Triển khai truy xuất nguồn gốc – tự làm hay gói phần mềm và cách chọn nhà cung cấp

Bạn đã bắt đầu cân nhắc triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc, nhưng lại dừng lại ở câu hỏi nên tự phát triển trong nội bộ, mua một gói phần mềm có sẵn, hay thuê ngoài một nhà cung cấp. Mở các trang so sánh sản phẩm thì chỉ thấy danh sách tính năng xếp cạnh nhau, chứ không có chỗ nào nói rõ giải pháp nào phù hợp với công đoạn của nhà máy bạn. Bài viết này tập trung vào quyết định của phía đặt hàng, tức là “giao việc gì, cho ai, theo cách nào”, và lần lượt sắp xếp lại mức chi phí theo từng hình thức triển khai, cách đánh giá năng lực kỹ thuật của nhà cung cấp, những câu hỏi cần xác nhận trước khi ký hợp đồng, cho đến 6 bước thực thi trong thực tế.

Điều cần quyết định đầu tiên là truy xuất để làm gì

Nếu bắt đầu từ việc so sánh sản phẩm, gần như chắc chắn bạn sẽ không đưa ra được kết luận. Lý do là những hệ thống được gọi chung là truy xuất nguồn gốc có phạm vi bao phủ rất khác nhau, từ hệ thống quản lý sản xuất có chức năng quản lý lô, đến công cụ chuyên thu thập kết quả thực tế theo công đoạn, rồi đến nền tảng hiển thị toàn bộ chuỗi cung ứng. Xếp các bảng tính năng cạnh nhau cũng không tạo ra được một mặt bằng so sánh chung.

Thứ cần quyết định trước không phải là sản phẩm mà là mục tiêu. Trong thực tế, mục tiêu triển khai truy xuất nguồn gốc thường lấy một trong ba hướng sau đây làm trục chính.

Mục tiêu chính 1 – Đáp ứng quy định và yêu cầu của khách hàng

Đây là trường hợp mục tiêu chính là đáp ứng đợt đánh giá của đối tác hoặc yêu cầu của tiêu chuẩn ngành. Với linh kiện ô tô là các yêu cầu dựa trên IATF16949, với thiết bị y tế hoặc thực phẩm là việc lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật, với thiết bị điện tử là yêu cầu nộp lịch sử linh kiện từ phía khách hàng nhận hàng.

Với dạng này, các yêu cầu như “ghi lại cái gì và tới mức nào, lưu trữ trong bao lâu, khi được yêu cầu thì bao nhiêu phút phải xuất ra được” đều do bên ngoài đưa xuống. Nói ngược lại, vì yêu cầu tương đối rõ ràng nên đây là loại dễ chốt được đặc tả kỹ thuật. Tuy nhiên, nếu có nhiều nguồn đưa ra yêu cầu, không căn theo yêu cầu khắt khe nhất thì sau này sẽ phải làm lại.

Mục tiêu chính 2 – Thu hồi sản phẩm và truy tìm nguyên nhân khi có lỗi

Đây là trường hợp mục tiêu chính là khoanh vùng ảnh hưởng khi xảy ra vấn đề chất lượng. Mục tiêu hướng tới là trạng thái có thể trả lời trong thời gian ngắn các câu hỏi kiểu “những sản phẩm nào đã dùng lô vật liệu này” hay “bán thành phẩm gia công trên thiết bị này đã chạy tới đâu”.

Với dạng này, yếu tố quyết định là mức độ chi tiết của việc truy xuất. Tùy theo việc bạn truy tới số serial của từng sản phẩm hay chỉ cần lô theo ngày là đủ, số lần thao tác quét tại hiện trường sẽ thay đổi, và kết quả là cả chi phí lẫn tải công việc của hiện trường đều thay đổi rất lớn. Nếu trao đổi với nhà cung cấp mà chưa quyết định mức độ chi tiết, báo giá có thể chênh nhau tới vài lần.

Mục tiêu chính 3 – Cải tiến công đoạn và nâng tỷ lệ thành phẩm

Đây là trường hợp mục tiêu chính là dùng dữ liệu đã ghi lại để phân tích, từ đó phát hiện sớm dấu hiệu lỗi và cải thiện năng lực công đoạn. Bốn lợi ích thường được nêu ra của truy xuất nguồn gốc là dễ dàng theo dõi dữ liệu, quản lý tồn kho tập trung, quản lý rủi ro qua việc nắm bắt dấu hiệu của vấn đề chất lượng, và cải tiến chất lượng theo vòng PDCA. Trong bốn lợi ích đó, hai lợi ích sau mới là phần phát huy tác dụng với mục đích cải tiến.

Với dạng này, nguồn đưa ra yêu cầu nằm trong nội bộ nên yêu cầu khá lỏng, và chính vì thế phạm vi đối tượng rất dễ phình to theo kiểu “cái này cũng muốn, cái kia cũng muốn”. Nói ngược lại, bạn có quyền tự do thu hẹp phạm vi theo ý mình.

Chuyển mục tiêu chính thành phạm vi đối tượng, đơn vị truy xuất và thời gian lưu trữ

Việc xác định mục tiêu không phải là chuyện lý thuyết suông. Nó đáng làm đầu tiên chính vì khi mục tiêu được chốt thì ba thứ sau tự động được xác định theo.

