Hệ thống quản lý tồn kho tùy chỉnh theo quy trình thực tế, giúp giảm giao nhầm hàng và nâng cao hiệu quả làm việc

Trước khi áp dụng hệ thống, nhân viên phải tự kiểm đếm tồn kho và ghi lại số lượng trên giấy tờ hoặc bảng trắng. Khi chủng loại sản phẩm còn ít, phương pháp này vẫn có thể vận hành được. Tuy nhiên, khi số lượng mặt hàng tăng lên, nguy cơ sai sót do con người cũng tăng theo.

Dữ liệu ghi nhận không phải lúc nào cũng khớp với tồn kho thực tế. Có trường hợp tưởng rằng hàng vẫn còn nhưng thực tế lại không đủ. Ngoài ra, công ty cũng đối mặt với rủi ro giao nhầm sản phẩm cho khách hàng. Vì vậy, một hệ thống có thể hiển thị tình trạng tồn kho chính xác theo thời gian thực và hỗ trợ hoạt động xuất hàng hằng ngày là điều cần thiết.

Ban đầu, công ty đã xem xét các phần mềm quản lý tồn kho dạng đóng gói sẵn. Tuy nhiên, các phần mềm này có chi phí cao và thường yêu cầu nhà máy phải thay đổi quy trình hiện có để phù hợp với phần mềm.

PEGASUS được lựa chọn vì TOMAS TECH có thể tùy chỉnh hệ thống theo đúng cách vận hành của công ty. Thông qua quá trình trao đổi chi tiết và điều chỉnh nhiều lần, TOMAS TECH đã đưa vào hệ thống những chức năng mà hiện trường thực sự cần. Một điểm quan trọng khác là hệ thống có thể tận dụng các biểu mẫu Excel mà nhân viên đã quen sử dụng, giúp việc chuyển đổi sang hệ thống mới diễn ra dễ dàng hơn.

PEGASUS có thể quản lý toàn bộ dòng chảy hàng hóa từ nhập hàng, quản lý tồn kho đến xuất hàng. Tại Sanko Mold and Plastics (Thailand), hệ thống được thiết kế xoay quanh các chức năng chính sau:

1. Quản lý điểm đặt hàng lại để ngăn ngừa tồn kho dư thừa và thiếu hàng
2. Quản lý vị trí sản phẩm để hỗ trợ FIFO
3. Sử dụng thiết bị cầm tay trong quá trình nhập và xuất hàng
4. Quản lý vị trí chính xác bằng QR code trên KANBAN chỉ thị công việc

Thông thường, công ty duy trì lượng tồn kho tương đương 5 ngày. PEGASUS tính toán điểm đặt hàng lại dựa trên PO theo từng khách hàng và từng sản phẩm, chia cho số ngày làm việc. Khi tồn kho thấp hơn 5 ngày, hệ thống hiển thị cảnh báo màu cam; khi thấp hơn 3 ngày, hệ thống hiển thị cảnh báo màu đỏ.

Trong quá trình xuất hàng, hệ thống hiển thị sản phẩm cần xuất trong ngày, số lượng cần xuất và vị trí lưu trữ của sản phẩm đó. Nhân viên có thể làm theo hướng dẫn, đến đúng vị trí trong kho và xác nhận bằng QR code hoặc thiết bị cầm tay.

Nhờ vậy, lỗi giao nhầm sản phẩm đã giảm đáng kể. Số lượng tồn kho và vị trí sản phẩm được trực quan hóa, giúp công việc đặt hàng và lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn. Hệ thống cũng được nhân viên hiện trường đánh giá tích cực vì các bước công việc hằng ngày trở nên rõ ràng và dễ thực hiện hơn.

Trong thời gian tới, công ty dự định mở rộng phạm vi hệ thống từ quản lý tồn kho thành phẩm sang quản lý nguyên vật liệu và bán thành phẩm. Mục tiêu là giảm rủi ro thiếu hàng và duy trì mức tồn kho phù hợp.

Công ty cũng đang xem xét triển khai hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật liệu và linh kiện tại nhà máy ở Việt Nam. Hiện tại, công ty đang quản lý khoảng 300 mặt hàng và số lượng này dự kiến tiếp tục tăng khi có thêm khách hàng mới.

“Simple is best. Một hệ thống phải dễ sử dụng với mọi người, thao tác nhanh và có thể duy trì lâu dài. Chúng tôi đánh giá cao sự hỗ trợ linh hoạt của TOMAS TECH, bao gồm cả các điều chỉnh nhỏ sau khi triển khai. Chúng tôi muốn tiếp tục cải tiến hệ thống thông qua vận hành thực tế để mọi người tại hiện trường đều có thể sử dụng một cách tự tin.”