Tại các nhà máy và kho hàng ở Thái Lan, nhiều doanh nghiệp Nhật Bản thường gặp phải các vấn đề trong quản lý tồn kho, chẳng hạn như “số lượng hàng tồn không khớp” hoặc “quá trình kiểm kê mất quá nhiều thời gian”.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phụ thuộc vào quy trình làm việc bằng giấy tờ cũng như dựa nhiều vào kinh nghiệm và kỹ năng của từng cá nhân. Tuy nhiên, nhu cầu về việc trực quan hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành trong nhà máy ngày càng gia tăng. Và giải pháp cho những vấn đề này chính là việc triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS – Warehouse Management System).
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về những lợi ích của hệ thống WMS phù hợp với môi trường vận hành tại Thái Lan, đồng thời giới thiệu phương pháp triển khai theo từng bước cũng như các yếu tố quan trọng giúp việc ứng dụng hệ thống đạt được thành công thực sự.
| Các vấn đề thường gặp khi vận hành hệ thống quản lý hàng tồn kho tại Thái Lan
húng ta sẽ cùng tìm hiểu những vấn đề chính mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải khi vận hành hệ thống quản lý tồn kho tại Thái Lan.
Dữ liệu tồn kho không khớp với thực tế và gánh nặng từ việc kiểm kê hàng tồn
Việc quản lý tồn kho thủ công hoặc chỉ sử dụng Excel thường dẫn đến tình trạng số lượng tồn kho trong hệ thống không khớp với thực tế. Chẳng hạn như ghi nhận nhập – xuất hàng không đầy đủ, nhập liệu sai hoặc đếm sai do lỗi của con người, khiến dữ liệu trong hệ thống bị chênh lệch so với số liệu thực tế.
Do đó, vào cuối tháng, doanh nghiệp thường phải thực hiện kiểm kê tồn kho (Stock Take) để điều chỉnh số liệu cho khớp. Tuy nhiên, công việc kiểm kê này lại trở thành gánh nặng lớn, đặc biệt tại Thái Lan – nơi có thể gặp hạn chế về nhân sự, dẫn đến việc phải tăng ca hoặc làm việc vào ngày nghỉ. Dù đã đầu tư nhiều nguồn lực, doanh nghiệp vẫn thường gặp tình trạng “số liệu vẫn không khớp”, từ đó ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất hoặc tiến độ giao hàng.
Công việc phụ thuộc vào cá nhân và việc sử dụng giấy tờ thiếu hiệu quả
Tại nhiều nhà máy, công tác quản lý tồn kho vẫn phụ thuộc vào “kiến thức riêng” của một số nhân viên nhất định, hay còn gọi là tình trạng “phụ thuộc vào cá nhân”. Điều này có nghĩa là các quy trình vận hành phải dựa vào kinh nghiệm hoặc kỹ năng chuyên biệt của một người cụ thể. Ví dụ, có nhân viên nhớ chính xác hàng hóa đang ở đâu và số lượng bao nhiêu, nhưng khi người đó vắng mặt thì không ai có thể tiếp nhận công việc thay thế.
Ngoài ra, việc sử dụng giấy tờ hoặc các tệp Excel được lưu trữ riêng lẻ theo từng cá nhân hay từng bộ phận vẫn còn rất phổ biến tại các cơ sở sản xuất ở Thái Lan. Cách quản lý này làm chậm quá trình chia sẻ thông tin, dễ phát sinh lỗi khi nhập hoặc sao chép dữ liệu và trở thành rào cản đối với hiệu quả vận hành.
Khi công việc vẫn phụ thuộc vào con người và quy trình giấy tờ, dữ liệu tồn kho không thể được cập nhật theo thời gian thực, đồng thời làm phát sinh sai sót và những công việc trùng lặp không cần thiết.
Dữ liệu phân tán, khó nhìn thấy bức tranh tổng thể
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc nhiều kho hàng, hoặc mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống quản lý khác nhau, vấn đề thường phát sinh là “dữ liệu bị phân tán” và không thể tổng hợp thành một bức tranh thống nhất.
Ví dụ, dữ liệu tồn kho của kho linh kiện và kho thành phẩm có thể được quản lý tách biệt, hoặc hệ thống của trụ sở chính tại Nhật Bản không kết nối với hệ thống tại Thái Lan, khiến ban quản lý không thể nắm bắt ngay tình hình tồn kho tổng thể.
Khi dữ liệu bị phân tán như vậy, doanh nghiệp sẽ khó xác định mặt hàng nào đang dư thừa, mặt hàng nào đang thiếu hụt, dẫn đến việc mua hàng vượt nhu cầu hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng do hết tồn kho và phải xử lý giao hàng khẩn cấp. Tất cả những điều này đều là các chi phí ẩn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và lợi nhuận của doanh nghiệp.
| Những kết quả cải thiện trong vận hành khi triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS)
Khi xem xét các vấn đề đã được đề cập ở trên, nếu triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS), chúng ta có thể kỳ vọng những kết quả như thế nào? Trong phần này, chúng tôi xin giới thiệu những hiệu quả chủ yếu có thể đạt được từ việc ứng dụng hệ thống, được chia thành 3 nội dung chính như sau:
Giảm sai sót nhờ khả năng “hiển thị” dữ liệu tồn kho một cách chính xác
Khi áp dụng hệ thống quản lý kho hàng, dữ liệu sẽ được cập nhật theo thời gian thực mỗi khi có hoạt động nhập hoặc xuất hàng, giúp có thể “nhìn thấy” số lượng tồn kho chính xác tại mọi thời điểm. Ngoài ra, việc sử dụng máy quét mã vạch còn giúp giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công hoặc kiểm tra bằng mắt thường, từ đó tránh được sự chênh lệch giữa dữ liệu trên hệ thống và lượng hàng tồn kho thực tế. Khi dữ liệu luôn chính xác và được cập nhật liên tục, doanh nghiệp cũng không cần mất thời gian kiểm tra hàng hóa mỗi khi không chắc chắn rằng “dữ liệu trên hệ thống có khớp với thực tế hay không”, qua đó giảm đáng kể các công việc không cần thiết.
Kết quả đạt được là có thể phòng tránh sai sót hoặc chậm trễ trong quá trình giao hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro dẫn đến mất lòng tin từ khách hàng. Hơn nữa, khi độ chính xác của dữ liệu tồn kho được nâng cao, doanh nghiệp cũng có thể giảm tần suất kiểm kê hàng hóa. Ví dụ, đã có trường hợp sau khi triển khai hệ thống, việc kiểm kê tồn kho được giảm từ mỗi tháng một lần xuống chỉ còn nửa năm một lần, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc và chi phí vận hành tại hiện trường.
Nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc
Việc áp dụng hệ thống WMS giúp tiêu chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý tồn kho, bất kể ai thực hiện công việc cũng có thể vận hành với cùng một chất lượng. Chẳng hạn, các bước từ nhập hàng, lưu kho cho đến lấy hàng trong kho (Picking) đều được hướng dẫn thông qua hệ thống, giúp ngay cả nhân viên ít kinh nghiệm cũng có thể làm việc chính xác mà không xảy ra sai sót.
Nhờ đó, sự phụ thuộc vào kiến thức cá nhân hoặc tay nghề riêng biệt sẽ được giảm bớt. Khi mọi người đều có thể thực hiện theo cùng một quy trình tiêu chuẩn, thời gian làm việc cũng được rút ngắn đáng kể. Đồng thời, doanh nghiệp không còn cần ghi chép thủ công hoặc nhập dữ liệu vào Excel như trước đây, từ đó hiệu suất làm việc tổng thể được cải thiện rõ rệt.
Ví dụ, trước đây cần phải phát phiếu Picking bằng giấy, nhưng nếu có thể xác nhận và nhập dữ liệu trực tiếp thông qua thiết bị Handy Terminal thì sẽ giúp giảm cả thời gian tìm kiếm lẫn việc nhập liệu trùng lặp. Việc áp dụng hệ thống vì thế giúp chuẩn hóa công việc tại hiện trường, đồng thời tăng tốc độ xử lý và giảm lỗi do con người gây ra.
Tận dụng dữ liệu hiệu quả và duy trì mức tồn kho phù hợp
Hệ thống quản lý kho hàng thường lưu trữ dữ liệu xuyên suốt từ quá khứ đến hiện tại trong cùng một hệ thống. Những dữ liệu này có thể được sử dụng để phân tích sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng hoặc xu hướng xuất kho của từng loại hàng hóa một cách dễ dàng hơn, qua đó hỗ trợ xây dựng chiến lược duy trì mức tồn kho phù hợp (không quá nhiều và cũng không quá ít).