• Phạm vi đối tượng cần truy xuất (chỉ khâu nhập vật liệu, hay bao gồm cả việc di chuyển bán thành phẩm giữa các công đoạn, hay truy cả sau khi xuất hàng)
• Đơn vị truy xuất (theo số serial, theo lô, hay theo cụm tổng hợp trong ngày)
• Thời gian lưu trữ hồ sơ (số năm theo yêu cầu khách hàng hoặc quy định pháp luật, và thiết kế dung lượng lưu trữ đi kèm)

Nếu liên hệ nhà cung cấp khi ba thứ này còn chưa rõ, phía họ cũng không thể đưa ra báo giá. Giả sử có báo giá đi nữa thì đó cũng là con số dựa trên cấu hình tiêu chuẩn của họ, không phản ánh thực trạng của nhà máy bạn.

Về cấu trúc phân lớp của truy xuất nguồn gốc và cơ cấu chi tiết của chi phí xây dựng, chúng tôi đã trình bày trong bài Chi phí và cách tiến hành xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc. Bài viết này tập trung vào bước nằm ngay trước đó, tức là chọn hình thức nào và giao cho ai.

Ba hình thức triển khai truy xuất nguồn gốc và mức chi phí

Khi đã tạm đặt được mục tiêu và phạm vi đối tượng, bước tiếp theo là chọn hình thức hiện thực hóa. Trong thực tế, các lựa chọn có thể chia thành ba nhóm lớn là tự phát triển riêng, gói phần mềm dạng đám mây, và gói phần mềm dạng cài đặt tại chỗ. Trong nhóm tự phát triển riêng còn có hình thức trung gian gọi là phát triển bán tùy chỉnh (half scratch), tức là lấy sản phẩm có sẵn làm nền rồi chỉ xây thêm một phần. Mức chi phí tham khảo bao gồm cả hình thức này như sau.

Điều cần lưu ý ở đây là các con số trên chỉ là mức tham khảo gắn với hình thức triển khai phần mềm, chứ không phải tổng chi phí triển khai truy xuất nguồn gốc. Trong báo giá thực tế, các hạng mục sau sẽ được cộng thêm ở khung riêng.

• Thiết bị đọc dữ liệu như máy đọc cầm tay, đầu quét cố định, máy in nhãn
• Chi phí vật tư tiêu hao liên tục như giấy đế nhãn và thẻ RFID
• Thi công lắp đặt như kéo mạng tại hiện trường, đi điện, chống bụi chống nước
• Công việc chuẩn hóa dữ liệu chủ (master data) về mã hàng, công đoạn và đối tác
• Phát triển kết nối với hệ thống quản lý sản xuất hoặc ERP hiện có
• Đào tạo cho người vận hành tại hiện trường và đồng hành cho đến khi vận hành ổn định

Hạng mục dễ bị bỏ sót nhất chính là chuẩn hóa dữ liệu chủ. Truy xuất nguồn gốc là cơ chế nối lô vật liệu với bán thành phẩm và thành phẩm, nên nếu mã hàng cần nối tới chưa được chuẩn hóa thì hệ thống không chạy được. Nếu hệ thống mã hàng khác nhau giữa các cơ sở, hoặc cùng một loại vật liệu lại được gán nhiều mã, thì việc sắp xếp lại sẽ phát sinh khối lượng công việc nằm ngoài chi phí hệ thống.

Tiêu chí lựa chọn hình thức là mức lệch so với tiêu chuẩn

Để chọn một trong ba hình thức, thay vì bắt đầu từ ngân sách, hãy nghĩ trước theo hướng “công đoạn của nhà máy mình lệch bao xa so với tiêu chuẩn”. Cách này giúp mọi thứ rõ ràng hơn. Các tiêu chí tham khảo có thể sắp xếp như sau.

Thực tế cho thấy những doanh nghiệp càng cảm thấy công đoạn của mình đặc thù thì lại càng thường có thể hấp thụ được bằng chức năng tiêu chuẩn của gói phần mềm. Hãy tách bạch xem phần bạn cho là “đặc thù” đó có phải là quy tắc nghiệp vụ có thể thay đổi được hay không, hay là thứ không thể thay đổi vì bắt nguồn từ đặc tả sản phẩm và yêu cầu của khách hàng. Nếu là trường hợp đầu, việc thay đổi nghiệp vụ cho khớp với hệ thống sẽ giúp giảm cả tổng chi phí lẫn thời gian.

Những điểm cần xem khi lựa chọn nhà cung cấp

Khi đã hình dung được hình thức triển khai, bước tiếp theo là chọn nhà cung cấp. Có ý kiến chỉ ra rằng nếu chọn sai ở bước này, bạn có nguy cơ nhận về một hệ thống khác với những gì đã hình dung. Đó chính là lý do việc xác nhận năng lực kỹ thuật của nhà cung cấp trước khi đặt hàng được xem là quan trọng.

Giá không còn là tiêu chí hàng đầu

Trong ngành EMS (sản xuất thiết bị điện tử theo hợp đồng), có ý kiến cho rằng bản thân tiêu chí lựa chọn đối tác đang thay đổi. Quan điểm này đại ý là giá đã không còn là tiêu chí hàng đầu khi chọn đối tác EMS, mà thứ được coi trọng hiện nay là một chuỗi cung ứng có sức chống chịu và minh bạch, năng lực đáp ứng quy định, cùng khả năng truy xuất nguồn gốc của quy trình sản xuất.

