Quản lý tồn kho theo thời gian thực (và nâng cao hiệu suất tại hiện trường sản xuất thông qua việc áp dụng hệ thống “PEGASUS”.

Minebea AccessSolutions Thai Ltd.

Chúng tôi đã có buổi trao đổi với ông Hiroya Morikawa – Giám đốc điều hành của Minebea AccessSolutions Thai Ltd. về nguồn gốc và kết quả đạt được từ việc triển khai hệ thống PEGASUS vào vận hành.

“Sau khi đưa PEGASUS vào sử dụng, số liệu tồn kho trên hệ thống đã khớp chính xác hơn với tồn kho thực tế, từ đó nâng cao rõ rệt độ chính xác trong công tác quản lý tồn kho. Bên cạnh đó, các hoạt động Inbound / Outbound đã được chuyển sang quét mã bằng thiết bị Handy Terminal và tự động liên kết dữ liệu với hệ thống quản lý sản xuất. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công, đồng thời giảm được 2 nhân sự trong quá trình vận hành.”

— Ông Morikawa (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

▲Từ bên trái: Ông Morikawa từ Minebea AccessSolutions Thai Ltd. và ông Nozaki từ Tomas Tech

Giới thiệu về Minebea AccessSolutions Thai Ltd.

Phạm vi ứng dụng và tình huống thực tế tại hiện trường sản xuất

Bài toán và các vấn đề trước khi triển khai hệ thống

• Sử dụng hệ thống tại kho mua hàng để quản lý tập trung các hoạt động inbound / tồn kho / outbound, chủ yếu dựa trên việc quét mã QR Code.
• Hệ thống được kết nối với hệ thống lõi (AS400), giúp theo dõi được lịch trình nhập hàng cũng như lịch sử xuất kho, đồng thời có khả năng chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực.
• Tất cả hàng hóa đều được in và dán nhãn tồn kho theo một định dạng thống nhất, giúp khắc phục vấn đề khác biệt về mẫu nhãn giữa các sản phẩm.
• Quy trình vận hành cũng được chuẩn hóa để cả nhân viên hiện trường người Thái và người Nhật có thể sử dụng cùng một hệ thống một cách trơn tru.

Bài toán và các vấn đề trước khi triển khai hệ thống

• Mỗi nhãn tồn kho có định dạng khác nhau tùy theo nhà cung cấp hoặc người phụ trách, chưa có tiêu chuẩn thống nhất cho việc thiết kế nhãn.
• Việc quản lý tồn kho vẫn phụ thuộc vào Excel và nhập liệu thủ công, khiến việc ghi nhận, tổng hợp số liệu và theo dõi trạng thái tồn kho theo thời gian thực trở nên khó khăn.
• Công việc phụ thuộc quá nhiều vào từng cá nhân; thông tin “ai đang giữ hàng gì và ở đâu” trở thành kiến thức gắn với từng người, không được hệ thống hóa.
• Trong giai đoạn COVID-19 khi có hạn chế đi lại, nếu nhân viên hiện trường không thể đến công ty thì không thể kiểm tra chính xác vị trí tồn kho, dẫn đến gián đoạn hoạt động và gây chậm trễ trong vận hành.

Kết quả sau khi đưa hệ thống vào sử dụng

• Dữ liệu tồn kho trên hệ thống khớp chính xác hơn với số lượng tồn kho thực tế, giảm gần như hoàn toàn sai lệch tại hiện trường.
• Các quy trình inbound / outbound được chuyển sang hình thức quét toàn bộ, không còn nhập liệu thủ công, giúp giảm 2 vị trí nhân sự trong kho.
• Việc chuẩn hóa định dạng nhãn giúp giảm nhầm lẫn giữa các nhà cung cấp và từng người phụ trách.
• Khả năng hiển thị tồn kho theo thời gian thực giúp bộ phận mua hàng và sản xuất cùng tham chiếu một nguồn số liệu thống nhất, từ đó tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và cải thiện tính liên kết trong vận hành.

Mục tiêu và nguồn gốc của việc triển khai hệ thống

Mục đích chính khi triển khai hệ thống là gì

“Nếu người phụ trách cũ không còn làm việc, thì sẽ không ai biết linh kiện đang được lưu trữ ở đâu. Vì vậy, chúng tôi đã quyết định nhân cơ hội này để chuyển sang ‘hệ thống quản lý tồn kho mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu và sử dụng được’.”

