Khi một nhà máy xem xét triển khai hệ thống quản lý chênh lệch nhập hàng, quyết định đầu tiên không phải là chọn máy quét cầm tay. Cần xác định liệu đơn đặt hàng (PO), thông báo giao hàng trước (ASN) và hàng đã đếm tại kho có thể đối chiếu theo cùng mã hàng, đơn vị tính và chuyến giao hay không. Nhà máy có thể phát hiện giao thiếu, giao thừa hoặc sai mã nhưng vẫn để ERP và hóa đơn chạy tiếp với các số lượng khác nhau. Bài viết trình bày cách thiết kế một quy trình xuyên suốt từ ghi nhận chênh lệch, ngưỡng chấp nhận, phê duyệt, xác nhận tồn kho đến đối chiếu hóa đơn.
Xác định mục tiêu quản lý chênh lệch số lượng nhập
Mục tiêu không phải chỉnh số lượng nhận cho bằng số lượng đặt. Mục tiêu là giữ lại sự khác biệt giữa hàng thực tế và cam kết mua, đồng thời truy được ai quyết định, dựa trên chứng cứ nào. Nếu PO ghi 100 chiếc, ASN ghi 100 và kho đếm được 98, phải ghi thiếu hai chiếc. Nhập 100 vào màn hình nhận hàng có thể đóng dòng PO nhưng làm tồn kho sổ sách cao hơn thực tế; vấn đề sẽ xuất hiện khi cấp phát, kiểm kê hoặc xác minh hóa đơn.
Ngược lại, PO và ASN đều 100 nhưng thực tế 103 là giao thừa ba chiếc. Đưa cả 103 vào tồn kho có thể sử dụng ngay khiến quyền sở hữu và nghĩa vụ thanh toán đối với ba chiếc phát sinh thêm trở nên mơ hồ. Phát hiện chênh lệch và phê duyệt nhập kho là hai sự kiện khác nhau. Nếu PO đặt 100 chiếc A nhưng nhận A 90 và B 10, phải ghi thiếu A 10 và hàng B ngoài đơn 10 ở hai dòng riêng, không lấy tổng bằng 100 để bù trừ.
Tài liệu của Microsoft Dynamics 365 phân biệt đăng ký hàng tại kho, bước kiểm soát chất lượng nếu cần, và ghi nhận nhận hàng chính thức theo PO. Tài liệu cũng mô tả việc điều chỉnh lượng nhận khi giao thiếu hoặc thừa và sử dụng mã chứng từ nhận để đối chiếu với phiếu giao. Đây là chức năng của một sản phẩm cụ thể, nhưng cách tách “quan sát hàng thật” khỏi “đã nhận chính thức” rất hữu ích khi thiết kế quy trình. Tài liệu Microsoft về nhận hàng theo PO
Tách các loại số lượng
Tối thiểu phải lưu riêng số lượng đặt trên PO, số lượng dự kiến trên ASN và số lượng kiểm đếm thực tế. Để đi đến khâu cuối, thêm số lượng được duyệt nhận, số lượng đạt chất lượng và số lượng trên hóa đơn. ASN là thông báo trước của nhà cung cấp, không phải bằng chứng đã nhận. Số thùng trên phiếu giao cũng không tự động là số chiếc bên trong. Khi kiểm đếm cần ghi quy cách đóng gói, đơn vị tồn kho, quy tắc mở thùng và phạm vi kiểm tra.
Có thể tính chênh lệch bằng số thực tế trừ số tham chiếu, nhưng mỗi báo cáo phải nói rõ đang tham chiếu PO hay ASN. Với PO 100, ASN 90 và thực tế 90, chênh lệch so với ASN bằng không nhưng PO vẫn thiếu 10. Cả hai kết luận đều đúng. Hiển thị chúng ở hai cột để việc “giao đúng ASN” không vô tình xóa số dư chưa giao của PO.
