Quản lý tài sản PC 2026 – 17 mục sổ tài sản, 4 giai đoạn vòng đời

Thiết bị công nghệ thông tin có số lượng lớn nhất trong một nhà máy không phải máy chủ hay thiết bị mạng, mà là những chiếc PC mà con người chạm vào mỗi ngày. Vậy mà số nhà máy có sổ quản lý tài sản PC luôn ở trạng thái cập nhật lại không nhiều. Sau khi Windows 10 kết thúc hỗ trợ, nhiều nơi chỉ nhận ra mình không biết ai đang dùng máy nào và dùng từ bao giờ vào đúng lúc bên kiểm toán yêu cầu nộp danh sách PC. Bài viết này chỉ bàn tới phần cứng là bản thân chiếc PC, dựa trên số liệu và nguồn sơ cấp để sắp xếp lại ba điều, đó là ghi gì vào sổ tài sản, khi nào ra quyết định thay mới, và phải giữ lại bằng chứng gì khi thanh lý.

Vì sao quản lý tài sản PC nổi lên thành vấn đề trong năm 2026

Quản lý PC là công việc đã có từ lâu. Bản thân cụm từ quản lý tài sản máy tính không có gì mới mẻ. Việc nó đột nhiên được xem là vấn đề trong năm 2026 đến từ vài yếu tố chồng lên nhau.

Windows 10 đã kết thúc hỗ trợ vào ngày 14 tháng 10 năm 2025

Theo thông tin vòng đời sản phẩm của Microsoft, hỗ trợ dành cho Windows 10 Home và Pro đã kết thúc vào ngày 14 tháng 10 năm 2025. Phiên bản cuối cùng là 22H2. Theo phần giải thích của hãng về ESU, kể từ mốc này, cả hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật tính năng lẫn cập nhật chất lượng, bao gồm bản vá bảo mật và bản vá độ tin cậy, đều không còn được cung cấp.

Máy vẫn chạy dù đã hết hỗ trợ. Đó chính là chỗ khó. Nhìn từ hiện trường sản xuất thì không có gì thay đổi, nên rất khó thuyết phục về sự cần thiết phải thay mới. Nhưng trong các đợt kiểm toán hoặc đánh giá nhà cung cấp, riêng việc có thiết bị chạy hệ điều hành hết hỗ trợ nối vào mạng nội bộ đã đủ để bị nêu thành điểm không phù hợp.

Một cách kéo dài tuổi thọ là ESU (Extended Security Updates). Theo Microsoft, bản dành cho doanh nghiệp mua qua giấy phép số lượng lớn (volume license) có giá năm thứ nhất là 61 đô la Mỹ cho mỗi máy, giá tăng gấp đôi mỗi năm và mua được tối đa ba năm. Tính từ mô tả này thì năm thứ hai là 122 đô la Mỹ, năm thứ ba là 244 đô la Mỹ, và mua đủ ba năm sẽ thành 427 đô la Mỹ cho mỗi máy (ba con số này không phải do Microsoft công bố trực tiếp mà là giá trị tính ra từ các điều kiện nêu trên). Ngay cả khi bắt đầu tham gia từ năm thứ hai, doanh nghiệp vẫn phải trả cả phần của năm thứ nhất, nên chi phí cộng dồn. ESU chỉ bao gồm cập nhật bảo mật, không có tính năng mới và cũng không có hỗ trợ kỹ thuật thông thường.

Nói cách khác, ESU là khoản chi để trì hoãn việc thay mới, và cơ chế của nó khiến trì hoãn càng lâu thì càng đắt về sau.

Luôn còn lại những PC không thể nâng lên Windows 11

Yêu cầu tối thiểu của Windows 11 được Microsoft quy định rõ trong tài liệu công khai. Các mục chính gồm bộ xử lý 64 bit từ 2 nhân trở lên và từ 1GHz trở lên, bộ nhớ từ 4GB trở lên, dung lượng lưu trữ trống từ 64GB trở lên, firmware hỗ trợ UEFI và Secure Boot, cùng TPM 2.0. Ngoài ra còn có yêu cầu về đồ họa hỗ trợ DirectX 12 và màn hình từ 9 inch trở lên với độ phân giải 720p.

Trong số này, thứ gây vướng trong thực tế là TPM 2.0 và Secure Boot. Bộ nhớ và ổ lưu trữ có thể nâng thêm về sau, nhưng TPM và firmware phụ thuộc vào thế hệ của thân máy nên phần lớn không thể giải quyết bằng cách gắn thêm linh kiện. Kết quả là luôn còn lại một số lượng nhất định những máy vẫn chạy tốt nhưng riêng hệ điều hành thì không nâng lên được. Nếu không nắm được số lượng này thì bản thân kế hoạch thay mới cũng không lập nổi.

Tại Thái Lan vẫn còn khoảng 40% thiết bị chạy Windows 10

Theo thị phần hệ điều hành máy tính để bàn theo phiên bản của StatCounter (Thái Lan, tháng 7 năm 2026), Windows 11 chiếm 59.71% và Windows 10 chiếm 40.04%. Đã chín tháng trôi qua kể từ khi hỗ trợ kết thúc, vậy mà khoảng 40% thiết bị Windows tại Thái Lan vẫn đang chạy Windows 10.

Đây không phải là lý do để yên tâm rằng công ty khác cũng chậm như mình. Vấn đề được đặt ra là doanh nghiệp có giải thích được phần còn lại trong nội bộ mình thuộc bộ phận nào và là những thiết bị nào hay không.