Đây là câu chuyện từ phía nhà sản xuất theo hợp đồng, nhưng nó áp dụng nguyên vẹn cho cả phía đi chọn nhà cung cấp hệ thống. Việc chọn nhà cung cấp báo giá rẻ nhất rồi cuối cùng không đáp ứng được tiêu chuẩn mà khách hàng đòi hỏi, hoặc không thể bổ sung công đoạn về sau, không phải là chuyện hiếm. Số tiền thì dễ so sánh nên hay được chọn làm tiêu chí, nhưng dễ so sánh và quan trọng là hai chuyện khác nhau.

Đánh giá năng lực kỹ thuật qua chất lượng câu hỏi thay vì thành tích quá khứ

Phương pháp đầu tiên hay được nêu ra để đo năng lực kỹ thuật của nhà cung cấp là danh sách khách hàng đã triển khai. Nhưng dù danh sách đó có xếp đầy tên các doanh nghiệp cùng ngành, chưa chắc kỹ sư từng phụ trách vẫn còn làm việc ở đó. Cách chắc chắn hơn là quan sát chất lượng những câu hỏi mà phía họ đặt ra trong giai đoạn đầu của cuộc trao đổi.

Nhà cung cấp có năng lực kỹ thuật sẽ hỏi về công đoạn của bạn trước khi giới thiệu tính năng. Cụ thể, họ sẽ đưa ra những câu hỏi như sau.

• Tại thời điểm nhập vật liệu, ai ghi lại số lô và ghi vào lúc nào
• Khi bán thành phẩm di chuyển giữa các công đoạn, căn cứ vào cái gì để xác định là “đã vào công đoạn tiếp theo”
• Có công đoạn nào bị tách ra hoặc gộp lại ở giữa quy trình không (một lô tách thành nhiều lô, hoặc nhiều lô gộp thành một)
• Khi phát sinh sửa lại hoặc đưa trở lại dây chuyền, dự kiến lưu lại lịch sử như thế nào
• Khi người vận hành tại hiện trường quên quét, sẽ thiết kế cơ chế phát hiện ra ở đâu

Ngược lại, cần cẩn trọng với nhà cung cấp không hỏi gì về công đoạn của bạn mà mở đầu bằng demo sản phẩm rồi chỉ nói suốt về chức năng tiêu chuẩn. Công việc áp hệ thống vào công đoạn thực tế của bạn có khả năng sẽ bị đẩy ngược về phía đặt hàng sau khi ký hợp đồng.

Nhà cung cấp có giải thích được trình tự của kế hoạch triển khai không

Kế hoạch triển khai truy xuất nguồn gốc có một trình tự chung không phụ thuộc vào ngành nghề. Thông thường, trước hết là phân tích yêu cầu để định nghĩa xem mục tiêu là đáp ứng quy định, quản lý rủi ro hay tối ưu hóa. Tiếp theo là thiết kế kiến trúc theo cấp độ của tiêu chuẩn và thiết kế phần kết nối với ERP. Sau đó là kiểm chứng thực địa qua triển khai thí điểm, và cuối cùng là đào tạo cùng đánh giá. Trong lĩnh vực sản xuất thiết bị điện tử, người ta áp dụng cách thiết kế bám theo các cấp độ của tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc IPC-1782.

Khi bạn hỏi tại bàn đàm phán rằng “bên các anh sẽ tiến hành theo trình tự nào”, việc phía họ có đưa ra lời giải thích tương ứng với bốn giai đoạn này hay không là một thước đo tham khảo. Đặc biệt quan trọng là họ có giải thích được vị trí của bước triển khai thí điểm hay không. Nếu chỉ đưa ra kế hoạch triển khai đồng loạt cho toàn bộ công đoạn, nhiều khả năng đó là một kế hoạch không còn chỗ trống để hấp thụ những tình huống ngoài dự kiến tại hiện trường.

Danh sách câu hỏi cần xác nhận trước khi ký hợp đồng

Ở giai đoạn so sánh báo giá, nếu đặt cùng một bộ câu hỏi cho từng công ty thì khác biệt sẽ lộ ra. Dưới đây là những câu hỏi có tác dụng trong thực tế.

• Những chi phí nào không nằm trong báo giá lần này (xác nhận riêng từng khoản thiết bị, thi công, chuẩn hóa dữ liệu chủ, đào tạo, phát triển kết nối)
• Triển khai thí điểm dự kiến nhắm vào công đoạn nào và kéo dài bao lâu
• Phương thức kết nối với hệ thống quản lý sản xuất hoặc ERP hiện có là gì (kết nối qua API hay qua CSV, tần suất bao nhiêu)
• Thời gian lưu giữ dữ liệu ghi nhận là bao lâu, và sau khi hết thời gian đó thì dữ liệu được xử lý ra sao
• Nếu bổ sung thêm một công đoạn sau khi hệ thống đã chạy, chi phí và thời gian phát sinh thêm ở mức nào
• Khi có sự cố tại hiện trường, có đội ngũ xử lý được ngay tại Thái Lan không, và hỗ trợ bằng ngôn ngữ nào
• Khi kết thúc hợp đồng, dữ liệu có thể mang ra ngoài ở định dạng nào

Hai câu cuối đặc biệt quan trọng với các cơ sở ở nước ngoài. Nếu đặt hàng cho một nhà cung cấp tại Nhật Bản, vấn đề lệch múi giờ và ngôn ngữ có thể khiến việc xử lý ban đầu bị chậm khi dây chuyền dừng. Ngoài ra, nếu không xác nhận trước khả năng mang dữ liệu ra ngoài, thì khi muốn đổi nhà cung cấp trong tương lai bạn sẽ không kế thừa được dữ liệu lịch sử và chuỗi truy xuất sẽ bị đứt đoạn.