Thiết kế dữ liệu đối chiếu PO, ASN và hàng thực tế
Chỉ dùng mã PO làm khóa là không đủ: một đơn có nhiều dòng, nhiều chuyến giao và giao từng phần. Khóa đối chiếu nên kết hợp mã PO và dòng, mã hàng có hiệu lực, địa điểm nhận, ASN hoặc chuyến giao, mã đơn vị vận chuyển và mã sự kiện nhận hàng duy nhất. Với vật tư có lot hoặc serial, lưu các thông tin đó riêng. Mã sự kiện nhận phải giữ nguyên khi gửi lại dữ liệu để nhập lại ASN hoặc gửi lại ERP không làm tăng tồn kho lần thứ hai.
Nếu dùng nhãn logistics GS1, mã SSCC có thể nhận dạng pallet hoặc đơn vị vận chuyển tại cửa kho. Tuy nhiên mã này tự nó không chứng minh mã hàng và số lượng bên trong đúng với PO. Cần lưu riêng quan hệ nhãn–ASN và kết quả đếm thực tế. Hãy định nghĩa cách xử lý khi nhãn không đọc được, pallet trộn nhiều hàng, thùng mở một phần hoặc phải thay nhãn. Quét nhanh chỉ có ích khi ngoại lệ vẫn được ghi đúng.
Các trường dữ liệu và vai trò chịu trách nhiệm
| Dữ liệu | Ví dụ | Vai trò chính |
|---|---|---|
| PO, dòng và phiên bản | Số lượng hiệu lực sau sửa PO | Mua hàng |
| ASN và chuyến giao | Kế hoạch theo từng chuyến | Nhà cung cấp, logistics |
| Mã và số lượng thực tế | Tách số thùng và số chiếc | Nhân viên nhận |
| Loại và nguyên nhân chênh lệch | Thiếu, thừa, sai mã, hỏng | Nhân viên nhận |
| Bằng chứng | Phiếu giao, nhãn, ảnh, kết quả đếm lại | Nhân viên nhận |
| Quyết định | Cho phép, giữ, trả, sửa PO, chờ giao tiếp | Mua hàng, chất lượng, kho |
| Xử lý tồn kho | Tạm giữ, chờ kiểm, dùng được, cách ly, trả | Kho và chất lượng |
| Xử lý hóa đơn | Lượng tính tiền, lý do giữ, điều chỉnh | Tài chính, mua hàng |
Nếu mã của nhà cung cấp khác mã nội bộ, bảng ánh xạ phải có ngày bắt đầu và kết thúc hiệu lực để không dùng quan hệ đã cũ. Lưu cả phiên bản quy đổi đơn vị. Ví dụ đặt một thùng bằng 12 chiếc nhưng thùng thực tế có 10 chiếc thì không thể so sánh trực tiếp “1 với 10”. Phải biết hệ số nào được dùng và ai đã duyệt thay đổi. Lần đếm lại là một bản ghi mới có người thực hiện, thời điểm và lý do, không ghi đè lần đếm đầu.
Thứ tự đề xuất là kiểm tra dòng PO có hiệu lực, so ASN với kế hoạch, nhận dạng hàng thực tế, đếm và đếm lại, phân loại chênh lệch, giải quyết ngoại lệ, rồi mới ghi nhận nhận hàng chính thức. Nếu sai mã thì không được chuyển thẳng sang phép kiểm ngưỡng chênh lệch số lượng. Nếu không thể quy đổi đơn vị đáng tin cậy thì phải giữ hàng chờ xử lý.
Mô hình hóa giao thiếu và giao thừa bằng trạng thái
“Nhận hàng” có thể là dỡ xe, quét nhãn, đếm, chuyển đi kiểm chất lượng, chấp nhận theo PO, đưa lên kệ hàng tốt hoặc ghi tồn kho ERP. Các việc này không nhất thiết diễn ra cùng lúc. Nên có ít nhất trạng thái hàng đến, đang đếm, giữ vì chênh lệch, giữ vì chất lượng, đã phê duyệt, đã nhận chính thức và đã trả hoặc đảo giao dịch. Màn hình phải hiện cả trạng thái hiện tại và người chịu trách nhiệm bước tiếp theo.