Sau khi triển khai hệ thống, người dùng có thể theo dõi các chỉ số như vòng quay hàng tồn kho hoặc tần suất thiếu hàng để lập kế hoạch phòng tránh tình trạng thiếu các mặt hàng bán chạy và giảm lượng hàng không có sự luân chuyển. Ngoài ra, khi dữ liệu tồn kho được tập trung trong một hệ thống thống nhất, ban quản lý tại Thái Lan và trụ sở chính tại Nhật Bản cũng có thể chia sẻ dữ liệu với nhau thuận tiện hơn, từ đó xây dựng chính sách phối hợp một cách hiệu quả.
Việc chuyển đổi từ mô hình quản lý dựa trên kiến thức và kinh nghiệm cá nhân sang quản lý dựa trên dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất một cách hợp lý và hiệu quả hơn. Cuối cùng, điều này sẽ góp phần nâng cao cả hiệu suất hoạt động lẫn tỷ suất lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp.
| Các bước triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS) tại Thái Lan
ここからは、タイで在庫管理システムを導入するステップについて解説していきます。
Nếu muốn triển khai hệ thống quản lý kho hàng tại Thái Lan, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các bước thực hiện như sau:
Khảo sát tình hình hiện tại
Điều đầu tiên cần thực hiện là khảo sát thực tế tại hiện trường nhằm tìm hiểu quy trình làm việc hiện tại cũng như các vấn đề đang phát sinh. Việc phỏng vấn sẽ được tiến hành với cả quản lý người Nhật và nhân viên người Thái để có cái nhìn tổng thể rõ ràng hơn về những vấn đề liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Đồng thời, sẽ kiểm tra chi tiết cách thức thực hiện các quy trình nhập – xuất hàng và kiểm kê tồn kho hiện nay, cũng như xác định xem có điểm nào gây sai lệch tồn kho hoặc có công đoạn nào vẫn đang phụ thuộc vào kỹ năng riêng của một cá nhân cụ thể hay không.
Doanh nghiệp cũng sẽ đánh giá mức độ hiểu biết về công nghệ thông tin của nhân viên tại địa phương, đồng thời xem xét các hạn chế về ngôn ngữ, chẳng hạn như liệu có cần hiển thị giao diện bằng tiếng Thái thay cho tiếng Nhật hay không. Ví dụ về các vấn đề thường gặp như: “Dữ liệu trong bảng tồn kho không đáng tin cậy, nên lúc nào cũng phải kiểm đếm lại tại kho” hoặc “Chỉ có anh A mới biết vị trí lưu trữ của mặt hàng này”… Những vấn đề này sẽ được tổng hợp thành danh sách và báo cáo cho ban lãnh đạo. Giai đoạn khảo sát này được xem là nền tảng quan trọng giúp xác định chính xác yêu cầu hệ thống trong bước tiếp theo.
Xác định yêu cầu và thiết kế hệ thống
Sau khi các vấn đề được xác định rõ ràng, quá trình tiếp theo sẽ là xác định các chức năng mà hệ thống cần có để giải quyết những vấn đề đó, đồng thời lập kế hoạch thiết kế hệ thống phù hợp. Ví dụ, có thể xác định rằng “sẽ áp dụng hệ thống mã vạch để giảm sai lệch tồn kho”, hoặc “giao diện hệ thống phải hỗ trợ tiếng Thái để nhân viên dễ sử dụng”, hay “cần kết nối với hệ thống ERP của trụ sở chính nhằm tránh nhập dữ liệu trùng lặp”.
Trong quá trình xác định các chức năng cần thiết, cần lưu ý không bắt đầu với một hệ thống có quá nhiều tính năng vượt quá nhu cầu thực tế. Thay vào đó, nên ưu tiên những chức năng thật sự cần thiết cho công việc tại hiện trường trước, nhằm kiểm soát ngân sách và tránh sự phức tạp không cần thiết. Khi các yêu cầu đã rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết kế hệ thống. Nếu sử dụng phần mềm WMS đóng gói sẵn, cần xem xét việc cấu hình và tùy chỉnh sao cho phù hợp với quy trình vận hành của công ty.
Về mặt phần cứng, doanh nghiệp sẽ xem xét triển khai những thiết bị cần thiết như máy quét mã vạch hoặc thiết bị kiểm kê hàng hóa, đồng thời lắp đặt mạng không dây (Wi-Fi) phù hợp với hạ tầng tại Thái Lan. Ngoài ra, việc triển khai hệ thống cũng nên được thực hiện theo từng giai đoạn, chẳng hạn như thử nghiệm trước tại một kho hàng; nếu không phát sinh vấn đề thì mới mở rộng sang các kho khác.
