hiện được lô sản phẩm nào đã dùng nguyên vật liệu nào.

Bên cạnh đó, yêu cầu chất lượng từ công ty mẹ tại Nhật và từ khách hàng ngày càng cụ thể hơn qua từng năm. Trước đây câu hỏi thường là công ty có thiết lập cơ chế truy xuất nguồn gốc hay không, còn hiện nay câu hỏi đang chuyển sang dạng đo thời gian, chẳng hạn với một lô cụ thể thì trong bao nhiêu giờ sẽ trả lời được tới tận nhà cung cấp nguyên vật liệu. Điều đó có nghĩa là chúng ta đã bước vào giai đoạn được đánh giá bằng tốc độ phản hồi chứ không phải bằng việc có hay không có cơ chế.

Ba dấu hiệu cho thấy Excel và sổ giấy đã tới giới hạn

Có thể tự đánh giá xem cách quản lý hiện tại đã gần chạm giới hạn hay chưa qua ba điểm sau.

• Thời gian điều tra không thể dự đoán. Khi khách hàng hỏi về một lô, bạn không ước lượng trước được sẽ mất bao nhiêu giờ để trả lời. Thời gian chênh nhau hơn gấp đôi tùy vào việc ai là người đi tra
• Việc chép lại dữ liệu diễn ra hai đến ba lần. Hồ sơ giấy ở hiện trường được nhập lại vào Excel trên văn phòng, rồi hằng tháng lại chép sang một bảng tổng hợp khác. Mỗi lần chép lại là một cơ hội cho sai sót len vào
• Hàng tồn thực tế và lô trên sổ sách không khớp. Lô nguyên vật liệu thực tế trên kệ không trùng với lô ghi trong hệ thống, khiến nguyên tắc nhập trước xuất trước không được thực hiện triệt để

Nếu chỉ một trong ba điểm trên đúng với nhà máy của bạn thì cải tiến Excel sẽ không giải quyết được vấn đề. Excel là công cụ lưu trữ hồ sơ rất tốt, nhưng lại không có cơ chế thu nhận chắc chắn ngay tại chỗ những sự việc phát sinh ở hiện trường. Giá trị cốt lõi của hệ thống quản lý lô hàng không nằm ở chức năng tổng hợp, mà nằm ở cơ chế nhập liệu ngay tại thời điểm và địa điểm phát sinh.

Lý do mọi ngành đều cần đến

Quản lý lô hay bị xem là câu chuyện của ngành thực phẩm và dược phẩm, nhưng trên thực tế nhu cầu đang tăng lên ở mọi ngành. Lý do rất đơn giản, vì lỗi bắt nguồn từ nguyên vật liệu có thể xảy ra ở bất kỳ ngành nào.

• Với ép nhựa, độ ẩm của một lô nhựa cụ thể có thể gây ra lỗi định hình
• Với gia công kim loại, độ cứng không đồng đều của một lô vật liệu ảnh hưởng tới tuổi thọ dao cụ và kích thước thành phẩm
• Với lắp ráp linh kiện điện tử, một lô kem hàn hoặc một cuộn linh kiện cụ thể có thể là nguyên nhân gây lỗi
• Với hóa chất, độ tinh khiết của nguyên liệu và các sản phẩm phụ quyết định tính chất của thành phẩm

Trong mọi trường hợp, nếu không xác định được lô vật liệu đó đã đi vào những sản phẩm nào, nhà máy buộc phải đưa ra quyết định tốn kém nhất là dừng toàn bộ những gì bị nghi ngờ. Yêu cầu pháp lý đặc thù theo ngành đúng là có tồn tại, nhưng bộ khung của quản lý lô thì giống nhau ở mọi ngành. Về mức độ cần xây dựng chi tiết đến đâu ở những ngành bị quản lý chặt, bạn có thể tham khảo thêm bài quản lý lô hóa chất và bài hướng dẫn chọn hệ thống quản lý sản xuất cho nhà máy thực phẩm.

Ba hiệu quả thu được khi triển khai hệ thống quản lý lô hàng

Hiệu quả 1 là tăng cường truy xuất nguồn gốc và rút ngắn thời gian điều tra

Hiệu quả lớn nhất là khả năng xác định ngay lập tức phạm vi ảnh hưởng khi phát sinh lỗi. Nếu các thời điểm nhập kho, đưa vào sản xuất và xuất hàng đều được ghi nhận bằng máy cầm tay hoặc quét mã vạch, thì chỉ với một lần tra cứu số lô, màn hình sẽ liệt kê ngay vật liệu đó đã đi vào những lô sản xuất nào và đã giao tới những khách hàng nào.