Khi giao thiếu, phương án cơ bản là chỉ nhận lượng được chấp nhận thực tế và giữ số dư PO chưa giao. Phần còn lại có thể được giao sau, hủy hoặc xử lý tín dụng tùy hợp đồng; không tự ý xóa số dư. Với giao thừa, theo từng mặt hàng và nhà cung cấp phải quyết định liệu trong ngưỡng có thể tự động nhận hay cần phê duyệt rõ ràng. Hàng chưa xác định quyền sở hữu phải ở khu cách ly hoặc trạng thái giữ hộ, ngoài tồn kho có thể sử dụng.
Tài liệu Landed cost của Microsoft đưa ra ví dụ quy tắc kiểm ngưỡng giá trị đơn và tỷ lệ ở dòng PO, sau đó xử lý giao thừa hoặc thiếu bằng giao dịch di chuyển hay đơn mua bổ sung. Đây là quy trình cụ thể của hàng đang vận chuyển; mức 10% trong ví dụ không phải tiêu chuẩn chung của ngành. Ngưỡng thực tế phải theo hợp đồng, rủi ro mặt hàng, chính sách kế toán và hệ thống WMS/ERP được dùng. Microsoft về giao dịch over/under
Không coi sai mã là sai lệch số lượng được phép
Nếu PO đặt A 100 và nhận A 95 cùng B 5, tạo hai ngoại lệ: thiếu A và B ngoài đơn. Để dùng B thay thế, bộ phận mua hàng và chất lượng cần kiểm hợp đồng, phiên bản bản vẽ, phù hợp quy trình, yêu cầu chất lượng, giá và mô tả trên hóa đơn. Cũng phải quyết định phê duyệt chỉ áp dụng cho lần nhận này hay thay đổi master thay thế vĩnh viễn. Một cách xử lý tạm thời ở hiện trường không được âm thầm sửa dữ liệu gốc.
Hư hỏng và không đạt kiểm tra là vấn đề chất lượng, khác với chênh lệch số lượng thuần túy. Có thể nhận đủ theo PO nhưng chưa dùng được. Lưu lượng đến thực tế riêng với lượng tốt được phép dùng. Hệ thống chênh lệch cần tham chiếu tới mã giữ chất lượng dù việc kiểm tra nằm ở hệ thống khác.
Ghi rõ ngưỡng, quyền phê duyệt và điểm xác nhận tồn kho
Ngưỡng cho phép không chỉ là một tỷ lệ. Mẫu số là cả dòng PO hay lượng dự kiến chuyến này? Có giới hạn số chiếc tuyệt đối không? Linh kiện giá cao dùng cùng quy tắc với vật tư thông dụng không? Giao thừa và giao thiếu có đối xứng không? Một chiếc chênh lệch trên đơn nhỏ có thể thành tỷ lệ rất cao. Ngay cả khi nằm trong ngưỡng, vẫn lưu một sự kiện “chênh lệch được chấp nhận”.
Các thuộc tính mua hàng của Oracle mô tả cách cảnh báo hoặc từ chối nhận vượt số lượng và tỷ lệ có thể cấu hình. Tài liệu tách việc này khỏi tuyến nhận trực tiếp, qua kiểm tra hoặc tiêu chuẩn, cũng như quyền nhận hàng thay thế. Con số 5% trong tài liệu là ví dụ cấu hình của sản phẩm, không phải khuyến nghị chung cho mọi nhà máy. Bài học là tách quy tắc số lượng, tuyến kiểm chất lượng và quyền thay thế. Thuộc tính mua hàng Oracle
Phân quyền theo tác động và loại chênh lệch. Kho xác nhận số đếm và cách ly. Mua hàng quyết định sửa PO, đặt thêm hoặc làm việc với nhà cung cấp. Chất lượng duyệt dùng hàng thay thế hoặc hư hỏng. Tài chính quyết định gỡ trạng thái giữ hóa đơn. Trường hợp rủi ro thấp, được định nghĩa rõ có thể tự động; các trường hợp còn lại cần duyệt. Cấu hình người thay thế, thời hạn và nâng cấp xử lý khi quá hạn, đồng thời giới hạn người được sửa lượng đặt hay lượng đã ghi nhận.