Sáu bước triển khai truy xuất nguồn gốc

Sau khi đã chọn xong nhà cung cấp, hoặc song song với việc lựa chọn nhà cung cấp, phía đặt hàng vẫn có những phần việc thực tế phải tự tiến hành. Quy trình triển khai thường được sắp xếp thành sáu bước sau đây.

Trong sáu bước này, những bước không thể phó mặc hoàn toàn cho nhà cung cấp bên ngoài là giai đoạn 1, giai đoạn 2 và giai đoạn 4. Dưới đây là phần bổ sung về những điểm dễ vấp trong thực tế.

Giai đoạn 1 – Làm rõ vai trò và trách nhiệm

Phần lớn doanh nghiệp đều làm được tới bước chỉ định người chịu trách nhiệm thúc đẩy, nhưng thứ hay bị bỏ sót là đầu mối phía hiện trường. Truy xuất nguồn gốc là hoạt động thêm thao tác mới cho người vận hành tại hiện trường, nên nếu chỉ có bộ phận kỹ thuật sản xuất hoặc bộ phận IT tự triển khai thì ngay trước ngày vận hành sẽ có phản đối từ hiện trường.

Hãy kéo cấp tổ trưởng của bộ phận sản xuất vào từ sớm và cùng nhau quyết định ai sẽ quét và quét vào lúc nào. Việc tham gia ở giai đoạn này còn có tác dụng giảm chi phí đào tạo về sau.

Giai đoạn 2 – Lập bản thiết kế ý tưởng cơ bản

Trong bản thiết kế ý tưởng cơ bản, bạn làm rõ mục tiêu và phạm vi đối tượng. Hãy xem đây là công việc viết thành văn bản mục tiêu chính đã sắp xếp ở chương trước, cùng với phạm vi đối tượng, đơn vị truy xuất và thời gian lưu trữ được xác định từ mục tiêu đó.

Tài liệu tạo ra ở đây có thể dùng luôn để thống nhất nhận thức với nhà cung cấp. Ngược lại, nếu tiến vào giai đoạn RFP hoặc lấy báo giá cạnh tranh mà chưa có tài liệu này, mỗi công ty sẽ lập báo giá trên một tiền đề khác nhau và bạn sẽ không so sánh được số tiền. Không cần viết dài. Vài trang A4 có ghi mục tiêu, công đoạn đối tượng, đơn vị truy xuất, thời gian lưu trữ, hệ thống cần kết nối và thời điểm mong muốn vận hành là đã đủ dùng.

Giai đoạn 3 – Xây dựng kế hoạch thực thi

Đây là giai đoạn đưa tiến độ, ngân sách và bộ máy vào kế hoạch. Ở đây bạn quyết định sẽ triển khai thí điểm trên công đoạn nào. Với đối tượng thí điểm, chọn một công đoạn tiêu biểu có điểm tách và điểm gộp sẽ có giá trị kiểm chứng cao hơn là chọn một công đoạn đơn giản đến mức cực đoan. Lý do là dù thành công trên công đoạn đơn giản, vấn đề vẫn sẽ bùng lên khi mở rộng ra vận hành chính thức.

Giai đoạn 4 – Soạn quy trình vận hành

Đây là bước định nghĩa các thao tác mà hiện trường thực sự làm. Thứ nhà cung cấp đưa cho bạn là hướng dẫn sử dụng phần mềm, còn quy trình đã chuyển thành trình tự thao tác của chính nhà máy bạn thì phía đặt hàng phải tự soạn.

Tối thiểu hãy quyết định trước những nội dung sau. Thời điểm quét và người phụ trách quét, trình tự khôi phục khi xảy ra sót quét, trình tự hiệu chỉnh và người phê duyệt khi ghi nhầm dữ liệu, và phương án thay thế khi thiết bị hỏng. Đặc biệt là trình tự hiệu chỉnh, nếu không quyết định trước thì hiện trường sẽ tự tạo ra cách làm riêng và độ tin cậy của hồ sơ sẽ bị tổn hại.

Giai đoạn 5 – Chốt lịch triển khai

Đây là bước xác định ngày vận hành chính thức và cách chuyển đổi. Khi chuyển đổi từ biểu mẫu giấy hoặc quản lý bằng Excel hiện có, điểm tranh luận là dành bao nhiêu thời gian cho giai đoạn vận hành song song. Vận hành song song khiến tải công việc của hiện trường tăng gấp đôi nên không thể kéo dài. Hãy quyết định thời hạn ngay từ đầu và nói rõ khi nào thì ngừng dùng giấy.

Giai đoạn 6 – Đào tạo các bên liên quan

Nội dung đào tạo cần thiết cho người vận hành và cho người quản lý là khác nhau. Người vận hành cần được dạy trình tự thao tác và cách xử lý khi có ngoại lệ, còn người quản lý cần được dạy cách đọc dữ liệu và cách phát hiện khi hồ sơ bị thiếu. Nếu bỏ qua phần đào tạo cho người quản lý, bạn sẽ rơi vào tình trạng hệ thống thì vẫn chạy nhưng dữ liệu không ai dùng.