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh và chuỗi cung ứng thay đổi nhanh chóng, cùng với rủi ro việc cung ứng linh kiện có thể bị gián đoạn hoặc chậm trễ, nhu cầu “muốn nhìn thấy tồn kho một cách rõ ràng và có một hệ thống mà bất kỳ ai cũng có thể vận hành” đã trở thành một bài toán quan trọng cần được giải quyết.
(Ông Morikawa – Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

Tại sao mô hình làm việc trước đây không thể đáp ứng được nhu cầu

Với phương pháp cũ sử dụng Excel kết hợp nhập liệu thủ công, các vấn đề như nhập sai dữ liệu, chậm trễ trong việc tổng hợp số liệu và không thể theo dõi tồn kho theo thời gian thực đã trở thành tình trạng thường xuyên xảy ra. Đặc biệt, nhãn tồn kho không có tiêu chuẩn thống nhất, mỗi hiện trường hoặc mỗi nhà cung cấp sử dụng một định dạng khác nhau, khiến công việc càng phụ thuộc vào từng cá nhân và tạo ra tình trạng vận hành kiểu “Black Box”, khó nắm bắt được bức tranh tổng thể.

“Có lúc chúng tôi dùng nhãn do nhà cung cấp phát hành, có lúc lại dùng nhãn do công ty tự tạo, nên định dạng hoàn toàn không thống nhất. Việc nhập số lượng cũng đều làm thủ công, vì vậy chỉ người phụ trách mới nắm được tình trạng tồn kho.” — Ông Morikawa (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

Trong bối cảnh đó, công ty đã nhận thấy việc chuyển đổi sang một hệ thống có thể chuẩn hóa quy trình làm việc và giảm sự phụ thuộc vào con người là điều cần thiết, và đã quyết định lựa chọn hệ thống PEGASUS của Tomas Tech như một giải pháp để giải quyết các vấn đề trên.

Nguồn gốc và lý do lựa chọn hệ thống

Tại sao lựa chọn Tomas Tech / PEGASUS?

“Khi lần đầu xem website, tôi đã có cảm giác rằng ‘công ty này thực sự nhìn vấn đề từ góc độ của người dùng thực tế’. Đến lần đầu đến tham quan, họ còn chuẩn bị cả mũ bảo hộ để có thể trực tiếp xuống hiện trường sản xuất, điều đó khiến chúng tôi rất tin tưởng vào thái độ và cách làm việc của họ.” — Ông Morikawa (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

Sau khi so sánh nhiều nhà cung cấp, yếu tố quan trọng khiến chúng tôi quyết định lựa chọn Tomas Tech chính là cách làm việc “bám sát hiện trường”. Họ lắng nghe ý kiến của nhân viên tại nhà máy một cách trực tiếp, sau đó tùy chỉnh hệ thống (customize) cho phù hợp với thực tế vận hành, đồng thời đồng hành hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai, chứ không chỉ đơn thuần là cài đặt hệ thống rồi kết thúc.
Ngoài ra, kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống với AS400 cùng khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ (cho cả nhân viên Nhật Bản và Thái Lan cùng sử dụng) cũng là những yếu tố quan trọng củng cố quyết định lựa chọn PEGASUS của Tomas Tech trong lần triển khai này.

Quy trình triển khai hệ thống (tổng quan)

• Giai đoạn chuẩn bị: Khảo sát thực tế tại hiện trường, phỏng vấn tại nhà máy, chuẩn hóa định dạng nhãn tồn kho và tổng hợp các điều kiện kết nối với hệ thống lõi AS400.
• Giai đoạn phát triển và triển khai hệ thống: Thiết kế phương thức vận hành bằng quét mã vạch cho các quy trình inbound / stock / outbound, đồng thời xây dựng cấu trúc phát hành nhãn (Label Issuance) để đáp ứng yêu cầu vận hành thực tế.
• Giai đoạn kiểm thử và đưa vào vận hành thực tế: Thử nghiệm triển khai theo từng bước tại nhà máy ở Thái Lan trong thời gian khoảng 6 tháng trước khi chuyển sang vận hành chính thức toàn bộ hệ thống.
• Giai đoạn ổn định và vận hành liên tục: Tổ chức đào tạo nhân viên tại hiện trường, xây dựng tài liệu hướng dẫn vận hành song ngữ tiếng Thái và tiếng Nhật, đồng thời thực hiện rà soát và đánh giá việc sử dụng hệ thống một cách định kỳ.