Xác nhận tồn kho vào thời điểm nào?
Có nơi tăng tồn kho ERP ngay lúc quét, có nơi chờ duyệt số lượng và chất lượng. Dù chọn cách nào, phải tách lượng đến vật lý, lượng nhận chính thức và hàng tốt có thể cấp phát. Giữ trên giấy không hiệu quả nếu hàng đã lên vị trí có thể lấy dùng. Vị trí kho và màn hình thiết bị phải thể hiện tình trạng cách ly.
Vẽ một đường xác nhận rõ trên sơ đồ: trước khi duyệt chỉ ghi hàng đến và tạm giữ; sau duyệt tạo chứng từ nhận ERP; sau khi chất lượng giải phóng mới cho sử dụng. Nếu ERP cũ ghi nhận tồn kho tài chính ngay khi nhận, xem xét kho cách ly hoặc trạng thái blocked stock. WMS và ERP phải mang cùng mã sự kiện để gửi lại an toàn. Khi hủy, tạo bút toán hoặc chứng từ đảo có liên kết, không xóa lịch sử.
Thiết kế tích hợp WMS/ERP bắt đầu từ tình huống lỗi
Nếu WMS gửi sự kiện nhưng ERP không nhận, ai biết và gửi lại ở đâu? Nếu ERP đã ghi nhưng mất phản hồi, làm sao ngăn chứng từ trùng? Nếu mã hàng hoặc đơn vị trong master đổi khi chuyến hàng còn đang giữ, áp dụng phiên bản nào? Phải trả lời trước FAT thay vì chỉ vẽ đường đi dữ liệu thành công.
Thông điệp nên gồm mã sự kiện, dòng PO, ASN, mã hàng thực tế, số lượng, đơn vị, lý do chênh lệch, mã phê duyệt, thời điểm, trạng thái nguồn và phiên bản thông điệp. ERP trả mã chứng từ nhận và lượng đã xác nhận. Trước khi có phản hồi, thiết bị phải báo “chờ ERP” để không bị hiểu là đã hoàn tất. Với truyền dữ liệu theo lô, lưu ngày kế toán riêng với thời điểm nhận hàng, nhất là ca qua nửa đêm.
Bài quản lý số dư PO chưa giao trình bày lượng còn thiếu trên toàn bộ đơn, còn bài này tập trung vào quyết định ở từng chuyến nhận. Đối với kiểm chất lượng, xem hệ thống kiểm tra hàng đầu vào. Ba công việc cần liên kết nhưng không thể gom số đếm, kết quả kiểm và số dư PO thành một giá trị.
Đối chiếu ba bên: PO, lượng nhận và lượng trên hóa đơn
Three-way matching thường so PO, chứng từ nhận chính thức và hóa đơn nhà cung cấp. Chênh lệch phát hiện lúc hàng đến khác với chênh lệch lượng tính tiền phát hiện sau khi có hóa đơn. Nếu đặt 100, nhận chính thức 98 và hóa đơn 100, có thiếu hàng hai chiếc và hóa đơn tính cao hơn lượng nhận hai chiếc. Việc giữ hóa đơn, thanh toán phần đã nhận hay chờ giao tiếp phụ thuộc điều khoản; phải định nghĩa trước khi tự động hóa chi trả.