Hiệu quả này không dừng lại ở việc rút ngắn thời gian tra cứu. Việc điều tra kết thúc trong vài phút cũng có nghĩa là không phải mở rộng phạm vi thu hồi quá mức cần thiết. Nhà máy không truy vết được chỉ còn cách dừng toàn bộ sản phẩm trong khoảng thời gian bị nghi ngờ. Nhà máy truy vết được chỉ cần dừng đúng những lô liên quan. Chênh lệch đó chính là chênh lệch về giá trị hàng phải hủy và mức ảnh hưởng tới khách hàng.

Hiệu quả 2 là giảm lỗi con người sinh ra từ thao tác thủ công

Với cách vận hành bằng giấy và Excel, việc ghi sai số lô, sót dòng khi chép lại và đọc nhầm chữ số là không thể tránh khỏi. Đặc biệt tại hiện trường ở Thái Lan, hệ thống mã số trộn lẫn tiếng Nhật, chữ cái Latin và chữ số lại do những người vận hành khác tiếng mẹ đẻ chép tay, nên rủi ro ghi sai thường cao hơn.

Khi chuyển sang nhập liệu bằng cách quét mã, loại sai sót này giảm đi một cách có hệ thống. Ngoài ra, nếu thiết lập trước ràng buộc trong hệ thống rằng công đoạn này chỉ được phép đưa vào đúng lô này của đúng mặt hàng này, thì ngay khoảnh khắc vật liệu sai bị đưa vào, cảnh báo sẽ hiện lên tại chỗ. Không phải đối chiếu sổ sách sau đó mới phát hiện sai, mà chặn ngay lúc sai vừa xảy ra. Đây chính là hiệu quả thực tiễn nhất mà sự kết hợp giữa số hóa hồ sơ và nhập liệu tại hiện trường mang lại.

Hiệu quả 3 là cùng lúc kìm hãm ba yếu tố chi phí là hàng hủy, tồn kho dư và thiếu hàng

Khi thông tin lô khớp với tồn kho thực tế, nguyên tắc nhập trước xuất trước dựa trên hạn sử dụng hoặc ngày sản xuất sẽ được thực hiện triệt để. Nhờ đó, lượng hàng phải hủy do hết hạn giảm xuống. Đồng thời, khi số lượng và vị trí tồn kho trở nên chính xác, nhà máy hạn chế được cả tình trạng tồn kho dư do không tìm thấy hàng nên đặt thêm, lẫn tình trạng thiếu hàng do thứ tưởng là có lại không dùng được và sản xuất phải dừng.

Ba vấn đề này thoạt nhìn tách biệt nhau, nhưng nguyên nhân thì chung và quy về một điểm duy nhất là trạng thái tồn kho không được nắm chính xác. Vì vậy, khi cân nhắc hiệu quả đầu tư của hệ thống quản lý lô hàng, thay vì chỉ tính riêng phần giảm hàng hủy, việc cộng dồn theo nhiều khoản mục như bảng dưới đây sẽ cho đánh giá sát thực tế hơn.

Hãy nhớ đo giá trị hiện trạng của các chỉ số này trước khi triển khai. Nếu sau khi triển khai mới muốn nói về hiệu quả mà không có con số trước đó để so sánh, bạn sẽ không thể giải trình tính hợp lý của quyết định đầu tư trong nội bộ.

Truy xuất nguồn gốc hai chiều – forward traceability và backward traceability

Truy vết xuôi trả lời câu hỏi lô này đã đi đâu

Forward traceability, tức truy vết xuôi, là cách lần theo dòng chảy xuống hạ nguồn, lấy một lô nguyên vật liệu hoặc một lô sản xuất làm điểm xuất phát. Đây chính là cách truy vết được dùng khi nhà cung cấp báo rằng lô nguyên liệu giao tháng trước đã phát hiện vấn đề.

Điều cần có là câu trả lời cho các câu hỏi sau. Lô nguyên liệu đó đã được đưa vào những lô sản xuất nào? Những lô sản xuất đó đã xuất đi đâu, vào lúc nào, với số lượng bao nhiêu? Phần tồn kho còn nằm lại trong kho của công ty là những lô nào? Tốc độ và độ chính xác của truy vết xuôi quyết định trực tiếp tốc độ ra quyết định thu hồi hoặc dừng xuất hàng.

Truy vết ngược trả lời câu hỏi sản phẩm này đã dùng những gì

Backward traceability, tức truy vết ngược, đi theo hướng ngược lại, lấy sản phẩm có vấn đề được phát hiện trên thị trường hoặc tại khách hàng làm điểm xuất phát để lần ngược về những gì đã được sử dụng. Khi một sản phẩm lỗi bị trả lại, từ số lô của sản phẩm đó ta xác định lô nguyên vật liệu đã đưa vào, thiết bị đã sản xuất, ngày giờ sản xuất và điều kiện vận hành.