Triển khai hệ thống vào thực tế
Khi hệ thống đã sẵn sàng theo kế hoạch, sẽ bước vào giai đoạn triển khai thực tế tại hiện trường. Trước tiên, hệ thống sẽ được kiểm tra trong môi trường mô phỏng, sau đó tiến hành chạy thử cùng với nhân viên. Đối với nhân viên người Thái, doanh nghiệp sẽ tổ chức đào tạo bằng tài liệu tiếng Thái như hướng dẫn sử dụng hoặc trình diễn thao tác để giúp họ hiểu rõ cách vận hành hệ thống.
Trong giai đoạn đầu, nên áp dụng phương pháp triển khai thử nghiệm (Pilot), tức là để hệ thống mới vận hành song song với phương pháp cũ. Ban đầu chỉ áp dụng tại một số kho hàng hoặc một số nhóm sản phẩm nhất định rồi dần mở rộng phạm vi sử dụng. Ví dụ: “Trước tiên triển khai WMS tại kho A, sau khi cải tiến dựa trên kết quả thực tế mới mở rộng sang kho B và C”, nhằm tránh gây nhầm lẫn trong thời kỳ chuyển đổi.
Trong suốt quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ chú trọng sự phối hợp giữa người phụ trách phía Nhật Bản và nhân viên người Thái nhằm đảm bảo hệ thống thực sự được áp dụng hiệu quả tại hiện trường. Đồng thời, cũng sẽ chuẩn bị các công việc ban đầu như dán nhãn mã vạch, xây dựng mã vị trí lưu trữ hàng hóa (Location Code) một cách có hệ thống. Mục tiêu là đưa các chức năng cơ bản vào sử dụng trong thời gian ngắn nhất có thể, và nếu phát sinh sự cố ngoài dự kiến, nhân viên IT sẽ túc trực tại hiện trường để hỗ trợ ngay lập tức.
Ổn định vận hành và theo dõi sau triển khai
Một bước quan trọng không kém việc cài đặt hệ thống chính là đảm bảo sự ổn định trong vận hành và theo dõi kết quả sau khi chính thức đưa vào sử dụng. Trong giai đoạn đầu, nhân viên có thể vẫn chưa quen với hệ thống mới, dẫn đến việc quay lại sử dụng phương pháp cũ hoặc chưa khai thác hết các chức năng của hệ thống.
Trong khoảng 1-3 tháng đầu tiên, doanh nghiệp nên theo dõi sát sao tình hình sử dụng, kiểm tra xem các quy trình đã đề ra có được tuân thủ đúng hay không. Nếu phát hiện vấn đề, cần tổ chức đào tạo lại và giải thích rõ lý do phải tuân thủ quy trình mới, cũng như lợi ích lâu dài của việc sử dụng hệ thống đúng cách trong việc giảm khối lượng công việc.
Doanh nghiệp cũng có thể dán hướng dẫn thao tác tại khu vực làm việc, điều chỉnh công việc của những nhân viên không hợp tác, đồng thời khuyến khích những nhân viên có thái độ tích cực với công nghệ thông tin đóng vai trò chủ chốt hơn nhằm thúc đẩy việc áp dụng hệ thống một cách bền vững và đạt hiệu quả cao nhất.
| Điểm mạnh trong dịch vụ hỗ trợ của TOMAS TECH – Giải pháp trọn gói từ khảo sát hiện trường đến vận hành ổn định trong thực tế
Khảo sát thực tế tại hiện trường
Đội ngũ của chúng tôi với chuyên môn cả tiếng Nhật và tiếng Thái sẽ trực tiếp đến hiện trường để phỏng vấn và thu thập thông tin thực tế. Nhờ đó, chúng tôi có thể xác định chính xác những vấn đề đặc thù của các nhà máy tại Thái Lan, đồng thời tổng hợp một cách có hệ thống các yêu cầu từ cả phía quản lý và bộ phận vận hành.
Thiết kế hệ thống
Chúng tôi sẵn sàng thiết kế hệ thống quản lý tồn kho phù hợp với quy trình thực tế tại hiện trường, đảm bảo khả năng kết nối với các hệ thống hiện có cũng như hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ, giúp người dùng có thể khai thác hệ thống một cách hiệu quả tối đa.