Oracle giải thích các ngưỡng hóa đơn theo lượng hoặc giá trị. Khi xác minh thấy chênh lệch vượt ngưỡng, hóa đơn có thể bị giữ. Ngưỡng đối với lượng đặt khác ngưỡng đối với lượng đã nhận. Ý nghĩa của giá trị 0 hoặc ô trống là đặc thù sản phẩm và phải kiểm trong cấu hình thực tế. Oracle về ngưỡng hóa đơn
Đã đồng ý nhận hàng giao thừa không có nghĩa được tự động chấp nhận hóa đơn. Nếu cần PO bổ sung hoặc phụ lục hợp đồng, liên kết chứng từ đó với sự kiện nhận. Nếu trả hàng, theo dõi phiếu trả và giấy báo có. Tách chênh lệch mã hàng, lượng, đơn giá và thuế. Duyệt thêm ba chiếc không phải duyệt thay đổi đơn giá. Bằng chứng từ kho phải đủ để tài chính giải quyết hóa đơn mà không cần điều tra lại toàn bộ hiện vật.
Khảo sát hiện trạng và viết RFP bằng ví dụ có số
Trước khi chọn hệ thống, lấy mẫu các lần nhận gần đây và đo thời gian phát hiện, thời gian giải quyết giữ hàng, số hóa đơn bị giữ, số lần đếm lại và số lần sửa tay. Một nhà máy báo không có chênh lệch có thể chỉ đang sao số trên phiếu giao mà không kiểm đếm. Quan sát công đoạn nào đo thực tế, công đoạn nào chỉ gõ lại. Bao gồm giao từng phần, pallet trộn, hàng đến ban đêm, kho thuê ngoài, hàng trả, hàng thay thế và PO đã sửa.
RFP cần nêu dữ liệu đầu vào và kết quả chờ đợi. PO A100, ASN A100, thực tế A98 thì ghi thiếu hai, đề xuất nhận 98 và giữ dư PO hai. PO A100 nhưng thực tế A100+B3 thì A khớp, B phải cách ly. A103 vượt quy tắc thì ba chiếc thêm không được vào tồn kho dùng được trước khi phê duyệt. Các con số, trạng thái và vai trò cụ thể giúp so sánh nhà cung cấp phần mềm.
Đưa vào RFP bảng ánh xạ mã hàng, đổi đơn vị, hàng không có ASN, nhãn không đọc được, đếm lại, ảnh chứng cứ, khôi phục khi mất mạng, người duyệt thay thế, nhật ký, nhận một phần, đảo giao dịch và liên kết hóa đơn. Với nhà máy tại Thái Lan, xác định màn hình vận hành cần tiếng Thái và báo cáo quản lý cần tiếng Nhật hay Anh. Trước khi dịch nhãn, định nghĩa rõ “đã đến”, “đang giữ” và “đã nhận”.
So sánh báo giá, phân định trách nhiệm và chuyển đổi hệ thống
So báo giá theo phạm vi xử lý ngoại lệ
Hai đề xuất có cùng số giấy phép và máy quét vẫn có thể khác xa về phạm vi. Một bên tự nhập ASN, bên kia yêu cầu tải CSV thủ công. Một bên chỉ ghi khu tạm giữ trong WMS, còn chứng từ nhận ERP vẫn nhập bằng tay. Bảng so sánh phải chuẩn hóa số cơ sở, số dòng nhập mỗi tháng, nhà cung cấp, định dạng ASN, loại nhãn, kết nối ERP, người duyệt, vị trí giữ và phạm vi hóa đơn. Tính cả chỉnh master, đào tạo, thay nhãn, thông báo nhà cung cấp và phân tích ngoại lệ sau vận hành. Để lập lợi ích kinh tế, đo thời gian điều tra và phê duyệt một ca thật thay vì dùng một tỷ lệ tiết kiệm không có cơ sở.
Giao quyết định cho vai trò có tên rõ ràng
Khi thiếu hai chiếc, kho đếm lại, mua hàng xác nhận lịch giao tiếp, kho chỉ ghi lượng đã duyệt và tài chính đối chiếu hóa đơn sau đó. Khi thừa, kho cách ly hàng trong khi mua hàng quyết định mua thêm hay trả. Chất lượng có thể phê duyệt thay thế về kỹ thuật, nhưng hợp đồng và giá vẫn do mua hàng quyết. Ma trận quyền nên có loại chênh lệch, tác động tiền, rủi ro hàng, người duyệt, người thay, thời hạn và đường nâng cấp. Lưu lượng trước sau, bằng chứng, người thao tác và thời gian. Sửa số đếm là thao tác khác với quyết định kinh doanh chấp nhận hàng.
Chuyển dữ liệu công việc chưa hoàn thành theo từng trạng thái
Ngày đổi hệ thống sẽ có PO chưa giao, ASN chưa đến, hàng đã đếm nhưng ERP chưa ghi, hàng đang giữ vì chất lượng và hóa đơn đến trước hàng. Đối chiếu từng trạng thái trước khi chuyển, giữ mã hồ sơ cũ và người chịu trách nhiệm. Không gửi lại chứng từ nhận mà ERP cũ đã ghi. Nếu dùng giấy song song với hệ thống mới trong thời gian ngắn, chọn một nguồn dữ liệu chính và một mã sự kiện cho mỗi chuyến đến. Trong tuần đầu, mỗi ngày đối chiếu số đếm, danh sách giữ, chứng từ ERP và hóa đơn chờ khớp.
Kiểm thử FAT và SAT bằng tình huống thực tế
FAT dùng môi trường thử của nhà cung cấp; SAT sử dụng máy quét, nhãn, mạng, WMS/ERP và vai trò thật tại nhà máy. Kiểm cả điều gì bị dừng khi ngoại lệ chưa giải quyết và ai nhận cảnh báo.
| Tình huống | Kết quả mong đợi |
|---|---|
| PO100, ASN100, thực tế98 | Ghi thiếu hai, đề xuất nhận 98, dư PO hai |
| PO100, ASN103, thực tế103 | ASN khớp nhưng PO thừa ba, phải xét quy tắc |
| PO A100, thực tế A90+B10 | Tách thiếu A và B ngoài PO, không bù trừ |
| Lần đếm đầu 99, đếm lại 100 | Giữ cả hai kết quả, người đếm và quyết định cuối |
| Đến 100, chất lượng loại năm | Tách lượng đến 100 khỏi lượng dùng được 95 |
| Gửi cùng sự kiện hai lần | ERP chỉ có một chứng từ nhận |
| Mất phản hồi ERP | Hỏi lại hoặc gửi lại vẫn ra cùng mã chứng từ |
| Hóa đơn100, nhận chính thức98 | Sự kiện hóa đơn riêng, liên kết chứng cứ nhận |
Ở SAT còn cần thử khoảng cách quét, thao tác khi đeo găng, đường đi của pallet trộn, mất rồi có mạng lại và ca đêm không có người duyệt. Với mỗi lỗi, ghi rõ giải bằng đổi quy tắc, sửa phần mềm, đào tạo hay sửa master. Điều kiện vận hành chính thức không phải làm mọi chênh lệch biến mất, mà là phát hiện đúng, ngăn tồn kho hoặc thanh toán sai khi đang giữ và hội tụ về lượng đã duyệt sau khi xử lý.
KPI và triển khai từng giai đoạn
Bắt đầu ở một nhà máy, một nhóm hàng và vài nhà cung cấp có công việc đếm hoặc đối chiếu đáng kể. Đừng chỉ đo số chênh lệch phát hiện, vì tháng đầu có thể tăng do vấn đề trước đây bị che khuất nay đã được ghi. Đo thời gian giải quyết giữ hàng, tỷ lệ truy được từ PO đến số đếm thực tế, số lần ghi ERP trùng và thời gian xử lý hóa đơn bị giữ. So sánh các kỳ cùng phạm vi.