Cách xác định có cần đáp ứng chuẩn quốc tế như GS1 hay không

Khi việc cân nhắc truy xuất nguồn gốc tiến triển, câu chuyện về chuẩn quốc tế chắc chắn sẽ xuất hiện. Vì có đáp ứng hay không sẽ làm thay đổi thiết kế, nên cần xác định sớm.

Tư duy của chuẩn GS1 Global Traceability Standard

Chuẩn truy xuất nguồn gốc toàn cầu của GS1 được cấu thành từ hai trụ cột lớn. Trụ cột thứ nhất là Critical Tracking Events (CTE), tức những sự kiện thực tế xảy ra như nhập hàng, đóng gói, xuất hàng và vận chuyển. Trụ cột thứ hai là Key Data Elements (KDE), tức các phần tử dữ liệu mô tả sự kiện đó.

Nói cách khác, đây là khung định nghĩa “khi nào chuyện gì xảy ra” dưới dạng sự kiện, và “khi đó ghi lại cái gì” dưới dạng phần tử dữ liệu. Bản thân cách tư duy này vẫn hỗ trợ cho việc thiết kế ngay cả khi bạn không nhắm tới việc tuân thủ GS1. Lý do là công việc liệt kê các công đoạn của mình rồi bóc tách xem chỗ nào cần ghi lại như một sự kiện gần như trùng khớp với công việc quyết định đơn vị truy xuất.

Khi nào thì cần đáp ứng

Các trường hợp bị thị trường xuất khẩu hoặc đối tác lớn yêu cầu tuân thủ GS1 đang tăng lên. Hãy xem đây là điểm cần kiểm tra nếu bạn tham gia vào chuỗi cung ứng quốc tế. Dưới đây là các tiêu chí tham khảo.

• Đang giao hàng trực tiếp cho nhà bán lẻ lớn hoặc nhà sản xuất lớn ở nước ngoài, hoặc dự kiến có thương vụ như vậy trong tương lai
• Có khả năng bị cơ quan quản lý của thị trường xuất khẩu yêu cầu nộp lịch sử sản phẩm
• Đã bị đối tác yêu cầu nộp lịch sử theo một định dạng dữ liệu cụ thể
• Có hệ thống mã định danh được hiệp hội ngành khuyến nghị

Nếu không rơi vào trường hợp nào ở trên và hoạt động chủ yếu là giao dịch trong nước cùng việc giao hàng cho một số khách hàng cụ thể, thì nhu cầu tuân thủ hoàn toàn chuẩn quốc tế ngay từ giai đoạn đầu là thấp. Tuy nhiên, để có thể chuyển đổi khi sau này cần tuân thủ, riêng hệ thống mã định danh nên được để ở dạng có thể mở rộng thì an toàn hơn. Cụ thể, đó là sự cân nhắc trong thiết kế theo hướng không chỉ vận hành bằng mã hàng nội bộ riêng, mà chuẩn bị sẵn trong dữ liệu chủ một trường có thể ghi kèm mã tiêu chuẩn.

Kiểm tra cả các chuẩn riêng của từng ngành

Trong sản xuất thiết bị điện tử có những tiêu chuẩn định nghĩa cấp độ truy xuất nguồn gốc theo từng bậc như IPC-1782, còn với linh kiện ô tô thì IATF16949 bao gồm các yêu cầu liên quan tới truy xuất nguồn gốc. Tùy theo việc bạn đáp ứng tới cấp độ nào, số lượng mục cần ghi lại và số lần thao tác tại hiện trường sẽ thay đổi. Các yêu cầu cụ thể và cách tư duy thiết kế trong lĩnh vực linh kiện ô tô được trình bày trong bài Truy xuất nguồn gốc linh kiện ô tô và đáp ứng IATF16949.

Điểm cần chú ý thay đổi theo ngành và công đoạn

Cùng là “triển khai truy xuất nguồn gốc”, nhưng chỗ cần động tay vào đầu tiên lại thay đổi theo ngành nghề và công đoạn. Ở đây chúng tôi không bàn về từng trường hợp triển khai cụ thể, mà tập trung vào sự khác biệt trong điểm chú ý, tức là khi đặt hàng thì nên nắm chắc chỗ nào trước.

Ngành lắp ráp – chuyển sang quản lý theo số serial

Trong ngành hàng lắp ráp, đã có báo cáo về trường hợp chuyển từ quản lý bằng biểu mẫu viết tay sang hệ thống quản lý sản xuất dạng đám mây và hiện thực hóa việc quản lý theo từng số serial. Vì với hàng lắp ráp thì mỗi thành phẩm có thể có cấu thành linh kiện khác nhau, nên đây là lĩnh vực dễ phát sinh giá trị khi nâng mức độ chi tiết lên tới từng sản phẩm riêng lẻ.

Điểm chú ý là có ghi lại được “sản phẩm nào đã dùng linh kiện thuộc lô nào” tại thời điểm lắp linh kiện hay không. Nếu nắm được chỗ này, việc gắn kết với kết quả kiểm tra ở công đoạn sau và thông tin nơi giao hàng sẽ cho phép khoanh vùng ảnh hưởng tới từng sản phẩm khi có lỗi. Ngược lại, nếu chỗ này chỉ là bản ghi tổng hợp theo ngày, độ chính xác của việc khoanh vùng cũng chỉ dừng ở mức ngày.