Sự chậm trễ chuyển đổi số cũng hiện ra trong thống kê

Khảo sát thực trạng doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư ra nước ngoài năm tài khóa 2025, bản châu Á và châu Đại Dương, do JETRO công bố ngày 26 tháng 11 năm 2025, được gửi tới 12,900 doanh nghiệp Nhật Bản tại 20 quốc gia và vùng lãnh thổ và thu về 5,109 phiếu trả lời hợp lệ (thời gian khảo sát từ ngày 19 tháng 8 đến ngày 17 tháng 9 năm 2025). Trong đó, tỷ lệ doanh nghiệp đang triển khai ứng dụng công nghệ số và đầu tư vào lĩnh vực số là 53.5% trên tổng thể và 52.1% tại ASEAN. Thái Lan đạt 46.1% trên 583 phiếu trả lời hợp lệ, thấp hơn mức trung bình của ASEAN.

Về khó khăn khi triển khai và đầu tư (4,235 phiếu trả lời hợp lệ), thiếu nhân lực số chiếm 60.7% và chi phí triển khai cùng vận hành cao chiếm 56.0%, cả hai đều vượt quá một nửa. Thiếu người, khó xin ngân sách. Lý do khiến quản lý tài sản PC bị đẩy xuống sau cùng rốt cuộc cũng gói gọn trong hai điều đó.

Xin lưu ý rằng bài viết này giới hạn ở vòng đời của phần cứng là bản thân chiếc PC. Việc quản lý bản quyền phần mềm, hợp đồng bảo trì và hợp đồng dịch vụ đám mây được xử lý riêng trong bài quản lý tài sản công nghệ thông tin trong nhà máy. Bài đó viết trên lập trường quản lý hợp đồng chứ không phải quản lý vật thể, còn bài này là mặt còn lại của cặp đó, tức phía vật thể. Nếu cố nhét cả hai vào cùng một sổ tài sản thì vì chu kỳ cập nhật và bộ phận phụ trách đều khác nhau, cả hai sẽ đều dở dang. Chúng tôi khuyến nghị tách ra thành hai sổ. Về lão hóa máy chủ và ảo hóa, xin tham khảo bài ứng phó với máy chủ lão hóa.

Các mục cần ghi trong sổ quản lý tài sản PC

Điều đầu tiên khiến người ta vấp khi bắt tay lập sổ tài sản là không biết ghi gì. Quá nhiều mục thì không ai chịu cập nhật, quá ít mục thì không dùng được cho cả kiểm toán lẫn quyết định thay mới. Dưới đây là bộ mục tối thiểu dùng được trong thực tế.

Trong 17 mục này, hai mục dễ thiếu nhất là có TPM hay không cùng phiên bản TPM, và phương pháp xóa dữ liệu cùng số giấy chứng nhận. Mục thứ nhất cho tới vài năm trước không ai để ý tới, còn mục thứ hai phát sinh ở đoạn kết thúc của công việc là thanh lý, nên khi người phụ trách chuyển công tác thì nó biến mất theo.

Quyết định xong các mục thì bước tiếp theo là quyết định ai cập nhật và cập nhật khi nào. Nếu chỉ tăng số mục mà bỏ qua điều này, sổ tài sản sẽ mới nhất đúng vào ngày lập ra và sau đó không ai đụng tới. Giới hạn các tình huống cần cập nhật trong bốn trường hợp sau sẽ giúp việc vận hành duy trì được lâu dài.

Trong thực tế, việc gắn thay đổi người sử dụng vào thủ tục nhân sự mang lại hiệu quả lớn nhất. Tại các cơ sở ở Thái Lan, tốc độ thay đổi nhân sự nhanh hơn so với ở Nhật Bản, nên nếu danh mục kiểm tra khi nghỉ việc không có ô thu hồi PC thì chỉ vài năm là số thiết bị mất dấu sẽ chất đống.

Bốn giai đoạn vòng đời PC và tiêu chí quyết định

Một đời PC chia thành bốn giai đoạn là mua sắm, vận hành, quyết định thay mới và thanh lý. Mỗi phần có con số cần nhìn và điểm dễ phán đoán sai khác nhau.

Giai đoạn 1 Mua sắm

Mua sắm không chỉ quyết định giá. Số năm bảo hành, cách xử lý khi hỏng là sửa tại chỗ hay mang máy đi, và tự làm hay thuê ngoài phần cài đặt cấu hình ban đầu, ba điều đó quyết định công sức của những năm về sau.

Điều ảnh hưởng lớn nhất tại các nhà máy ở Thái Lan là có bảo hành tại chỗ hay không. Tùy vị trí khu công nghiệp, hình thức mang máy đi sửa có thể mất hơn một tuần cho cả lượt đi lẫn lượt về. Nên giữ máy dự phòng để dùng trong quãng thời gian đó hay nên mua bảo hành tại chỗ, câu trả lời thay đổi theo số lượng máy và vị trí cơ sở. Nếu giữ máy dự phòng thì phải ghi luôn máy dự phòng đó vào sổ tài sản ở trạng thái dự phòng, nếu không thì lúc nào đó sẽ có người bắt đầu dùng nó và nó không còn là máy dự phòng nữa.

Ngoài ra, 2026 là năm mà chính giá mua đang biến động. Trong dự báo công bố ngày 2 tháng 6 năm 2026, IDC cho rằng do thiếu hụt nguồn cung bộ nhớ, lượng máy tính cá nhân xuất xưởng toàn cầu cả năm 2026 sẽ giảm 11.3% và giá bán bình quân (ASP) sẽ tăng 17%. Tình trạng căng thẳng nguồn cung được cho là khó cải thiện đáng kể cho tới cuối năm 2027, và trước mắt không thể kỳ vọng giá quay lại mức của năm 2025. Càng dời việc thay mới về sau thì càng có khả năng phải mua cùng một dòng máy với giá cao hơn.

Giai đoạn 2 Vận hành

Thứ cần phản ánh vào sổ tài sản trong giai đoạn vận hành là lịch sử hỏng hóc và thay linh kiện. Nếu cùng một dòng máy mà cùng một linh kiện hỏng lặp đi lặp lại thì đó không phải vấn đề của từng máy riêng lẻ mà là vấn đề của lô hàng hoặc của việc chọn model. Không lưu lịch sử vào sổ thì lần mua sắm tiếp theo sẽ lại chọn đúng dòng máy đó.