Khi truy vết ngược hoạt động tốt, nhà máy phân tách được nguyên nhân nằm ở công đoạn nội bộ hay bắt nguồn từ một lô cụ thể của nhà cung cấp. Nhà máy không phân tách được sẽ phải kiểm tra toàn bộ công đoạn trong tình trạng chưa rõ nguyên nhân, khiến chi phí xử lý tăng vọt.

Chỉ khi đủ cả hai chiều thì mới dùng được trong thực tế

Điểm quan trọng là hai chiều này không phải hai chức năng tách rời, mà chỉ là việc lần theo cùng một bộ hồ sơ theo hai hướng ngược nhau. Quan hệ đầu vào giữa lô nhập kho và lô sản xuất, cùng quan hệ xuất hàng giữa lô sản xuất và nơi nhận hàng. Chỉ cần hai quan hệ này được ghi nhận, cả hai chiều đều lần theo được.

Tuy nhiên tại hiện trường, tình trạng chỉ có một chiều thành hình lại xảy ra rất thường xuyên. Điển hình là hồ sơ xuất hàng nằm trong hệ thống quản lý bán hàng, còn hồ sơ đầu vào nằm trên giấy tại xưởng, và hai bên không được nối với nhau bằng số lô. Trong tình trạng này, truy vết xuôi có thể làm được nhưng truy vết ngược sẽ đứt chuỗi giữa chừng.

Vì vậy, khi đánh giá hệ thống, đừng chỉ hỏi có chức năng truy xuất nguồn gốc hay không, mà hãy kiểm chứng bằng demo rằng cả chiều xuôi và chiều ngược đều lần theo được từ một màn hình duy nhất và sau bao nhiêu thao tác. Cách xác nhận chắc chắn nhất là đưa một số lô thật và yêu cầu nhà cung cấp lần theo cả hai chiều ngay tại chỗ. Việc mở rộng phạm vi truy vết đến đâu sẽ làm chi phí xây dựng thay đổi thế nào được sắp xếp theo từng công đoạn trong bài chi phí và lộ trình xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc.

Chọn mã vạch hay RFID – lời giải thực tế là vận hành kết hợp

Vì sao mã vạch vẫn là lựa chọn chủ đạo

Phương tiện đọc số lô phổ biến nhất hiện nay vẫn là mã vạch, vì ba lý do. Thứ nhất, chi phí in nhãn cực kỳ rẻ, việc dán lại hoặc in lại đều dễ dàng. Thứ hai, lựa chọn thiết bị đọc rất phong phú, khi hỏng có thể mua thay thế ngay tại địa phương. Thứ ba, người vận hành tại hiện trường đã quen thao tác nên chi phí đào tạo thấp.

Tại các nhà máy ở Thái Lan, lý do thứ ba đặc biệt có sức nặng. Trong môi trường mà nhân sự thay đổi với tần suất nhất định, việc người mới vào có học được trong thời gian ngắn hay không sẽ quyết định cơ chế có bám rễ được hay không.

RFID chỉ phát huy tác dụng ở một số công đoạn giới hạn

RFID có ưu điểm rõ ràng là đọc được hàng loạt và đọc được cả thẻ nằm ở vị trí không nhìn thấy. Tuy vậy, đơn giá thẻ cao hơn nhãn mã vạch, và việc đọc trở nên thiếu ổn định khi ở gần kim loại hoặc chất lỏng. Nếu đưa RFID vào toàn bộ công đoạn, chi phí phình lên đáng kể trong khi ở phần lớn công đoạn, hiệu quả thu được không khác gì mã vạch.

Vì thế, thông lệ trong thực tế là chỉ đầu tư giới hạn vào những công đoạn có tần suất cao hoặc có lợi thế xử lý hàng loạt, như bảng dưới đây.

Tiêu chí phán đoán rất đơn giản, công đoạn có số lần đọc mỗi ngày càng nhiều thì khoản đầu tư RFID càng dễ hoàn vốn.

Điều kiện thiết kế để vận hành kết hợp thành công

Khi dùng song song mã vạch và RFID, có một điểm cần lưu ý ở phía hệ thống. Dù phương thức đọc khác nhau, mã định danh được xử lý phải thống nhất về cùng một hệ thống số lô. Nếu ID của thẻ RFID và số trên mã vạch thuộc hai hệ khác nhau, mỗi lần truy vết xuyên công đoạn đều phải đi qua bảng chuyển đổi, và đó là mầm mống của sự cố.

