Từ các anh em quản lý người Nhật đang phụ trách nhà máy ở Thái Lan, có một nỗi trăn trở mà tôi nghe nhiều nhất: “Không thấy được hiện trường”. Dây chuyền lúc này đang chạy ra sao, có sự cố gì đang xảy ra hay không — thường thì đến lúc biết được, mọi chuyện đã là “chuyện đã rồi”.
Bản thân tôi, trong quá trình gắn bó với hiện trường ở Thái Lan, đã không ít lần phải đối diện với cái cảnh “biết thì đã muộn” này. Nhiều người nghĩ rằng “cứ lắp một hệ thống trực quan hóa vào là xong”. Điều đó đúng một nửa, và sai một nửa. Bởi vì nguyên nhân thật sự của chuyện “không thấy được” còn nằm ở một chỗ khác, trước cả hệ thống.
Không phải “báo cáo chậm”, mà là “tiền đề” của việc báo cáo đang lệch pha
Điều mà người quản lý Nhật mong đợi ở hiện trường rất đơn giản: có sự cố thì báo ngay. Muốn biết khi nó còn nhỏ. Với những người lớn lên ở Nhật như chúng tôi, đó là chuyện “đương nhiên”. Nhưng cái “đương nhiên” ấy ở hiện trường không phải lúc nào cũng được mọi người chia sẻ.
| Điều mà cách quản lý kiểu Nhật xem là “đương nhiên” | Điều thực tế hay xảy ra ở hiện trường |
|---|---|
| Tin xấu thì hãy báo lên sớm, khi còn nhỏ | Mọi người cố tự xử lý vấn đề trong nội bộ, nên thông tin lên cấp trên bị chậm |
| Hãy làm đúng theo quy trình đã định | Nhiều khi ưu tiên phán đoán theo tình huống tại chỗ hơn là theo quy trình |
Thế nên, một vấn đề mà nếu nói ra từ sớm thì đã xử lý được, lại chỉ lộ ra khi đã trở nên to chuyện. Nhìn từ phía người Nhật thì đó là “báo cáo chậm”. Nhưng đây không phải là lười biếng, cũng không phải là vấn đề năng lực.
Đây không phải chuyện “lười biếng”, mà là chuyện “văn hóa”
Đằng sau đó là sự khác biệt về văn hóa. Người ta nói rằng ở Thái Lan có một cảm thức ăn sâu vào trong nếp nghĩ, gọi là “krengjai” (sự nể nang, ý tứ với người khác và biết để tâm đến vị thế của họ). Việc khó mở lời báo tin xấu lên người trên cũng chính là mặt trái của cảm thức ấy. Đó không phải ác ý, mà ngược lại, là sự để ý đến những người xung quanh.
Và cách mỗi người đối diện với công việc cũng mỗi người mỗi khác. Giá trị quan không phải là thứ có thể ép thay đổi. Cũng có những công ty mở các buổi đào tạo để dạy “hou-ren-sou” (báo cáo – liên lạc – trao đổi) kiểu Nhật, nhưng cái cảm thức nằm ở gốc rễ thì không dễ gì thay đổi, mà cũng không phải là thứ nên thay đổi. Đây không phải là chuyện bên nào đúng bên nào sai.
Vậy nên, thay vì thay đổi “con người”, hãy lấp khoảng cách bằng “cơ chế”
Đây chính là điểm mấu chốt. Cố gắng lấp chỗ lệch pha bằng cách quở trách hay đào tạo thì thường chỉ làm cả hai bên hao mòn. Hãy đổi cách nghĩ. Thôi đừng phụ thuộc vào việc “được người ta báo cáo” nữa, mà hãy tạo ra trạng thái “không có báo cáo vẫn thấy được tình hình”.
- Việc dây chuyền đang chạy hay đang dừng, không cần chờ báo cáo mà thấy được ngay theo thời gian thực
- Ngay khoảnh khắc xảy ra bất thường, cảnh báo tự bật lên mà không cần qua phán đoán của con người
- Không phải “liệu có ai báo lên không”, mà là “cơ chế sẽ cho mình biết”
Làm như vậy thì không cần phải “trách” ai cả. Mỗi nhân viên cứ phát huy năng lực theo cách của riêng mình. Còn việc phát hiện vấn đề thì để cơ chế lo. Chỗ lệch pha vẫn cứ để nguyên như vậy, chỉ riêng khoảng cách là được lấp đầy.
Đừng làm lớn. Hãy tạo cái “thấy được” theo cách nhỏ
Nếu cứ nghĩ “vậy thì làm trọn bộ một hệ thống trực quan hóa luôn”, thì báo giá sẽ là vài chục nghìn đến vài trăm nghìn baht, tờ trình phải qua trụ sở chính duyệt, triển khai mất nửa năm. Và thế là mọi chuyện đứng khựng lại ở đó.
Nhưng liệu có thật sự cần “tất cả” hay không? Trước tiên, chỉ cần làm cho “đúng một điểm đang không thấy được và gây khó nhất” trở nên thấy được theo cách nhỏ thôi. Ví dụ, chỉ giám sát hoạt động của một thiết bị (cấu hình tối thiểu, chỉ gồm cảm biến và màn hình hiển thị), thì có thể bắt đầu từ quy mô vài chục nghìn baht. Khi một điểm trở nên thấy được, không khí ở hiện trường sẽ đổi khác, và mình cũng dần biết được tiếp theo nên nhìn vào đâu.
Tổng kết: Sự lệch pha hoàn toàn có thể lấp được bằng cơ chế
Sự khác biệt trong cách triển khai công việc giữa người Nhật và người Thái không phải là chuyện hơn thua. Thay vì cố thay đổi nó, hãy thấu hiểu rồi bắc một cây cầu bằng cơ chế. Tôi tin rằng đó chính là con đường ngắn nhất để DX (chuyển đổi số) thành công ở hiện trường tại Thái Lan.
Ở hiện trường của quý công ty, đâu là “đúng một điểm đang không thấy được và gây khó nhất”? — Nếu được, hãy để chúng tôi bắt đầu từ việc cùng nhau đi một vòng quanh hiện trường với quý vị.