Một hiện tượng nữa chắc chắn xảy ra trong lúc vận hành là người sử dụng đã đổi mà sổ tài sản thì không đổi. PC của người được điều chuyển được bàn giao cho người kế nhiệm, rồi người kế nhiệm lại được điều chuyển tiếp. Lặp ba lần là tên người dùng trong sổ không còn khớp với thực tế.

Giai đoạn 3 Quyết định thay mới

Có bốn căn cứ để quyết định thời điểm thay mới.

• Bảo hành đã hết hay chưa. Nếu đã hết thì không còn dự đoán được chi phí và thời gian dừng máy khi hỏng
• Thời gian còn lại tính tới ngày kết thúc hỗ trợ của hệ điều hành. Mỗi phiên bản Windows 11 cũng có thời hạn hỗ trợ riêng
• Máy có đáp ứng cấu hình cần thiết cho công việc hay không. Máy dùng cho thiết kế hoặc kiểm tra hình ảnh có tiêu chuẩn khác với máy văn phòng
• Khấu hao theo thuế đã kết thúc hay chưa. Việc loại bỏ tài sản vẫn còn giá trị trên sổ sách kéo theo xử lý kế toán

Trên lập trường của bài viết này, trong bốn điều đó chỉ có việc hệ điều hành kết thúc hỗ trợ mới đủ tự nó trở thành lý do thay mới. Ba điều còn lại phải xét kết hợp với nhau. Thay mới hàng loạt một cách máy móc chỉ vì hết bảo hành sẽ khiến chi phí vọt lên, còn để mặc chỉ vì máy vẫn chạy sẽ khiến hỏng đột xuất chất đống.

Giai đoạn 4 Thanh lý

Thanh lý là giai đoạn nhỏ nếu nhìn theo chi phí nhưng lớn nhất nếu nhìn theo rủi ro. Hồ sơ cần giữ lại ở đây gồm năm điểm, đó là khi nào, ai, thiết bị nào, giao cho đơn vị nào, và xóa dữ liệu bằng phương pháp nào trước khi bàn giao. Một đợt thanh lý mà thiếu năm điểm này thì về sau không chứng minh được. Chi tiết sẽ nói ở phần sau.

Tóm tắt bốn giai đoạn thành bảng thì được như sau.

Tính toán riêng, so sánh ba cách làm trong 5 năm tại nhà máy mô hình 90 máy

Từ đây, chúng tôi đặt ra một nhà máy mô hình giả định và thử tính xem chi phí trong 5 năm thay đổi ra sao khi đổi cách thay mới PC. Đây không phải số liệu của doanh nghiệp có thật. Toàn bộ giả định đều được nêu rõ, và phần sau có phân tích độ nhạy.

Giả định của nhà máy mô hình

Chi phí nhân công nội bộ được đặt như sau. Theo khảo sát đã dẫn của JETRO, lương cơ bản bình quân tháng của kỹ sư ngành chế tạo tại Thái Lan, tức kỹ thuật viên bậc trung có hợp đồng chính thức, tốt nghiệp cao đẳng nghề hoặc đại học trở lên và có khoảng 5 năm kinh nghiệm thực tế, là 830 đô la Mỹ (thời điểm tháng 8 năm 2025, 209 phiếu trả lời hợp lệ). Quy đổi theo tỷ giá 32.0 THB đổi 1 USD được 26,560 THB, nhân hệ số 1.5 cho các chi phí kèm theo như bảo hiểm xã hội và thưởng được 39,840 THB, rồi chia cho 160 giờ mỗi tháng được 249 THB cho mỗi giờ. Làm tròn số lẻ thành 250 THB mỗi giờ. Hệ số 1.5 cho chi phí kèm theo là giả định do bài viết này đặt ra, không phải con số dựa trên nguồn dẫn.

Cả ba phương án đều lấy điều kiện chung là thay mới toàn bộ 90 máy một lần trong 5 năm. Do đó chi phí cơ sở của bản thân chiếc PC là 90 nhân 39,000 THB bằng 3,510,000 THB, chung cho cả ba phương án, và chênh lệch chỉ nằm ở cách mua sắm cùng công sức quản lý.

Ba cách làm được đem so sánh

• Phương án A, kiểu xử lý sau sự cố. Không có sổ tài sản, hỏng đâu thay đó. Máy Windows 10 được kéo dài tuổi thọ bằng cách mua trọn ba năm ESU, tới hạn mới cuống cuồng thay mới
• Phương án B, kiểu thay mới đồng loạt. Không lập sổ tài sản, nhưng thay đồng loạt 32 máy Windows 10 còn lại ngay trong năm đầu, phần còn lại thay đồng loạt vào năm thứ tư
• Phương án C, kiểu thay mới theo kế hoạch. Lập sổ tài sản, đưa công cụ quản lý tài sản vào sử dụng, năm đầu thay 32 máy Windows 10 còn lại, sau đó mỗi năm thay theo kế hoạch từ 13 tới 14 máy

Tổng chi phí trong 5 năm

Phần tăng giảm đơn giá mua sắm ở phương án A là mức tăng do 45 máy thay đột xuất phải chịu phụ phí mua gấp 15%; ở phương án B là chênh lệch giữa mức giảm giá 8% cho đơn hàng gộp 78 máy và phụ phí 15% cho 12 máy đột xuất; ở phương án C là chênh lệch giữa mức giảm giá 5% cho đơn hàng gộp theo năm 86 máy và phụ phí 15% cho 4 máy đột xuất. Chi phí ESU được tính theo mức 427 đô la Mỹ cho ba năm nhân 32 máy ở phương án A, và 61 đô la Mỹ của năm đầu nhân 32 máy ở phương án B cùng phương án C.

Chi phí nhân công do dừng công việc được tính theo cùng một quy tắc ở cả ba phương án. Trước hết, với toàn bộ 90 máy được thay, mỗi máy mất 2 giờ cho việc thiết lập lại phía người dùng. Sau đó, với số máy dừng vì hỏng đột xuất, cộng thêm 12 giờ gồm 8 giờ phía người dùng và 4 giờ phía bộ phận hệ thống thông tin. Đơn giá là 250 THB mỗi giờ. Số máy hỏng đột xuất là 45 máy ở phương án A, 12 máy ở phương án B và 4 máy ở phương án C, nên thời gian dừng lần lượt là 720 giờ, 324 giờ và 228 giờ. Với kiểm kê và ứng phó kiểm toán, phương án A cùng phương án B không có sổ tài sản nên tính 75 giờ mỗi năm, phương án C có sổ tài sản nên tính 20 giờ mỗi năm, cả hai đều nhân với 5 năm; công sức lập sổ tài sản ban đầu chỉ tính cho phương án C với 94 giờ. Đơn giá thuê ngoài xóa dữ liệu là 1,100 THB mỗi máy đối với phương án B do bàn giao gộp một lần, còn phương án A và phương án C là 1,200 THB mỗi máy. Chi phí thuê ngoài xóa dữ liệu nhỏ nhất ở phương án A là vì chúng tôi đặt giả định rằng do không có sổ tài sản nên chỉ 60 trong số 90 máy để lại được hồ sơ thu hồi và xóa dữ liệu. Đó không phải là rẻ hơn, mà là có 30 máy không còn hồ sơ nào.

Chênh lệch giữa phương án A và phương án C đến từ đâu

Chênh lệch giữa phương án A (4,556,248 THB) và phương án C (3,866,664 THB) là 689,584 THB. Chi tiết như sau.

Tổng bốn khoản có lợi là 974,084 THB, tổng hai khoản bất lợi là 284,500 THB, bù trừ còn 689,584 THB. Phần lớn hiệu quả được giải thích bằng hai điều, đó là tránh được phụ phí mua gấp và không phải mua trọn ba năm ESU.

Đỉnh chi tiêu theo từng năm

Điều mà con số tổng của 5 năm không cho thấy là sự chênh lệch chi tiêu giữa các năm. Xếp chi phí mua PC, chi phí ESU và chi phí công cụ quản lý tài sản theo từng năm thì được như sau.

Mức chi lớn nhất trong một năm là 1,651,650 THB ở phương án A, 1,650,480 THB ở phương án B và 1,293,064 THB ở phương án C. Phương án B rẻ nhất khi tính tổng 5 năm nhưng lại có hai đỉnh lớn rơi vào năm thứ nhất và năm thứ tư. Tại những cơ sở có khung ngân sách cố định theo năm tài chính, đỉnh này thường không được duyệt và bị dời lại, kết quả là cách vận hành trở nên gần với phương án A. Ưu điểm của phương án C nằm ở phía san đều chi tiêu này chứ không nằm ở tổng số tiền.

Phân tích độ nhạy

Xem thử kết luận dịch chuyển ra sao khi thay đổi các giả định.

Từ phân tích độ nhạy này có hai điều đáng nói.

Điều thứ nhất, chênh lệch giữa phương án B và phương án C (193,610 THB) chỉ vào khoảng 5% tổng chi phí, và chỉ cần đổi một giả định, chẳng hạn có đưa công cụ quản lý tài sản vào hay dùng Excel cho xong, hoặc rút được bao nhiêu phần giảm giá từ đơn hàng gộp, là thứ hạng đảo ngược rất dễ dàng. Vì vậy, từ tính toán này không thể nói rằng thay mới theo kế hoạch rẻ hơn thay mới đồng loạt.

Điều thứ hai, chỉ riêng phương án A, kiểu xử lý sau sự cố, là vẫn đắt nhất trong ba phương án dù có giảm số máy thay đột xuất xuống gần một nửa, và dù có cho tỷ giá hay đơn giá dao động trong phạm vi của bảng trên. Trong phạm vi mà bài viết này đã thử, điều duy nhất có thể nói một cách vững chắc từ tính toán này chỉ giới hạn ở điểm đó.

Những gì tính toán này chưa xử lý được

Các khoản sau không được tính vào số tiền. Chúng tôi nêu rõ những gì chưa xử lý được để không tuyên bố hiệu quả quá mức.

• Thiệt hại do sự cố an ninh bắt nguồn từ thiết bị hết hỗ trợ. Không tính vì không có cách đặt cả xác suất xảy ra lẫn mức thiệt hại
• Tiền phạt hành chính do vi phạm PDPA. Chúng tôi cũng không thực hiện phép tính nào dựa trên giả định rằng khoản này sẽ phát sinh
• Thời gian làm việc rút ngắn nhờ hiệu năng xử lý của PC mới. Hiệu quả chắc chắn có nhưng khác biệt theo nội dung công việc quá lớn nên không tính
• Tiền bán lại PC cũ. Tại Thái Lan giá thu mua PC cũ dành cho doanh nghiệp dao động mạnh theo dòng máy và theo thời điểm nên được coi là bằng không

Bài chi phí bảo trì hệ thống nghiệp vụ trong nhà máy phân tách chi phí theo cùng một lối tư duy, xin tham khảo thêm.

Rủi ro trong xóa dữ liệu và thanh lý

Giai đoạn dễ bị bỏ sót nhất và có thể gây tổn thất lớn nhất trong quản lý tài sản PC chính là thanh lý.

Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân của Thái Lan yêu cầu điều gì

Điều 37 của Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân Thái Lan (PDPA) yêu cầu người kiểm soát dữ liệu những điều sau. Khoản (1) của Điều 37 yêu cầu áp dụng các biện pháp an ninh thích hợp nhằm ngăn việc mất mát, truy cập, sử dụng, thay đổi, chỉnh sửa hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân một cách trái phép hoặc bất hợp pháp, và rà soát lại các biện pháp đó khi phát sinh nhu cầu hoặc khi công nghệ thay đổi, theo tiêu chuẩn tối thiểu do ủy ban quy định và công bố. Khoản (3) yêu cầu có cơ chế xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân khi hết thời hạn lưu trữ, khi dữ liệu không còn liên quan tới mục đích, khi chủ thể dữ liệu yêu cầu, hoặc khi sự đồng ý bị rút lại. Khoản (4) yêu cầu thông báo cho cơ quan chức năng không chậm trễ và nếu có thể thì trong vòng 72 giờ kể từ khi biết về vi phạm dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp ít có khả năng phát sinh rủi ro đối với quyền và tự do.

Việc thanh lý PC đụng thẳng vào các yêu cầu này. Nếu bàn giao ra bên ngoài một thiết bị lưu trữ vẫn còn nguyên tài liệu chứa thông tin nhân sự, danh bạ liên lạc của đối tác hoặc ảnh chân dung nhân viên mà chưa xóa, thì có khả năng vi phạm cả khoản (1) lẫn khoản (3) của Điều 37.

Thêm nữa, Ủy ban bảo vệ dữ liệu cá nhân Thái Lan (PDPC) đã công bố ngày 13 tháng 8 năm 2024 một thông báo quy định tiêu chí về xóa, hủy và phi định danh dữ liệu cá nhân, và thông báo này có hiệu lực từ ngày 11 tháng 11 năm 2024. Thông báo yêu cầu xử lý yêu cầu xóa hoặc hủy không chậm trễ và trong vòng 90 ngày kể từ khi tiếp nhận, đồng thời yêu cầu đưa dữ liệu về trạng thái không thể khôi phục hay phục hồi bằng các biện pháp hợp lý có thể hình dung, bao gồm cả bản sao và bản sao lưu. Trường hợp không xử lý được trong vòng 90 ngày thì phải áp dụng các biện pháp tổ chức, kỹ thuật và vật lý sao cho việc thu thập, sử dụng và tiết lộ dữ liệu đó trở nên khó thực hiện cho tới khi hoàn tất.

Phương pháp xóa và hồ sơ cần giữ lại

Trong thực tế có ba việc phải làm.

• Nắm loại thiết bị lưu trữ ngay trong sổ tài sản. HDD, SSD và bộ nhớ flash hàn thẳng lên bo mạch có phương pháp xóa hiệu quả khác nhau
• Quyết định phương pháp xóa. Chọn ghi đè, xóa bằng khóa mã hóa hay phá hủy vật lý làm chuẩn, đưa vào quy định nội bộ và không tạo ngoại lệ
• Giữ lại bằng chứng của việc xóa. Khi thuê ngoài, phải kiểm tra rằng giấy chứng nhận có ghi số sê ri của thiết bị, ngày xóa và phương pháp xóa

Nếu sổ tài sản không có số sê ri thì việc thứ ba không thành lập được, bởi không thể đối chiếu số sê ri ghi trên giấy chứng nhận với tài sản của chính mình. Các mục định danh trong sổ tài sản phát huy tác dụng đúng ở khâu cuối cùng là thanh lý.

Những lỗ hổng thường gặp

Ở hiện trường, các tình huống sau hay xảy ra.

• Giao thẳng cho đơn vị thu hồi một chiếc PC đã hỏng không khởi động được. Không khởi động được và không lấy được dữ liệu từ thiết bị lưu trữ là hai chuyện khác nhau
• Bộ phận tự quyết định giữ lại PC cũ làm máy dự phòng và máy đó rơi khỏi sổ tài sản. Vài năm sau sẽ có thiết bị không ai giải thích nổi nguồn gốc xuất hiện trong kho
• Người kế nhiệm tiếp tục dùng nguyên PC của người đã nghỉ việc, dữ liệu của người tiền nhiệm nằm lại trong máy suốt nhiều năm
• Với PC phải trả lại khi hết hạn thuê, việc xóa trước khi trả bị phó mặc cho đơn vị cho thuê và doanh nghiệp không nhận được giấy chứng nhận

Chế độ sao lưu và cách xử lý dữ liệu cá nhân cũng được đề cập trong bài chế độ sao lưu và khôi phục sau thảm họa. Lỗ hổng dạng dữ liệu của chiếc PC đã thanh lý vẫn còn nằm lại ở phía bản sao lưu cũng cần được bịt bằng đúng lối tư duy đó.

Những vấn đề riêng của cơ sở tại Thái Lan

Thời gian sử dụng theo thuế khác nhau giữa Nhật Bản và Thái Lan

Tại Nhật Bản, phụ lục 1 của thông tư về thời gian sử dụng của tài sản khấu hao quy định rằng trong nhóm dụng cụ và thiết bị, ở mục máy tính điện tử thuộc thiết bị văn phòng và thiết bị truyền thông, máy tính cá nhân, trừ loại dùng làm máy chủ, có thời gian sử dụng là 4 năm, còn các loại khác là 5 năm.

Trong khi đó tại Thái Lan, theo nghị định hoàng gia ban hành trên cơ sở Bộ luật thuế (số 473, đăng công báo ngày 6 tháng 8 năm 2008), phần cứng và phần mềm máy tính được khấu hao ở mức 33.33% mỗi năm, tức thực tế khấu hao xong trong 3 năm. Ngoài ra, doanh nghiệp vừa và nhỏ có tài sản cố định không kể đất từ 200,000,000 baht trở xuống và có từ 200 nhân viên trở xuống được phép khấu hao 40% ngay trong năm đầu tại thời điểm mua, phần còn lại khấu hao trong mức 33.33% mỗi năm.