Cụ thể, hãy ghi số lô của chính công ty vào thẻ RFID, hoặc thiết kế sao cho việc liên kết giữa ID thẻ và số lô được chốt ngay tại thời điểm phát hành thẻ. Nếu không quyết định thiết kế này ngay từ đầu, khi bổ sung công đoạn RFID về sau bạn sẽ phải làm lại toàn bộ.

Cách chọn hệ thống quản lý lô hàng phù hợp với nhà máy của bạn

Điểm cần lưu ý theo từng ngành

Bộ khung chung không phụ thuộc vào ngành, nhưng trọng tâm thì thay đổi theo lĩnh vực.

• Sản xuất theo quy trình như thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm, sơn. Hãy chọn sản phẩm hỗ trợ quản lý công thức và phối liệu, quản lý hạn sử dụng tốt nhất và hạn dùng cuối cùng, cùng truy xuất nguồn gốc chặt chẽ theo đơn vị batch. Cũng cần kiểm tra khả năng xử lý hiệu suất thu hồi, sản phẩm phụ và quy đổi đơn vị giữa khối lượng và thể tích
• Gia công lắp ráp như linh kiện ô tô, linh kiện điện tử, cơ khí. Trọng tâm nằm ở liên kết với bảng kê vật tư (BOM), khả năng dùng song song với số serial, và cách xử lý lô bán thành phẩm trong công đoạn. Nếu khách hàng yêu cầu tới từng cá thể thì cần thiết kế hai tầng
• Gia công vật liệu như kim loại và nhựa. Quan trọng là liên kết giữa chứng chỉ vật liệu (mill sheet) và số lô, cùng cơ chế quản lý số nhánh khi một lô bị tách thành nhiều phần do cắt hoặc chia nhỏ
• Sản xuất theo hợp đồng gia công. Vì mỗi khách hàng yêu cầu hạng mục và định dạng hồ sơ khác nhau, hãy kiểm tra xem hệ thống có đủ linh hoạt để công ty tự thêm và sửa hạng mục ghi nhận hay không

Chọn gói phần mềm hay phát triển riêng

Ranh giới nằm ở chỗ đơn vị quản lý của công ty có mang tính tiêu chuẩn hay không. Nếu cách phân chia lô, hệ thống mã số và các hạng mục ghi nhận đều nằm gọn trong hình thức phổ biến của ngành thì gói phần mềm có lợi thế, vì thời gian triển khai ngắn, chi phí dự đoán được và kinh nghiệm vận hành của các công ty khác đã được phản ánh vào sản phẩm.

Ngược lại, ở những nhà máy có cấu trúc như lô bị phân nhánh do chia nhỏ hoặc đóng gói lại, hay nhiều lô nhập kho được trộn thành một lô sản xuất, chức năng tiêu chuẩn của gói phần mềm đôi khi không bao phủ hết. Ngay cả trong trường hợp đó, hãy cân nhắc lời giải trung gian là giao phần chức năng tiêu chuẩn xử lý được cho gói phần mềm, phần còn lại làm dưới dạng bổ sung. Nếu ngay từ đầu chọn phát triển riêng toàn bộ, chi phí và thời gian sẽ phình to, đồng thời khả năng thích ứng với thay đổi yêu cầu cũng kém đi.

Dưới đây là những hạng mục thực tế cần kiểm tra khi lựa chọn.

• Có đăng ký được nguyên vẹn số ký tự và loại ký tự trong số lô hiện tại của công ty không, có chuyển đổi mà không phải thay hệ thống mã số cũ không
• Có gắn được nhiều lô nhập kho vào một lô sản xuất không, có xử lý được việc trộn nhiều lô không
• Khi chia nhỏ hoặc đóng gói lại, hệ thống có giữ được quan hệ cha con giữa các lô không
• Có chuyển đổi hiển thị giữa tiếng Thái, tiếng Nhật và tiếng Anh không, màn hình tại hiện trường có hiển thị được tiếng Thái không
• Có vận hành được khi mất kết nối không, khi đường truyền đứt thì máy cầm tay có lưu tạm được không
• Công ty có tự thêm hạng mục ghi nhận được không, mỗi lần thêm có phát sinh chi phí trả cho nhà cung cấp không

Kết nối với hệ thống quản lý sản xuất hoặc MES sẵn có

Tại những nhà máy đã vận hành hệ thống quản lý sản xuất hoặc hệ thống kế toán, sẽ nảy sinh lựa chọn giữa việc đưa quản lý lô vào như một hệ thống độc lập hay mở rộng chức năng của hệ thống hiện có.