Hỗ trợ triển khai thực tế
Chúng tôi cung cấp hỗ trợ sát sao trong giai đoạn đầu triển khai hệ thống, bao gồm đào tạo cách sử dụng, giải đáp thắc mắc trực tiếp tại hiện trường, đồng thời đóng vai trò cầu nối giữa người phụ trách phía Nhật Bản và nhân viên người Thái nhằm đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ đúng theo kế hoạch.
Hỗ trợ dài hạn
Ngay cả sau khi hệ thống đã chính thức đi vào hoạt động, chúng tôi vẫn tiếp tục theo dõi sát sao tình hình vận hành tại hiện trường, đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình làm việc một cách liên tục, đồng thời hỗ trợ triển khai thêm các chức năng mới hoặc phát triển nguồn nhân lực phù hợp với nhu cầu thực tế.
Và khả năng hỗ trợ toàn diện ở mọi giai đoạn theo mô hình One-Stop Service chính là một trong những thế mạnh nổi bật của TOMAS TECH.
| Các câu hỏi thường gặp về việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho tại Thái Lan
Tôi cảm thấy lo ngại nếu phải bắt đầu triển khai hệ thống trên quy mô lớn ngay lập tức. Có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ trước được không?
Hoàn toàn có thể. Chúng tôi khuyến nghị nên bắt đầu bằng một phần nhỏ trong quy trình hoặc triển khai trước tại một số kho hàng theo hình thức “thử nghiệm” (Pilot), nhằm đảm bảo hệ thống có thể vận hành ổn định trước khi mở rộng sang các bộ phận khác. Phương pháp này không chỉ giúp giảm bớt lo lắng tại hiện trường mà còn cho phép kiểm chứng hiệu quả thực tế của hệ thống.
Nhân viên người Thái có thể trở thành người sử dụng chính của hệ thống không? (Do lo ngại về khả năng hỗ trợ ngôn ngữ)
Tất nhiên là có. Hệ thống có thể hiển thị bằng tiếng Thái, đồng thời giao diện và tài liệu hướng dẫn cũng được thiết kế để nhân viên người Thái dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Ngoài ra, TOMAS TECH còn tổ chức đào tạo bằng cả tiếng Nhật và tiếng Thái nhằm giúp nhân viên người Thái có thể tự tin vận hành hệ thống một cách độc lập.
Chi phí triển khai hệ thống khoảng bao nhiêu?
Chi phí sẽ phụ thuộc vào quy mô nhà máy, phạm vi quản lý và hình thức hệ thống được lựa chọn. Nếu sử dụng hệ thống WMS dạng cloud có sẵn trên thị trường, doanh nghiệp có thể bắt đầu với chi phí thuê bao hàng tháng. Trong khi đó, nếu cần phát triển hệ thống riêng phù hợp với từng doanh nghiệp, sẽ phát sinh chi phí đầu tư ban đầu cho việc phát triển hệ thống.
Chúng tôi có thể đề xuất phương án phù hợp nhất dựa trên ngân sách và nhu cầu của quý công ty. Quý khách có thể liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào để được tư vấn chi tiết!
Kết luận: Cải thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho tại Thái Lan — Chìa khóa thành công nằm ở “việc triển khai hệ thống theo từng giai đoạn”
Mặc dù vẫn tồn tại những thách thức như độ chính xác của dữ liệu hay sự phụ thuộc vào cá nhân, nhưng nếu triển khai theo đúng quy trình phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Thái Lan một cách hiệu quả.
Điểm cốt lõi là không nhất thiết phải bắt đầu ngay với một hệ thống quá lớn hoặc quá phức tạp. Thay vào đó, doanh nghiệp nên từng bước cải tiến từ những khu vực thực sự cần thiết trước, sau đó mở rộng dần một cách có hệ thống.
Hãy bắt đầu từ việc nhận diện rõ những vấn đề thực tế đang xảy ra tại hiện trường, rồi từng bước tiến tới quá trình chuyển đổi số (DX) một cách vững chắc. Nếu còn cảm thấy chưa tự tin, việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia am hiểu môi trường nhà máy tại Thái Lan cũng là một lựa chọn rất hiệu quả.
TOMAS TECH luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn, từ khâu khảo sát thực tế các vấn đề cho đến hỗ trợ hệ thống mới vận hành ổn định và bám rễ sâu tại hiện trường. Chúng tôi cam kết tư vấn và hỗ trợ sát sao nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại các cơ sở sản xuất ở Thái Lan một cách thực chất. Nếu quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào!