Ngành gia công kim loại – độ chính xác quản lý lô và triệt để nhập trước xuất trước

Trong ngành gia công kim loại, đã có báo cáo về trường hợp sử dụng máy đọc cầm tay và mã vạch để nâng độ chính xác của quản lý lô và thực hiện triệt để nguyên tắc nhập trước xuất trước. Vì đặc tính của vật liệu thay đổi theo từng lô, nên đây là lĩnh vực mà việc gắn kết lô vật liệu với điều kiện gia công quan trọng hơn là nhận dạng từng sản phẩm riêng lẻ.

Điểm chú ý là ghi lại như thế nào việc một lô vật liệu bị “tách” thành nhiều bán thành phẩm trong quá trình từ nhập vật liệu qua cắt và gia công cho tới khi thành bán thành phẩm. Nếu đưa hệ thống vào khi quy tắc tách này còn mơ hồ, thì sau này khi truy ngược lại bạn sẽ không lần tới được lô vật liệu. Việc gắn kết lô vật liệu với bán thành phẩm là một trong những chỗ hay thất bại nhất trong thiết kế truy xuất nguồn gốc.

Ngành linh kiện điện tử – tồn tại nhiều đơn vị truy xuất cùng lúc

Với linh kiện điện tử, nhiều đơn vị truy xuất cùng tồn tại một lúc, chẳng hạn đơn vị cấp liệu như cuộn (reel) hay khay (tray), vị trí gắn linh kiện trên máy dán, và số hiệu của từng bo mạch. Vì ghi lại tới đơn vị nào sẽ làm khối lượng công việc thay đổi rất lớn, nên cần quyết định sau khi đã xác nhận đặc tả từ phía đưa ra yêu cầu. Việc sắp xếp các đơn vị truy xuất trong lĩnh vực này được tổng hợp trong bài Thiết kế hệ thống truy xuất nguồn gốc cho linh kiện điện tử.

Những vấn đề phát sinh thêm tại các cơ sở ở Thái Lan và ASEAN

Với ngành sản xuất tại Thái Lan, các sự kiện trong ngành cho thấy những nỗ lực về truy xuất nguồn gốc số hóa hướng tới tính bền vững và xuất khẩu đang được thúc đẩy trong khuôn khổ chính sách Thailand 4.0. Với những cơ sở có tỷ trọng xuất khẩu cao, việc yêu cầu từ đối tác có thể đến sớm hơn so với cơ sở trong nước là điểm đáng cân nhắc.

Về mặt thực tế, các vấn đề sau sẽ được cộng thêm so với việc triển khai tại Nhật Bản. Ngôn ngữ hiển thị trên màn hình và ngôn ngữ tài liệu đào tạo khi người vận hành tại hiện trường nói tiếng Thái, khả năng mua được thiết bị thay thế ngay tại chỗ khi máy hỏng, việc độ trễ mạng và độ ổn định đường truyền có thành vấn đề hay không khi kết nối với hệ thống hiện có của trụ sở Nhật Bản, và việc có thống nhất hệ thống mã dữ liệu chủ giữa các cơ sở hay không.

Đặc biệt là hệ thống mã dữ liệu chủ, nếu từng cơ sở tự triển khai độc lập thì chắc chắn sẽ lệch nhau. Nếu có khả năng sau này phải đối chiếu lịch sử trên phạm vi toàn tập đoàn, thì việc quyết định luôn nó như một chuẩn chung của tập đoàn ngay từ cơ sở đầu tiên sẽ an toàn hơn.

Những thất bại thường gặp khi triển khai và cách tránh

Các vấn đề đã được báo cáo trong quá trình triển khai và hướng giải quyết có thể sắp xếp như sau.

Bổ sung cho bảng trên, chúng tôi nêu thêm những thất bại bắt nguồn từ quy trình đặt hàng. Vì đây không phải vấn đề kỹ thuật mà là vấn đề cách tiến hành, nên chỉ cần biết trước là có thể tránh được.

Thất bại 1 – Gọi nhà cung cấp trước khi quyết định mục tiêu

Đây là thất bại phổ biến nhất. Nếu liên hệ nhiều công ty khi mục tiêu và phạm vi đối tượng còn chưa định hình, mỗi công ty sẽ đưa ra đề xuất nghiêng về lĩnh vực sở trường của mình. Đề xuất trông rất chỉn chu nhưng tiền đề lại khác nhau nên không so sánh được, và cuối cùng bạn sẽ quyết định chỉ dựa trên số tiền. Hãy lập bản thiết kế ý tưởng cơ bản trước rồi mới liên hệ.

Thất bại 2 – Đặt đơn vị truy xuất quá chi tiết

Đây là trường hợp lập kế hoạch đưa toàn bộ công đoạn về đơn vị serial với suy nghĩ đã làm thì làm cho chi tiết. Số lần quét tăng lên khiến thời gian thao tác của hiện trường tăng theo, và tình trạng sót quét cũng tăng. Sót quét tăng thì độ tin cậy của hồ sơ giảm, và rốt cuộc dữ liệu lại không được dùng. Hãy tính ngược từ mục tiêu và dừng lại ở mức độ chi tiết thực sự cần thiết.