Về nguyên tắc, an toàn nhất là chỉ để một hệ thống duy nhất nắm giữ số lượng tồn kho. Nếu cả hệ thống quản lý lô hàng lẫn hệ thống quản lý sản xuất hiện có cùng giữ số lượng tồn kho, chắc chắn sẽ có lúc phát sinh lệch, và vận hành sẽ biến thành việc con người phải phán đoán bên nào đúng. Nếu kết nối, hãy chọn một bên làm nguồn dữ liệu tồn kho chuẩn và thiết kế bên còn lại chỉ ở vai trò tham chiếu.

Nếu bạn đang song song cân nhắc triển khai MES, cách hiệu quả là đưa yêu cầu về quản lý lô vào trong bộ tiêu chí đánh giá MES để so sánh. Cách xây dựng bộ tiêu chí đánh giá được tổng hợp trong bài so sánh MES theo 4 tiêu chí.

Mức chi phí tham khảo và cách nhìn về hoàn vốn đầu tư

Mức chi phí ước tính

Với hệ thống quản lý sản xuất dành cho doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ, tức khoảng từ 10 đến 100 nhân viên, chi phí ban đầu dao động theo quy mô nhà máy. Các mức tham khảo được đưa ra là khoảng 100 vạn đến 300 vạn yên với quy mô 10 đến 30 nhân viên, 200 vạn đến 500 vạn yên với quy mô 30 đến 50 nhân viên, và khoảng 400 vạn đến 1,000 vạn yên khi quy mô đạt 50 đến 100 nhân viên. Con số này còn thay đổi theo hình thức cung cấp, và cùng nguồn dẫn cũng nêu cách phân chia rằng bản điện toán đám mây có chi phí ban đầu 30 vạn đến 100 vạn yên cộng phí thuê bao hằng tháng, còn bản mua đứt cài đặt tại chỗ có chi phí ban đầu 200 vạn đến 800 vạn yên cộng phí bảo trì hằng năm. Quản lý lô có khi được cung cấp như một chức năng của hệ thống quản lý sản xuất, có khi lại là một sản phẩm độc lập, nên số tiền thay đổi rất nhiều tùy vào cách khoanh phạm vi.

Điểm quan trọng là nếu triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu từ một công cụ quy mô nhỏ rồi mở rộng dần sang phần lõi của quản lý sản xuất, thì việc khởi đầu từ mức 100 vạn yên cũng được xem là khả thi. Nếu định phủ toàn bộ nhà máy và toàn bộ dây chuyền cùng một lúc thì số tiền sẽ tăng vọt, nhưng cách chia nhỏ bằng việc trước hết giới hạn ở một dây chuyền hoặc một nhóm chủng loại sản phẩm, nối thông từ nhập kho tới đầu vào sản xuất và xuất hàng rồi mới mở rộng ngang, là hoàn toàn khả thi.

So sánh báo giá bằng cách tách thành bốn tầng

Nếu chỉ so sánh báo giá của các nhà cung cấp theo tổng số tiền, bạn sẽ phán đoán sai. Hãy tách thành bốn tầng dưới đây, thống nhất xem mỗi bên đã bao gồm những gì, rồi mới so sánh.

Trong bốn tầng này, tầng dễ bị đánh giá thấp nhất trong các dự án thực tế là tầng thứ tư, tức hỗ trợ bám rễ. Hệ thống có chạy nhưng hiện trường không quét mã thì hồ sơ vẫn không được ghi lại.

Cách nhìn về hoàn vốn đầu tư

Về mốc hoàn vốn đầu tư, có ước tính cho rằng một nhà máy quy mô 30 nhân viên triển khai hệ thống ở mức 500 vạn yên sẽ hoàn vốn trong khoảng 1 đến 2 năm. Vì quy mô tiền đề thay đổi thì số năm hoàn vốn cũng thay đổi, hãy đọc con số này bằng cách quy chiếu về quy mô của chính công ty bạn. Nếu mục tiêu là quản lý lô, phần hoàn vốn được cộng dồn như sau.