Tờ trình phê duyệt ở trụ sở Nhật Bản ghi thời gian sử dụng 4 năm, trong khi sổ sách của pháp nhân Thái Lan đã khấu hao xong sau 3 năm. Nếu lập kế hoạch thay mới mà không nhận ra khoảng cách này thì nhận thức về thời điểm thay mới sẽ lệch nhau giữa trụ sở và cơ sở tại chỗ. Trong thực tế, cách an toàn là giữ số năm khấu hao theo thuế và số năm sử dụng thực tế, tức chu kỳ thay mới, thành hai con số riêng biệt trong sổ tài sản.

Khấu trừ 200% theo Nghị định số 802 không dùng được cho bản thân chiếc máy tính

Tại Thái Lan, một nghị định hoàng gia (số 802, Phật lịch 2569) ưu đãi khấu trừ chi phí tính thuế đối với các khoản chi liên quan tới công nghệ số đang có hiệu lực, áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có vốn góp từ 5,000,000 baht trở xuống và doanh thu năm từ 30,000,000 baht trở xuống. Ngoài phần khấu trừ thông thường, doanh nghiệp được cộng thêm một khoản bằng đúng như vậy, tức thực chất là 200%, với mức trần 300,000 baht. Thời kỳ áp dụng là các khoản chi từ ngày 24 tháng 6 năm 2025 tới ngày 31 tháng 12 năm 2027, và bên nhận chi phải là nhà cung cấp đã đăng ký trong Thailand Digital Catalog của Cơ quan xúc tiến kinh tế số (depa).

Ở đây có hai ràng buộc quan trọng nhìn từ góc độ quản lý tài sản PC.

Thứ nhất, theo câu chữ của văn bản, máy tính bị loại khỏi phạm vi áp dụng. Đối tượng được nêu là phần mềm, phần cứng và thiết bị thông minh, cùng dịch vụ số, nhưng bản thân chiếc máy tính bị loại trừ một cách rõ ràng khỏi nhóm đó, và các bài phân tích của công ty luật giải thích rằng cách diễn đạt này ám chỉ máy tính xách tay và máy tính để bàn. Nghĩa là không thể áp thẳng biện pháp này cho tiền mua bản thân chiếc PC.

Thứ hai, các khoản chi dùng cho hoạt động kinh doanh đang được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật xúc tiến đầu tư (BOI), Luật tăng cường năng lực cạnh tranh quốc gia hoặc Luật EEC bị loại khỏi phạm vi áp dụng, theo khoản (2) Điều 5 của Nghị định số 802. Đây là ràng buộc theo từng hoạt động kinh doanh chứ không theo từng doanh nghiệp, nên ngay cả doanh nghiệp đang nhận ưu đãi BOI vẫn có thể thuộc diện áp dụng nếu khoản chi được dùng cho hoạt động không được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngược lại, không thể áp dụng cho phần mềm hay dịch vụ số dùng cho hoạt động đang được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đây là tình huống dễ khiến người ta muốn viết vào tờ trình rằng khoản chi thuộc diện khấu trừ 200%, nhưng nếu viết mà chưa kiểm tra hai điểm, đó là nội dung khoản chi có phải bản thân chiếc PC hay không, và khoản chi đó dùng cho hoạt động kinh doanh nào, tức có phải hoạt động đang được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp hay không, thì tiền đề sẽ sụp đổ ở lần rà soát thuế về sau. Biết chế độ tồn tại và áp dụng được cho doanh nghiệp mình là hai chuyện khác nhau. Về việc có áp dụng được hay không, xin xác nhận với cố vấn thuế.

Quan hệ giữa ưu đãi BOI và PC

Việc miễn thuế nhập khẩu máy móc của BOI dựa trên Điều 28 và Điều 29 của Luật xúc tiến đầu tư, áp dụng cho máy móc được sử dụng cho hoạt động thuộc diện được xúc tiến, theo danh mục máy móc đã được phê duyệt. PC dùng cho văn phòng có nằm trong đó hay không tùy thuộc vào nội dung hoạt động được xúc tiến và vào ghi chép trong danh mục máy móc.

Ngoài ra, BOI có một biện pháp nhắm vào việc nâng cao năng suất của các dự án hiện hữu (Efficiency Enhancement Measure for Existing Projects). Theo biện pháp thành phần 1.1 về nâng cấp hoặc thay thế máy móc và thiết bị tự động hóa, được ghi trong Investment Promotion Guide 2023 của BOI, doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu máy móc và miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 3 năm, với hạn mức miễn về nguyên tắc là 50% giá trị đầu tư thuộc diện áp dụng, và là 100% nếu hệ thống tự động hóa hoặc robot dùng trên dây chuyền sản xuất liên kết với ngành tự động hóa trong nước Thái Lan ở mức từ 30% giá trị máy móc được nâng cấp trở lên. Điều kiện chung của cả biện pháp là giá trị đầu tư thuộc diện áp dụng tối thiểu 1,000,000 baht không kể đất và vốn lưu động, đồng thời phải bắt đầu vận hành trong vòng 3 năm kể từ khi phát hành chứng nhận xúc tiến. Nếu một hoạt động đang nhận ưu đãi BOI muốn nộp đơn theo biện pháp này thì điều kiện là thời hạn miễn thuế thu nhập doanh nghiệp đã kết thúc hoặc vốn dĩ không được miễn.