“Những yêu cầu từ hiện trường như hiển thị hình ảnh trên nhãn hoặc yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt phương pháp First-In First-Out (FIFO) đều đã được đưa vào hệ thống và triển khai đúng theo mong muốn của chúng tôi.” — Ông Morikawa (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

“Chúng tôi thiết kế hệ thống cho phép đăng ký tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ xuất–nhập chủ yếu thông qua quét mã vạch. Điểm quan trọng là khả năng tích hợp và kết nối với hệ thống lõi AS400 mà Minebea AccessSolutions Thai đang sử dụng sẵn.” — Nosaki (Tomas Tech)

Kết quả sau khi triển khai hệ thống (phân tích chuyên sâu)

Kết quả định lượng

• Chuyển từ việc nhập dữ liệu thủ công sang quét mã vạch giúp rút ngắn đáng kể thời gian thao tác, tương đương với việc giảm khoảng 80% khối lượng công việc nhập liệu.
• Có thể giảm 2 vị trí nhân sự cố định tại kho, từ đó giúp tiết kiệm chi phí lương nhân sự thường xuyên.
• Độ chính xác của tồn kho: số liệu tồn kho thực tế gần như trùng khớp 100% với dữ liệu trong hệ thống, không còn xảy ra sai lệch tồn kho tại hiện trường.

Kết quả định tính

• Có thể tạo ra môi trường làm việc mà tất cả các bên “trao đổi dựa trên cùng một bộ dữ liệu”, giúp việc phối hợp giữa bộ phận kho, bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất trở nên hiệu quả hơn, vượt qua rào cản giữa các phòng ban.
• Quản lý tồn kho vốn phụ thuộc vào cá nhân trước đây đã được chuyển sang mô hình vận hành dựa trên quy trình của tổ chức, giúp ngay cả khi nhân sự phụ trách chính không có mặt, vẫn có thể kiểm tra được vị trí và trạng thái tồn kho một cách rõ ràng.
• Việc số hóa hệ thống đã trở thành điểm khởi đầu cho sự thay đổi trong “tư duy của nhân sự tại hiện trường”, giúp văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu thực tế (data-driven decision) dần được hình thành và thấm sâu vào tổ chức.

“Độ chính xác của dữ liệu tồn kho được cải thiện rõ rệt, các lỗi nhập liệu gần như biến mất, giúp hiệu suất công việc tăng lên và đồng thời có thể giảm số lượng nhân sự vận hành.” — Ông Morikawa (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

Định hướng trong tương lai

Sau khi bắt đầu cải thiện công tác quản lý tồn kho tại kho mua hàng, Minebea AccessSolutions Thai Ltd. đang có kế hoạch mở rộng phạm vi quản lý sang “tồn kho trong quá trình sản xuất”, đồng thời định vị PEGASUS trở thành hệ thống trung tâm trong cấu trúc quản lý tồn kho toàn công ty.

“Hiện tại chúng tôi đang tiếp tục mở rộng việc sử dụng PEGASUS từ kho mua hàng sang cả quản lý tồn kho trong quá trình sản xuất. Mục tiêu trong tương lai là xây dựng một hệ thống có thể quản lý toàn bộ tồn kho trong nhà máy một cách tập trung trên cùng một nền tảng.” — Ông Morikawa (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

Trong giai đoạn tiếp theo, kỳ vọng không chỉ dừng lại ở việc giảm tồn kho, mà còn hướng tới việc tối ưu hóa mức tồn kho, vật liệu đóng gói và chi phí vận chuyển, đồng thời mở rộng sang cải tiến toàn bộ chuỗi cung ứng ở cấp độ toàn cầu.

Thông điệp từ đội ngũ phụ trách dự án

Ông Nozaki (Tomas Tech):

“Đội ngũ Nhật Bản và đội ngũ Thái Lan của Minebea AccessSolutions Thai đã phối hợp chặt chẽ và cùng nhau thúc đẩy quá trình triển khai hệ thống diễn ra một cách nhanh chóng. Việc liên tục lắng nghe phản hồi từ hiện trường và cải tiến hệ thống theo đó chính là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của dự án lần này”

Tóm tắt

Việc triển khai hệ thống lần này không chỉ đơn thuần là thay đổi hệ thống mới, mà còn là việc nâng cấp quản lý tồn kho trở thành “dữ liệu có thể truy cập bởi bất kỳ ai”, “bất kỳ lúc nào”, và “có thể kiểm tra với độ chính xác cao”.
Việc thoát khỏi mô hình làm việc phụ thuộc vào cá nhân, cùng với việc xây dựng cơ sở dữ liệu tồn kho có khả năng quan sát theo thời gian thực, đã góp phần đặt nền tảng quan trọng nhằm tăng cường sức mạnh cho cấu trúc sản xuất và mua hàng trong giai đoạn tiếp theo.