• Giá trị giờ công tiết kiệm được từ việc trả lời truy vấn và tìm kiếm hồ sơ. Tính bằng cách nhân tổng thời gian xử lý mỗi năm hiện tại với đơn giá nhân công
• Giá trị thu hẹp phần thu hồi và hủy quá mức. Ước tính phần đáng lẽ không phải dừng nếu truy vết được, trong số lượng thực tế đã hủy ở các lần xử lý lỗi trước đây
• Giá trị giảm hàng hủy do hết hạn hoặc xuống cấp. Tính từ số liệu hàng hủy thực tế trong 12 tháng gần nhất
• Giá trị giảm giờ công kiểm kê. Lấy tổng thời gian dành cho 2 lần kiểm kê mỗi năm làm chuẩn

Điều cần lưu ý là không để phần lớn khoản hoàn vốn phụ thuộc vào hiệu quả tránh được một đợt thu hồi quy mô lớn. Nếu đặt một sự kiện có xác suất xảy ra thấp vào trung tâm căn cứ hoàn vốn, bản trình bày với ban lãnh đạo chắc chắn sẽ bị trả lại. Hãy dựng bộ khung hoàn vốn bằng phần giảm giờ công điều tra và giảm hàng hủy vốn phát sinh hằng ngày, còn việc tránh thu hồi thì đặt kèm như một hiệu quả bổ sung.

Các bước triển khai hệ thống quản lý lô hàng

Giai đoạn 1 là kiểm kê hiện trạng

Việc đầu tiên cần làm không phải là chọn hệ thống, mà là kiểm kê lại hồ sơ hiện có. Hãy viết ra giấy ba điểm sau.

• Tại công đoạn nào, ai ghi cái gì, trên phương tiện nào, là giấy, Excel hay truyền miệng
• Hồ sơ đó được chuyển tới công đoạn tiếp theo hoặc lên văn phòng bằng cách nào, phát sinh bao nhiêu lần chép lại
• Khi nhận được truy vấn về lô, bạn đi xem những hồ sơ nào và theo thứ tự nào

Khi làm việc kiểm kê này, trong phần lớn trường hợp sẽ lộ ra một cấu trúc là hồ sơ vẫn được ghi nhưng các hồ sơ không nối được với nhau. Việc xác định chỗ nào đang thiếu mối nối chính là điểm khởi đầu của việc định nghĩa yêu cầu.

Giai đoạn 2 là định nghĩa yêu cầu và chốt phạm vi

Dựa trên kết quả kiểm kê, hãy quyết định làm gì và làm tới đâu. Điều quan trọng ở đây là đừng tham lam với phạm vi của lần đầu tiên. Nếu ngay lần đầu đã nhắm tới truy xuất nguồn gốc hoàn chỉnh cho toàn bộ công đoạn, chỉ riêng việc chuẩn hóa dữ liệu chủ đã ngốn vài tháng và nhiệt huyết của hiện trường sẽ nguội đi.

Phạm vi lần đầu thực tế nhất gồm ba điểm là gán số lô khi nhập kho, ghi nhận đầu vào cho sản xuất, và ghi nhận lô khi xuất hàng. Chỉ cần ba điểm này nối được với nhau, bộ khung của truy xuất nguồn gốc hai chiều đã hình thành. Hãy để các hồ sơ trung gian chi tiết trong công đoạn và việc thu thập dữ liệu tự động từ thiết bị lại cho giai đoạn 2 trở đi.

Giai đoạn 3 là kiểm chứng tại hiện trường bằng PoC

Trước khi ký hợp đồng chính thức, hãy dành một khoảng thời gian để chạy thử thực tế, giới hạn ở một dây chuyền sản phẩm hoặc một kho. Điều cần xác nhận ở đây không phải là có hay không có chức năng, mà là hệ thống có vận hành trôi chảy tại hiện trường hay không.

• Có thao tác được máy cầm tay khi đang đeo găng tay không, chữ trên màn hình có đọc được dưới ánh sáng của hiện trường không
• Một lần quét mất bao nhiêu giây, có làm gãy nhịp thao tác không
• Chỗ nào bị mất kết nối, sóng có tới được phía trong kho và giữa các kệ kim loại không
• Công đoạn nào làm nhãn bị bẩn hoặc bị mài mòn, chất liệu nhãn có chịu được môi trường đó không
• Khi quét nhầm, hiện trường có tự hủy thao tác được không

Phần lớn vấn đề phát hiện được trong PoC liên quan tới môi trường vật lý và tính dễ thao tác chứ không phải chức năng. Nếu rà soát được ở giai đoạn này, bạn sẽ tránh được cảnh hệ thống không ai dùng sau khi triển khai chính thức.

Giai đoạn 4 là triển khai chính thức và nhân rộng

Dựa trên những điều đã xác nhận trong PoC, dự án chuyển sang triển khai chính thức. Điểm mấu chốt ở đây là văn bản hóa quy tắc vận hành và phát tới hiện trường bằng tiếng Thái. Ai quét mã vào lúc nào, phát hiện quên quét thì xử lý ra sao, ai là người phê duyệt các trường hợp ngoại lệ. Hệ thống nào không văn bản hóa được ba điểm này thì việc vận hành sẽ đổ vỡ ngay khi người phụ trách thay đổi.