Bảng các khoản được tính vào giá trị đầu tư liệt kê máy móc và thiết bị, phần mềm và hệ thống công nghệ thông tin được tích hợp với máy móc để điều khiển, giám sát và hỗ trợ quy trình sản xuất, trí tuệ nhân tạo và học máy, phân tích dữ liệu lớn, phần mềm và hệ thống công nghệ thông tin dùng cho quản trị doanh nghiệp (loại phát triển trong nước và đã được chứng nhận thì tính toàn bộ, loại phát triển ở nước ngoài thì tính một nửa), cùng phí sử dụng dịch vụ đám mây và trung tâm dữ liệu tại Thái Lan. Ngược lại, không thấy có mục nào nêu bản thân chiếc PC đa dụng dùng cho văn phòng.

Kết luận là an toàn hơn nếu không đặt tiền đề rằng ưu đãi BOI sẽ làm nhẹ chi phí thay mới bản thân chiếc PC. Tờ trình xin thay mới nên được dựng lên từ so sánh chi phí như bài viết này trình bày, chứ không phải từ ưu đãi.

Biến động nhân sự làm hỏng sổ tài sản

Theo khảo sát đã dẫn của JETRO, tỷ lệ tăng lương cơ bản năm 2026 tại Thái Lan được dự kiến là 3.9% (485 phiếu trả lời hợp lệ). Điều phát huy tác dụng trong thực tế không phải bản thân mức tăng lương mà là tốc độ thay đổi nhân sự. Thông tin người sử dụng PC cần được cập nhật lại mỗi khi có người vào làm, điều chuyển hoặc nghỉ việc. Chừng nào việc cập nhật này còn phó mặc cho thiện chí của bộ phận hệ thống thông tin, thì ngay khi người phụ trách thay đổi, sổ tài sản sẽ ngừng được cập nhật.

Cách xử lý rất đơn giản, đó là tạo ô cấp phát và thu hồi PC trong danh mục kiểm tra thủ tục nhận việc cùng thủ tục nghỉ việc của bộ phận nhân sự, và làm sao cho thủ tục không hoàn tất nếu ô đó chưa được điền. Việc không để sổ tài sản chỉ thuộc riêng bộ phận hệ thống thông tin đặc biệt quan trọng tại các cơ sở ở Thái Lan.

Câu hỏi thường gặp

PC có thời gian sử dụng bao nhiêu năm?

Cần tách thời gian sử dụng theo thuế và chu kỳ thay mới trong thực tế thành hai chuyện. Theo thông tư của Nhật Bản, máy tính cá nhân, trừ loại dùng làm máy chủ, là 4 năm; theo nghị định hoàng gia số 473 của Thái Lan, mức khấu hao được phép là 33.33% mỗi năm nên thực tế là 3 năm. Còn chu kỳ thay mới trong thực tế được quyết định bởi ba yếu tố là thời hạn bảo hành, thời hạn hỗ trợ hệ điều hành và cấu hình cần thiết. Cách làm thực tế là lấy mốc 4 tới 5 năm cho mục đích văn phòng, 3 tới 4 năm cho mục đích có thiết kế hoặc xử lý hình ảnh, rồi điều chỉnh theo lịch sử hỏng hóc của chính doanh nghiệp mình.

Sổ quản lý tài sản PC dùng Excel có được không?

Nếu số máy ít và các tình huống cần cập nhật được vận hành rõ ràng thì Excel vẫn dùng được. Ngay trong tính toán của bài viết này, khi vận hành bằng Excel mà không đưa công cụ quản lý tài sản vào, tổng chi phí 5 năm của kiểu thay mới theo kế hoạch thấp hơn kiểu thay mới đồng loạt. Tuy nhiên Excel có hai điểm yếu. Một là việc đối chiếu với các thiết bị thực sự đang nối vào mạng phải làm thủ công. Hai là khi nhiều người cùng cập nhật thì tệp bị tách thành nhiều bản khác nhau. Từ khoảng khi số máy vượt 100 hoặc khi có từ hai cơ sở trở lên, việc cân nhắc đưa công cụ vào bắt đầu có giá trị.

Có được tiếp tục dùng nguyên PC chạy Windows 10 không?

Máy vẫn chạy được. Tuy nhiên từ ngày 14 tháng 10 năm 2025 trở đi không còn cập nhật bảo mật, nên lỗ hổng mới được phát hiện cũng sẽ không được vá. Mua ESU thì nhận được cập nhật bảo mật tối đa 3 năm, nhưng năm thứ nhất là 61 đô la Mỹ cho mỗi máy, sau đó mỗi năm gấp đôi, và trọn ba năm thành 427 đô la Mỹ. Quy đổi theo giả định mô hình của bài viết này, tức tỷ giá 32.0 THB đổi 1 USD và chi phí mua sắm 39,000 THB cho mỗi máy, thì thành 13,664 THB cho mỗi máy, tương đương khoảng một phần ba chi phí thay mới. Thay vì nói không được tiếp tục dùng, cách sắp xếp thực tế hơn là quyết định trước sẽ dùng tiếp tới bao giờ và trả bao nhiêu tiền.

Xóa dữ liệu của PC đem thanh lý tới mức nào là đủ?

Thông báo của PDPC yêu cầu đưa dữ liệu về trạng thái không khôi phục được bằng các biện pháp hợp lý có thể hình dung, bao gồm cả bản sao và bản sao lưu. Chọn ghi đè, xóa bằng khóa mã hóa hay phá hủy vật lý là tùy theo loại thiết bị lưu trữ và quy định nội bộ. Điều quan trọng trong thực tế không phải bản thân việc chọn phương pháp, mà là nhận được giấy chứng nhận có ghi số sê ri của thiết bị, ngày xóa và phương pháp xóa, rồi đối chiếu với sổ tài sản và lưu giữ lại. Một lần xóa dữ liệu mà không chứng minh được sẽ bị đối xử như chưa từng làm.

Nên viết thế nào để tờ trình xin chi phí thay mới PC được duyệt?