Thất bại 3 – Kéo hiện trường vào cuộc quá muộn

Nếu chỉ giải thích cho hiện trường sau khi đặc tả hệ thống đã chốt, chắc chắn sẽ xuất hiện những điểm không khớp với luồng thao tác thực tế. Việc thay đổi ở giai đoạn này dẫn tới phát sinh chi phí và kéo dài thời gian. Vị trí lắp đặt thiết bị đọc và trình tự thao tác là những hạng mục phải bàn kỹ với hiện trường trước khi chốt đặc tả.

Thất bại 4 – Không tính khối lượng công việc chuẩn hóa dữ liệu chủ

Việc chuẩn hóa dữ liệu chủ về mã hàng và công đoạn là hạng mục thường không nằm trong báo giá chi phí hệ thống. Với những doanh nghiệp chưa sắp xếp hệ thống mã hàng, riêng công việc này cũng có thể mất vài tháng. Hãy bắt tay vào làm song song với việc lựa chọn nhà cung cấp.

Thất bại 5 – Không quyết định quy tắc vận hành sau khi hệ thống chạy

Trình tự khôi phục khi sót ghi, trình tự hiệu chỉnh và người phê duyệt khi ghi nhầm, phương án thay thế khi thiết bị hỏng. Nếu vận hành chính thức mà chưa quyết định ba thứ này, hiện trường sẽ tự tạo ra cách làm riêng và độ tin cậy của hồ sơ sẽ mất dần. Quy trình vận hành nhất định phải hoàn thành trước ngày vận hành chính thức. Xu hướng của các trường hợp đã đưa được vào vận hành thực tế được tổng hợp trong bài Các trường hợp triển khai truy xuất nguồn gốc và những KPI có hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí hệ thống truy xuất nguồn gốc là bao nhiêu

Con số dao động theo hình thức triển khai. Mức tham khảo là tự phát triển toàn phần (full scratch) từ 5,000,000 JPY trở lên, phát triển bán tùy chỉnh (half scratch) từ 2,000,000 JPY, gói phần mềm dạng đám mây khoảng 0 đến 50,000 JPY chi phí ban đầu cộng khoảng 3,000 đến 50,000 JPY mỗi tháng, gói phần mềm dạng cài đặt tại chỗ khoảng 1,000,000 đến 10,000,000 JPY. Tuy nhiên đây chỉ là mức tham khảo cho riêng phần mềm, còn chi phí thiết bị đọc, thi công lắp đặt, chuẩn hóa dữ liệu chủ, phát triển kết nối với hệ thống hiện có và đào tạo sẽ được cộng thêm riêng. Khi lấy báo giá, nhất định phải xác nhận xem năm hạng mục này có được tính vào hay không.

Nên chọn tự làm nội bộ hay dùng gói phần mềm

Tiêu chí lựa chọn không phải là ngân sách mà là công đoạn của nhà máy bạn lệch bao xa so với luồng tiêu chuẩn. Nếu là luồng phổ biến gồm nhập hàng, gia công và xuất hàng thì khả năng cao gói phần mềm sẽ đáp ứng được, và có lợi cả về tốc độ khởi động lẫn chi phí. Chỉ nên cân nhắc phát triển bán tùy chỉnh hoặc tự phát triển toàn phần khi có công đoạn mà chức năng tiêu chuẩn không diễn tả được. Ngoài ra, sẽ dễ quyết định hơn nếu bạn tách bạch xem công đoạn mình cho là đặc thù có phải là quy tắc nghiệp vụ có thể thay đổi được hay không, hay là thứ không thể thay đổi vì đặc tả sản phẩm và yêu cầu khách hàng. Nếu là trường hợp đầu, điều chỉnh nghiệp vụ theo hệ thống sẽ giúp giảm tổng chi phí.

Có thể giao cho cùng một nhà cung cấp ở cơ sở nước ngoài không

Bản thân việc giao thì hoàn toàn được, nhưng có những điểm cần xác nhận. Bốn điểm đó là có đội ngũ xử lý sự cố tại chỗ hay không, hỗ trợ bằng ngôn ngữ nào, chênh lệch múi giờ có làm chậm xử lý ban đầu khi dây chuyền dừng hay không, và có mua được thiết bị đọc thay thế ngay tại chỗ hay không. Khi đặt hàng trọn gói cho một nhà cung cấp tại Nhật Bản, dù việc bảo trì hệ thống hàng ngày có thể làm từ xa, những sự cố vật lý như hỏng thiết bị vẫn cần xử lý tại chỗ. Hãy xác nhận trước khi ký hợp đồng xem nhà cung cấp có cơ sở hoặc công ty hợp tác tại địa phương hay không.

Có thể bắt đầu nhỏ rồi mở rộng sau không

Hoàn toàn được, và đây thậm chí là cách tiến hành được khuyến nghị. Cách làm phổ biến là kiểm chứng một công đoạn tiêu biểu qua triển khai thí điểm, phản ánh những hiểu biết thu được rồi mới mở rộng ra toàn bộ công đoạn. Tuy nhiên, nếu lấy việc mở rộng về sau làm tiền đề, bạn cần quyết định ngay từ đầu hệ thống mã định danh và định dạng lưu trữ dữ liệu. Nếu quyết định hai thứ này một cách tùy tiện theo từng công đoạn, sau này khi tích hợp lại bạn sẽ không đối chiếu được dữ liệu.