Hãy bắt đầu nhân rộng sau khi dây chuyền đầu tiên đã ổn định trong 3 tháng. Nếu mở rộng đồng thời sang nhiều dây chuyền, khi có sự cố bạn sẽ không phân tách được nguyên nhân.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý lô là gì?

Đó là phương pháp quản lý bằng cách gán mã số riêng cho khối sản phẩm được sản xuất từ cùng nguyên vật liệu, trên cùng thiết bị và trong cùng điều kiện, rồi giữ cho lịch sử sản xuất cùng lịch sử nhập xuất kho của khối đó ở trạng thái truy vết được. Mục đích không nằm ở bản thân việc lưu hồ sơ, mà ở chỗ khi có sự cố thì khoanh vùng ảnh hưởng được nhanh chóng, không thừa cũng không thiếu.

Số lô và số serial khác nhau như thế nào?

Số lô là mã gán cho một khối sản xuất, còn số serial là mã gán cho từng sản phẩm đơn chiếc. Số serial cho độ chính xác truy vết cao hơn, nhưng đòi hỏi vận hành quét toàn bộ số lượng nên gánh nặng và chi phí đều lớn. Hãy cân nhắc hệ thống quản lý số serial khi đơn giá sản phẩm cao, hoặc khi khách hàng và quy định pháp lý yêu cầu định danh từng cá thể. Ngoài các trường hợp đó, quản lý theo số lô thường đã là đủ.

Hệ thống quản lý lô hàng tốn khoảng bao nhiêu chi phí?

Với hệ thống quản lý sản xuất dành cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, mức chi phí ban đầu tham khảo là 100 vạn đến 300 vạn yên với quy mô 10 đến 30 nhân viên, 200 vạn đến 500 vạn yên với quy mô 30 đến 50 nhân viên, và 400 vạn đến 1,000 vạn yên với quy mô 50 đến 100 nhân viên. Nếu triển khai theo từng giai đoạn và thu hẹp đối tượng về một dây chuyền, việc khởi đầu từ mức 100 vạn yên cũng được xem là khả thi. Về hoàn vốn đầu tư, có ước tính cho rằng một nhà máy quy mô 30 nhân viên triển khai hệ thống ở mức 500 vạn yên sẽ hoàn vốn trong khoảng 1 đến 2 năm. Cũng xin lưu ý rằng chi phí cho máy cầm tay, máy in nhãn và việc chuẩn bị môi trường mạng LAN không dây sẽ phát sinh riêng.

Truy vết lô có thực hiện được bằng Excel không?

Việc dùng Excel làm nơi lưu hồ sơ thì hoàn toàn khả thi, nhưng trong thực tế bạn sẽ vấp phải hai bức tường. Thứ nhất, vì không thu nhận chắc chắn ngay tại chỗ những sự việc phát sinh ở hiện trường nên chậm trễ và sai sót khi chép lại là không tránh khỏi. Thứ hai, việc truy vết hai chiều trải trên nhiều tệp rất mất thời gian, khiến thời gian xử lý một truy vấn thay đổi rất nhiều tùy theo người phụ trách. Với quy mô ít lô và chỉ có một công đoạn thì Excel vẫn chạy được, nhưng ở nhà máy có nhiều công đoạn và có phát sinh trộn lô hoặc chia lô thì giới hạn sẽ đến rất sớm.

Nếu đã có hệ thống quản lý sản xuất thì có cần thêm hệ thống quản lý lô hàng không?

Trước hết hãy dùng một số lô thật để thử xem chức năng lô của hệ thống hiện có cho phép truy vết hai chiều từ một màn hình sau bao nhiêu thao tác. Nếu truy vết được thì thứ đang thiếu thường không phải hệ thống mà là phương tiện nhập liệu tại hiện trường, và chỉ cần bổ sung việc quét bằng máy cầm tay là giải quyết được. Chỉ khi bản thân việc truy vết không thực hiện được, hoặc hệ thống không xử lý được việc trộn nhiều lô nhập kho, thì mới cân nhắc thêm hệ thống hoặc mở rộng. Thứ tự đó là hợp lý.

Tổng kết

Việc triển khai hệ thống quản lý lô hàng có mang lại kết quả hay không phụ thuộc vào chỗ hồ sơ từ nhập kho tới đầu vào sản xuất và xuất hàng có nối thành một chuỗi liền mạch hay không, nhiều hơn là phụ thuộc vào việc chọn sản phẩm nào. Nếu hồ sơ vẫn còn nhưng tra cứu mất nửa ngày, hoặc nếu chỉ riêng hồ sơ đầu vào còn nằm trên giấy tại xưởng, thì dù đưa vào hệ thống nhiều chức năng đến đâu bạn cũng không trả lời được truy vấn.