Trình tự thực tế là xác định nguồn chính thức cho mỗi số lượng, lưu chênh lệch, xác định quyền và điểm ghi tồn, tích hợp WMS/ERP, rồi nối đối chiếu hóa đơn. Trước khi yêu cầu nhà cung cấp gửi ASN, ổn định mã hàng, đơn vị và lịch giao trên PO nội bộ. Nếu master chưa ổn, khó biết chênh lệch do hàng thật hay dữ liệu. Cùng nhà cung cấp cải tiến nhãn, bao gói, thời điểm gửi ASN và đơn vị, thay vì chỉ dùng hệ thống để quy trách nhiệm.
Các lỗi triển khai thường gặp là biến mọi lần quét thành nhận chính thức, dùng một tỷ lệ chung cho mọi mặt hàng, không có ánh xạ giữa sự kiện WMS và chứng từ ERP để gửi lại an toàn, và xem sai lệch hóa đơn như chính sự kiện sai lệch lúc nhập. Hãy kiểm bảng chuyển trạng thái, ma trận quyền, các ngoại lệ và mã sự kiện ngay từ RFP.
Kết luận: giữ chênh lệch cho đến khi giải quyết xong
Hệ thống quản lý chênh lệch nhập hàng cho nhà máy không chỉ là màn hình so ba con số. Nó phải giữ riêng giao thừa, giao thiếu và sai mã; áp dụng quy tắc cùng quyền phù hợp; xác định lúc nhận chính thức và lúc tồn kho có thể sử dụng; rồi nối cùng sự kiện tới WMS, ERP và đối chiếu hóa đơn. Hãy bắt đầu bằng cách lần theo một chuyến hàng từ lúc đến đến khi đóng ngoại lệ.
Nếu PO, ASN, kết quả đếm, ERP và hóa đơn ở nhà máy của bạn đang không khớp, có thể liên hệ TOMAS TECH ngay từ giai đoạn xem xét. Chúng tôi có thể cùng xác định đơn vị ghi nhận, luồng phê duyệt và ca thử FAT/SAT trên hệ thống hiện có.
Câu hỏi thường gặp
Nên đo chênh lệch nhập hàng theo PO hay ASN?
So cả hai, nhưng tách biệt. ASN so với thực tế cho biết độ chính xác thông báo giao; PO so với thực tế cho biết mức hoàn thành đơn. Giao đúng ASN vẫn có thể còn dư PO chưa giao.
Cho phép tự duyệt giao thừa hoặc thiếu bao nhiêu phần trăm?
Không có tỷ lệ chung. Cần xét giá trị và rủi ro mặt hàng, hợp đồng, đơn vị, nhà cung cấp và chính sách kế toán. Các con số trong tài liệu Microsoft và Oracle là ví dụ cấu hình sản phẩm, không phải chuẩn ngành. Vẫn lưu chênh lệch nằm trong ngưỡng.
Khi lượng đặt và lượng nhận khác nhau, đối chiếu hóa đơn thế nào?
So PO, chứng từ nhận chính thức và hóa đơn như ba tài liệu riêng. Lưu chênh lệch lúc nhận và chênh lệch tính tiền thành hai sự kiện có liên kết. Giữ hóa đơn, trả một phần hay yêu cầu tín dụng tùy điều khoản.
Sai mã hàng nhưng tổng lượng khớp có được nhận không?
Tổng khớp chưa đủ. Ghi thiếu mã được đặt và mã ngoài PO ở hai dòng. Mua hàng và chất lượng cần kiểm việc thay thế, quy cách, giá và mô tả hóa đơn trước khi đưa vào tồn kho sử dụng.
FAT và SAT nên kiểm điều gì đầu tiên?
Kiểm giao thiếu, giao thừa, sai mã, đếm lại, giữ chất lượng, mất phản hồi ERP, gửi trùng và chênh lệch hóa đơn. Xác nhận rằng hàng đang giữ không trở thành tồn kho dùng được hoặc khoản được thanh toán trước quyết định cần thiết.