Việc đáp ứng chuẩn GS1 có bắt buộc không

Không phải bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Vì các trường hợp bị thị trường xuất khẩu hoặc đối tác lớn yêu cầu tuân thủ đang tăng lên, nên nếu tham gia chuỗi cung ứng quốc tế thì đây được xem là điểm cần kiểm tra. Ngay cả khi hiện tại chưa có yêu cầu, nếu có khả năng cần đến trong tương lai thì thay vì chỉ vận hành bằng mã hàng nội bộ riêng, bạn nên chuẩn bị sẵn trong dữ liệu chủ một trường có thể ghi kèm mã tiêu chuẩn để dễ chuyển đổi hơn.

Tổng kết

Khi sắp xếp việc triển khai truy xuất nguồn gốc dưới góc nhìn quyết định của phía đặt hàng, các điểm chính như sau.

• Thứ cần quyết định đầu tiên không phải sản phẩm mà là mục tiêu chính, và thiết kế sẽ thay đổi tùy theo trục chính là đáp ứng quy định và yêu cầu khách hàng, truy tìm nguyên nhân khi thu hồi, hay cải tiến công đoạn
• Khi mục tiêu được chốt thì phạm vi đối tượng cần truy xuất, đơn vị truy xuất và thời gian lưu trữ cũng được xác định, và nếu ba thứ này chưa rõ thì nhà cung cấp không thể đưa ra báo giá
• Về hình thức triển khai, mức tham khảo là tự phát triển toàn phần (full scratch) từ 5,000,000 JPY trở lên, phát triển bán tùy chỉnh (half scratch) từ 2,000,000 JPY, dạng đám mây khoảng 0 đến 50,000 JPY ban đầu cộng 3,000 đến 50,000 JPY mỗi tháng, dạng cài đặt tại chỗ khoảng 1,000,000 đến 10,000,000 JPY
• Ngoài chi phí phần mềm, còn phải cộng thêm chi phí thiết bị đọc, thi công lắp đặt, chuẩn hóa dữ liệu chủ, phát triển kết nối và đào tạo
• Việc chọn hình thức sẽ rõ ràng hơn nếu xét theo mức lệch của công đoạn so với tiêu chuẩn thay vì theo ngân sách
• Trong lựa chọn nhà cung cấp, giá đã không còn là tiêu chí hàng đầu, thứ được coi trọng là năng lực đáp ứng quy định và tính minh bạch của quy trình
• Năng lực kỹ thuật có thể đo bằng chất lượng câu hỏi mà phía họ đặt ra ở giai đoạn đầu của cuộc trao đổi, hơn là bằng danh sách thành tích
• Kế hoạch triển khai đi theo trình tự phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc và kết nối ERP, triển khai thí điểm, rồi đào tạo và đánh giá
• Quy trình triển khai gồm sáu bước là làm rõ vai trò và trách nhiệm, lập bản thiết kế ý tưởng cơ bản, xây dựng kế hoạch thực thi, soạn quy trình vận hành, chốt lịch triển khai và đào tạo các bên liên quan
• Chuẩn GS1 được cấu thành từ hai trụ cột là CTE (sự kiện truy xuất trọng yếu) và KDE (phần tử dữ liệu then chốt), và cần xác nhận có phải đáp ứng hay không khi xuất khẩu hoặc giao dịch với đối tác lớn
• Điểm chú ý khác nhau theo ngành, với ngành lắp ráp là đơn vị serial, ngành gia công kim loại là việc ghi lại quá trình tách lô vật liệu, còn ngành linh kiện điện tử là sắp xếp nhiều đơn vị truy xuất
• Năm thất bại thường gặp là gọi nhà cung cấp trước khi quyết định mục tiêu, đặt đơn vị truy xuất quá chi tiết, kéo hiện trường vào cuộc quá muộn, không tính khối lượng công việc chuẩn hóa dữ liệu chủ, và chưa quyết định quy tắc vận hành sau khi hệ thống chạy

Việc đầu tiên cần làm không phải là đi lấy báo giá cạnh tranh. Đó là thống nhất trong nội bộ về mục tiêu chính cùng phạm vi đối tượng, đơn vị truy xuất và thời gian lưu trữ được xác định từ mục tiêu đó, rồi tổng hợp lại thành một bản thiết kế ý tưởng cơ bản dài vài trang A4. Có tài liệu này, bạn mới so sánh được đề xuất của các công ty trên cùng một mặt bằng.

TOMAS TECH hỗ trợ chuyển đổi số tại hiện trường cho các doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản đang hoạt động tại Thái Lan, trong đó có hệ thống quản lý sản xuất PEGASUS. Về truy xuất nguồn gốc, bạn có thể trao đổi với chúng tôi ngay từ giai đoạn cân nhắc hình thức triển khai, chẳng hạn hình thức nào phù hợp với trường hợp của công ty mình hay nên truy xuất tới mức độ chi tiết nào. Ngay cả khi bạn mới ở giai đoạn thu thập thông tin trước khi chọn sản phẩm cũng không sao, hãy liên hệ với chúng tôi qua trang liên hệ.

Thông tin tham khảo

• 人材紹介ナビ – トレーサビリティシステムの導入費用と導入ステップ
• Assel EMS – Traceability in the Electronic Manufacturing Services Industry
• GS1 – GS1 Global Traceability Standard
• SMART F – トレーサビリティ導入のメリットと課題・業種別事例
• Manufacturing IT Summit Thailand – タイ製造業のデジタル化動向