Về thứ tự phán đoán, trước hết hãy kiểm kê hồ sơ của công ty theo từng công đoạn để xác định chỗ đứt của chuỗi, sau đó chốt phạm vi lần đầu chỉ gồm ba điểm là nhập kho, đầu vào sản xuất và xuất hàng. Về phương thức đọc, cấu hình kết hợp lấy mã vạch làm nền tảng và chồng thêm RFID chỉ ở khâu nhập kho, xuất hàng và kiểm kê nơi xử lý hàng loạt phát huy tác dụng, là thực tế nhất xét về hiệu quả chi phí. Chi phí thì tách thành bốn tầng gồm phần mềm, phần cứng, công việc triển khai và hỗ trợ bám rễ để so sánh, còn hoàn vốn đầu tư thì dựng khung bằng phần giảm giờ công điều tra và giảm hàng hủy vốn phát sinh hằng ngày.

Tại các cơ sở ở Thái Lan và ASEAN, chi phí nhân công tăng và khó tuyển nhân sự quản lý chất lượng đang diễn ra cùng lúc, khiến cách vận hành dựa vào kinh nghiệm của người kỳ cựu dần không thể duy trì. Hệ thống quản lý lô hàng là phương tiện thực tế để chuyển kinh nghiệm đó thành cơ chế. Yêu cầu đặc thù theo ngành đúng là có tồn tại, nhưng bộ khung thì giống nhau ở mọi ngành, và nhà máy nào cũng có thể dựng lên theo cùng một trình tự.

TOMAS TECH đồng hành cùng các doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản tại Thái Lan và ASEAN trong việc xây dựng cơ chế quản lý lô và truy xuất nguồn gốc, kết hợp hệ thống quản lý sản xuất PEGASUS với việc thu thập dữ liệu hiện trường bằng mã vạch và RFID. Chúng tôi cũng sẵn sàng trao đổi ở giai đoạn đầu khi bạn chưa cần thu hẹp lựa chọn sản phẩm, mà chỉ muốn sắp xếp lại xem chuỗi hồ sơ hiện tại đang đứt ở đâu. Bắt đầu từ việc lắng nghe tình hình tại hiện trường cũng được, mời bạn liên hệ qua trang liên hệ.

Tham khảo

• Quản lý lô là gì – giải thích quan hệ với truy xuất nguồn gốc và các lợi ích — Bài giải thích sắp xếp từ nền tảng quan hệ giữa quản lý lô và truy xuất nguồn gốc, đơn vị gán số lô, cùng những lợi ích thu được khi triển khai.
• Kiến thức cơ bản về quản lý lô và các điểm nâng cao hiệu quả — Giải thích cách hiểu cơ bản về quản lý lô và những điểm cần chú ý khi nâng cao hiệu quả công việc ghi chép tại hiện trường.
• Quản lý lô là gì và quy trình đi tới triển khai hệ thống — Bài viết trình bày theo từng bước, từ định nghĩa quản lý lô cho tới cách tiến hành khi cân nhắc triển khai hệ thống.
• Từ kiến thức cơ bản về quản lý lô tới việc ứng dụng hệ thống — Đề cập kiến thức nền tảng về quản lý lô và những phương pháp cụ thể để tăng cường truy xuất nguồn gốc bằng hệ thống.
• Lot Tracking and Traceability Guide for Process Manufacturers — Hướng dẫn truy vết lô dành cho ngành sản xuất theo quy trình. Bài viết giải thích khái niệm truy xuất nguồn gốc hai chiều gồm forward traceability và backward traceability, cùng cách vận hành kết hợp mã vạch với RFID.
• Mức chi phí tham khảo của hệ thống quản lý sản xuất cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ — Bài giải thích mức chi phí tham khảo của hệ thống quản lý sản xuất dành cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ quy mô 10 đến 100 nhân viên. Bài viết nêu chi phí ban đầu theo quy mô là 100 vạn đến 300 vạn yên với 10 đến 30 nhân viên, 200 vạn đến 500 vạn yên với 30 đến 50 nhân viên, 400 vạn đến 1,000 vạn yên với 50 đến 100 nhân viên, phân chia chi phí theo hình thức cung cấp như điện toán đám mây hay cài đặt tại chỗ, khả năng khởi đầu từ mức 100 vạn yên nếu triển khai theo từng giai đoạn, cùng ước tính rằng nhà máy quy mô 30 nhân viên triển khai hệ thống ở mức 500 vạn yên sẽ hoàn vốn trong khoảng 1 đến 2 năm.