Viết rằng máy đã cũ thì không được duyệt. Dạng cơ bản là liệt kê các chi phí sẽ phát sinh nếu không thay mới, giống như tính toán trong bài viết này. Cụ thể là cộng dồn bốn khoản gồm chi phí ESU tích lũy, phụ phí mua gấp khi hỏng đột xuất, chi phí nhân công của thời gian dừng công việc, và công sức kiểm kê cùng ứng phó kiểm toán, rồi so với chi phí trong trường hợp có thay mới. Nếu bổ sung thêm phần cho thấy đỉnh chi tiêu từng năm có nằm gọn trong khung ngân sách hay không thì phía kế toán sẽ có căn cứ để phán đoán. Việc lấy ưu đãi BOI hoặc ưu đãi khấu trừ chi phí làm căn cứ thì xin để sau khi đã xác nhận được là có áp dụng được hay không.

Tổng kết

Xin sắp xếp lại nội dung mà bài viết này đã trình bày.

• Hỗ trợ cho Windows 10 đã kết thúc vào ngày 14 tháng 10 năm 2025, và ESU có cấu trúc khiến chi phí chồng lên theo mức độ kéo dài, với 61 đô la Mỹ cho năm thứ nhất và 427 đô la Mỹ cho trọn ba năm
• Tính tới tháng 7 năm 2026, thiết bị Windows để bàn tại Thái Lan vẫn còn 40.04% chạy Windows 10, nên doanh nghiệp cần ở trạng thái giải thích được số máy còn lại của chính mình
• Sổ quản lý tài sản PC nên có 17 mục thuộc 8 nhóm là định danh, mua sắm, bảo hành, sử dụng, cấu hình, mạng, quản lý và thanh lý. Dễ thiếu nhất là có TPM hay không và số giấy chứng nhận xóa dữ liệu
• Vòng đời PC chia thành bốn giai đoạn là mua sắm, vận hành, quyết định thay mới và thanh lý; trên lập trường của bài viết này, chỉ có việc hệ điều hành kết thúc hỗ trợ mới đủ tự nó trở thành lý do thay mới
• Trong tính toán 5 năm cho nhà máy mô hình 90 máy, kiểu xử lý sau sự cố là 4,556,248 THB, kiểu thay mới đồng loạt là 3,673,054 THB và kiểu thay mới theo kế hoạch là 3,866,664 THB. Chênh lệch giữa hai kiểu sau có thể đảo ngược tùy cách đặt giả định, nhưng kết quả rằng kiểu xử lý sau sự cố đắt nhất thì không thay đổi ở bất kỳ giả định nào mà bài viết này đã thử
• Theo Điều 37 của PDPA và thông báo của PDPC, việc xóa dữ liệu khi thanh lý cần đạt tới trạng thái chứng minh được chứ không dừng ở mức đã làm rồi
• Khấu trừ 200% theo Nghị định số 802 loại bản thân chiếc máy tính khỏi phạm vi áp dụng ngay trong câu chữ văn bản, và cũng loại các khoản chi dùng cho hoạt động đang được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp. Không nên trông cậy vào nó cho việc thay mới bản thân chiếc PC

Quản lý tài sản PC không phải loại vấn đề cứ mua một cơ chế mới về là giải quyết được. Quyết định ghi gì vào sổ tài sản, gắn việc ai cập nhật và cập nhật khi nào vào thủ tục của bộ phận nhân sự và hành chính, rồi đưa tiêu chí quyết định thay mới cùng thanh lý thành văn bản. Đủ ba điều đó thì mới có được trạng thái dùng được cho cả kiểm toán lẫn tờ trình. Xin hãy bắt đầu từ việc đếm xem doanh nghiệp mình đang có bao nhiêu máy PC và trong đó bao nhiêu máy vẫn còn chạy Windows 10.

TOMAS TECH hỗ trợ toàn bộ hạ tầng công nghệ thông tin của nhà máy, trong đó có hệ thống quản lý sản xuất PEGASUS, cho các doanh nghiệp sản xuất vốn Nhật Bản đang hoạt động tại Thái Lan. Về việc đưa quản lý tài sản PC vào nề nếp, quý vị có thể trao đổi với chúng tôi ngay từ giai đoạn cân nhắc, chẳng hạn quyết định các mục của sổ tài sản ra sao hay đưa tiêu chí thay mới thành văn bản nội bộ thế nào. Kể cả khi kế hoạch cụ thể chưa định hình, xin cứ thoải mái liên hệ với chúng tôi qua trang liên hệ.

Tài liệu tham khảo

• Microsoft Learn – Windows 10 Home and Pro lifecycle
• Microsoft Learn – Extended Security Updates (ESU) program for Windows 10
• Microsoft Learn – Windows 11 requirements
• Statcounter – Desktop Windows Version Market Share Thailand
• JETRO – Khảo sát thực trạng doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư ra nước ngoài năm tài khóa 2025, bản châu Á và châu Đại Dương (2025年度 海外進出日系企業実態調査 アジア・オセアニア編)
• IDC – PC Market Enters Volatile Territory as Memory Shortage Persists Through 2027
• PDPA Thailand – Personal Data Protection Act Section 37
• Tilleke & Gibbins – Thailand Issues Criteria for Deletion, Destruction, and De-identification of Personal Data
• DLA Piper Privacy Matters – Thailand PDPC’s Clarification on Personal Data Breach Notification
• Sherrings – Thailand Tax Depreciation Rates
• Cơ quan Thuế quốc gia Nhật Bản – Thời gian sử dụng của dụng cụ và thiết bị, phần 1 (国税庁 耐用年数 器具・備品 その1)
• Thailand Revenue Department – Royal Decree No. 802 (B.E. 2569) gazette PDF
• Thailand Law Office – Tax Newsletter March 2026 (Royal Decree No. 802)
• Mahanakorn Partners – Thailand Approves New Tax Incentive to Accelerate SME Digital Transformation
• Thailand Board of Investment (BOI) – Measure for Industrial Upgrades towards Smart and Sustainable Industry