ระบบจัดการสต็อกแบบสั่งทำพิเศษที่เข้ากับหน้างานจริง ช่วยลดการส่งสินค้าผิดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ก่อนนำระบบมาใช้ พนักงานต้องนับจำนวนสินค้าเองและบันทึกข้อมูลลงบนเอกสารหรือไวท์บอร์ด วิธีนี้อาจเพียงพอในช่วงที่จำนวนสินค้ายังไม่มาก แต่เมื่อรายการสินค้าเพิ่มขึ้น ความเสี่ยงจาก human error ก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

บางครั้งข้อมูลในบันทึกไม่ตรงกับสต็อกจริง ทำให้เข้าใจว่ายังมีสินค้าอยู่ ทั้งที่สินค้านั้นไม่เพียงพอ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงในการหยิบหรือส่งสินค้าผิดรุ่นให้ลูกค้า บริษัทจึงต้องการระบบที่สามารถมองเห็นสถานะสต็อกแบบ real time และช่วยให้การวางแผนการผลิตและการจัดส่งมีความแม่นยำมากขึ้น

ในช่วงแรก บริษัทได้พิจารณาซอฟต์แวร์จัดการสต็อกแบบสำเร็จรูป แต่พบว่ามีต้นทุนสูง และที่สำคัญคือหน้างานต้องปรับกระบวนการทำงานให้เข้ากับข้อจำกัดของซอฟต์แวร์

PEGASUS แตกต่างออกไป เพราะ TOMAS TECH สามารถออกแบบและปรับแต่งระบบให้ตรงกับ flow การทำงานของบริษัทได้ ทีมงานได้สอบถามรายละเอียดการทำงานจริง รับฟังความต้องการ และปรับระบบหลายครั้งจนได้ฟังก์ชันที่จำเป็นต่อการใช้งานจริง อีกทั้งยังสามารถใช้รูปแบบ Excel ที่พนักงานคุ้นเคยอยู่แล้วภายในระบบได้ ทำให้พนักงานหน้างานเริ่มใช้งานได้ง่ายขึ้น

PEGASUS สามารถจัดการการไหลของสินค้าได้ตั้งแต่รับเข้า ควบคุมสต็อก ไปจนถึงการจ่ายออก สำหรับ Sanko Mold and Plastics (Thailand) ระบบถูกออกแบบให้รองรับการทำงานหลักดังนี้

1. การควบคุมจุดสั่งซื้อ เพื่อป้องกันสต็อกเกินและสต็อกขาด
2. การจัดการตำแหน่งจัดเก็บสินค้า เพื่อสนับสนุนการทำ FIFO
3. การใช้ handheld terminal ในขั้นตอนรับเข้าและจ่ายออก
4. การติด QR code บน KANBAN เพื่อควบคุมตำแหน่งสินค้าอย่างถูกต้อง

โดยปกติบริษัทตั้งเป้าถือสต็อกไว้ประมาณ 5 วัน ระบบ PEGASUS จึงคำนวณจุดสั่งซื้อจาก PO แยกตามลูกค้าและสินค้า แล้วหารด้วยจำนวนวันทำงาน เมื่อสต็อกต่ำกว่า 5 วัน ระบบจะแสดงแจ้งเตือนสีส้ม และเมื่อต่ำกว่า 3 วันจะแสดงแจ้งเตือนสีแดง

ในขั้นตอนการจ่ายออก ระบบจะแสดงว่าวันนั้นต้องส่งสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร และสินค้านั้นอยู่ที่ตำแหน่งใดในคลังสินค้า พนักงานสามารถไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องตามข้อมูลบนหน้าจอ และตรวจสอบด้วย QR code หรือ handheld terminal ได้ทันที

ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดคือความผิดพลาดในการส่งสินค้าผิดลดลงอย่างมาก ข้อมูลจำนวนสต็อกและตำแหน่งสินค้าถูกมองเห็นได้ง่ายขึ้น ทำให้งานสั่งซื้อ การวางแผนการผลิต และงานคลังสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานหน้างานยังให้การตอบรับที่ดี เพราะขั้นตอนการทำงานในแต่ละวันชัดเจนและทำตามได้ง่ายขึ้น

ในอนาคต บริษัทมีแผนขยายขอบเขตจากการจัดการสต็อกสินค้าสำเร็จรูป ไปสู่การจัดการวัตถุดิบและงานระหว่างกระบวนการผลิต เพื่อลดความเสี่ยงของสต็อกขาดและรักษาระดับสต็อกให้เหมาะสม

นอกจากนี้ยังมีการพิจารณานำระบบจัดการสต็อกวัตถุดิบและชิ้นส่วนไปใช้ในโรงงานที่ประเทศเวียดนามด้วย ปัจจุบันบริษัทมีรายการสินค้าประมาณ 300 รายการ และมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นตามจำนวนลูกค้าใหม่

“Simple is best ระบบที่ดีต้องเป็นระบบที่ทุกคนใช้งานได้ง่าย รวดเร็ว และใช้งานต่อเนื่องได้จริง เราขอขอบคุณ TOMAS TECH ที่ให้การสนับสนุนอย่างยืดหยุ่น รวมถึงการปรับแก้โปรแกรมหลังเริ่มใช้งาน เราต้องการพัฒนาระบบต่อไปพร้อมกับการใช้งานจริง เพื่อให้ทุกคนในหน้างานสามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ”