การจัดการสต็อกแบบ Realtime และเพิ่มประสิทธิภาพหน้างาน ด้วยการนำ “PEGASUS” มาปรับใช้

Minebea AccessSolutions Thai Ltd.

เราได้มีการพูดคุยกับคุณฮิโรยะ โมริคาวะ กรรมการผู้จัดการบริษัท
Minebea AccessSolutions Thai Ltd. ถึงที่มาและผลลัพธ์
จากการนำระบบ PEGASUS เข้ามาใช้งาน

“หลังจากนำ PEGASUS เข้ามาใช้ ทำให้ยอดสต็อกในระบบกับสต็อกจริงตรงกันมากขึ้นอย่างแม่นยำ ส่งผลให้ความเที่ยงตรงในการบริหารจัดการสต็อกดีขึ้นอย่างชัดเจน อีกทั้งการ Inbound / Outbound ถูกเปลี่ยนมาเป็นการสแกนด้วย Handy Terminal แล้วเชื่อมต่อข้อมูลเข้ากับระบบบริหารการผลิตโดยอัตโนมัติ
ทำให้ไม่ต้องกรอกข้อมูลด้วยมืออีกต่อไป และสามารถลดจำนวน
กำลังคนลงได้ 2 คน”

— คุณโมริคาวะ（Minebea AccessSolutions Thai Ltd.）

▲จากทางซ้าย: คุณโมริคาวะ จาก Minebea AccessSolutions Thai และ โนซากิ จาก Tomas Tech

เกี่ยวกับบริษัท Minebea AccessSolutions Thai Ltd.

ขอบเขตการนำไปใช้งานและสถานการณ์จริงในหน้างาน

สถานการณ์จริงในหน้างาน

• ใช้งานระบบที่คลังจัดซื้อในการบริหารจัดการ inbound / stock / outbound แบบรวมศูนย์ โดยอาศัยการสแกน QR Code เป็นหลัก
• เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบแกนกลาง (AS400) ทำให้ข้อมูลกำหนดการรับเข้า และประวัติการเบิกจ่ายได้ ทั้งยังสามารถแชร์แบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย
• ออกและติดฉลากสต็อกในรูปแบบเดียวกันสำหรับทุกรายการสินค้า ช่วยแก้ปัญหาความแตกต่างของรูปแบบฉลาก
• วางระบบการทำงานให้ทั้งพนักงานหน้างานชาวไทยและชาวญี่ปุ่นสามารถใช้งานระบบเดียวกันได้อย่างราบรื่น

โจทย์และปัญหาก่อนนำระบบเข้ามาใช้

• ฉลากสต็อกแต่ละรายการมีรูปแบบต่างกันไปตามซัพพลายเออร์หรือผู้รับผิดชอบ ยังไม่มีเกณฑ์การจัดทำฉลากที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
• มีการจัดการสต็อกด้วย Excel และการกรอกข้อมูลด้วยมือ ทำให้การบันทึก การสรุปยอด และการดูสถานะสต็อกแบบเรียลไทม์ทำได้ยาก
• การทำงานพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่งมากเกินไป ข้อมูลว่า “ใครถือของอะไรไว้ที่ไหน” กลายเป็นความรู้ที่ผูกติดอยู่กับตัวบุคคล
• ช่วงโควิดที่มีการจำกัดการเข้าทำงาน หากพนักงานหน้างานไม่สามารถเข้าบริษัทได้ จะไม่สามารถตรวจสอบตำแหน่งสต็อกได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้การดำเนินงานสะดุดและเกิดความล่าช้า

ผลลัพธ์จากการนำระบบเข้ามาใช้

• ข้อมูลสต็อกในระบบกับจำนวนสต็อกจริงตรงกันมากขึ้นอย่างแม่นยำ ลดความคลาดเคลื่อนของสต็อกหน้างานลงจนแทบไม่เหลือ
• งาน inbound / outbound ถูกเปลี่ยนมาเป็นการสแกนทั้งหมด ไม่ต้องกรอกข้อมูลด้วยมือ ทำให้สามารถลดจำนวนพนักงานคลังลงได้ 2 ตำแหน่ง
• การกำหนดรูปแบบฉลากให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ช่วยลดความสับสนระหว่างซัพพลายเออร์และผู้รับผิดชอบแต่ละคน
• การมองเห็นสต็อกแบบเรียลไทม์ทำให้ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายผลิตสามารถอ้างอิงตัวเลขเดียวกันได้ ช่วยให้การประสานงานระหว่างหน่วยงานราบรื่นและแข็งแรงมากขึ้น

เป้าหมายและที่มาของการนำระบบเข้ามาใช้

จุดประสงค์หลักในการนำระบบเข้ามาใช้คืออะไร

“ถ้าไม่มีคนรับผิดชอบคนเดิมอยู่ ก็ไม่มีใครรู้เลยว่าอะไหล่ถูกเก็บไว้ที่ไหน เราเลยตัดสินใจใช้โอกาสนี้ เปลี่ยนมาสู่ ‘การจัดการสต็อกที่ใครก็เข้าใจได้’ ให้ได้”

ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและซัพพลายเชน รวมถึงความเสี่ยงที่การจัดหาอะไหล่อาจเกิดการชะงักหรือล่าช้า ทำให้แนวคิดที่ว่า “อยากให้สต็อกมองเห็นได้อย่างชัดเจน และอยากมีระบบที่ใครก็สามารถใช้งานได้” กลายเป็นโจทย์สำคัญที่ต้องเร่งแก้ไข — คุณโมริคาวะ (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

เหตุใดรูปแบบการทำงานเดิมจึงไม่สามารถรองรับความต้องการได้

ด้วยวิธีการเดิมที่ใช้ Excel ร่วมกับการกรอกข้อมูลด้วยมือ ทำให้ปัญหาอย่างเช่น การกรอกข้อมูลผิดพลาด ความล่าช้าในการสรุปยอด และการไม่สามารถเห็นสถานะสต็อกแบบเรียลไทม์ กลายเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฉลากสต็อกไม่มีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน แต่ละหน้างานหรือแต่ละซัพพลายเออร์ต่างก็ใช้รูปแบบของตัวเอง ส่งผลให้การทำงานยิ่งผูกติดอยู่กับตัวบุคคล และสภาพการทำงานมีลักษณะแบบ “Black Box” ซึ่งมองเห็นภาพรวมได้ยาก

“บางครั้งเราก็ใช้ฉลากที่ซัพพลายเออร์ออกให้ บางครั้งก็ใช้ฉลากที่บริษัทออกเอง รูปแบบเลยไม่เหมือนกันเลย การกรอกจำนวนก็ทำด้วยมือทั้งหมด ข้อมูลสต็อกเลยมีแต่คนรับผิดชอบเท่านั้นที่รู้” — คุณโมริคาวะ (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

จากสถานการณ์เช่นนี้ ทำให้บริษัทตัดสินใจว่า การยกระดับสู่ระบบที่รองรับการทำงานแบบเป็นมาตรฐานเดียวกัน และลดการพึ่งพาบุคคล เป็นสิ่งจำเป็น จึงเลือกใช้ระบบ PEGASUS ของ Tomas Tech เป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหา

ที่มาและเหตุผลในการเลือกใช้ระบบ

เหตุใดจึงเลือก Tomas Tech / PEGASUS?

“ตอนดูเว็บไซต์ครั้งแรกก็รู้สึกเลยว่า ‘บริษัทนี้น่าจะมองจากมุมมองของผู้ใช้จริง’ พอวันเข้ามาดูงานครั้งแรก ก็ยังเตรียมหมวกเซฟตี้มาเพื่อจะลงพื้นที่หน้างานด้วยตัวเอง ทำให้เรารู้สึกเชื่อมั่นในท่าทีและวิธีการทำงานของเขามากครับ” — คุณโมริคาวะ (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

จากการเปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายราย สิ่งที่ทำให้ตัดสินใจเลือก Tomas Tech คือ วิธีการทำงานที่ “ลงไปคลุกกับหน้างานจริง” รับฟังความคิดเห็นของพนักงานหน้างานอย่างใกล้ชิด แล้วนำมาปรับแต่งระบบ (Customize) ให้เหมาะกับการใช้งาน พร้อมทั้งให้การสนับสนุนแบบเดินเคียงข้างไปด้วยกัน ไม่ใช่แค่ติดตั้งระบบแล้วจบ
นอกจากนี้ ประสบการณ์ในการเชื่อมต่อระบบกับ AS400 รวมถึงการรองรับการทำงานหลายภาษา (ทั้งพนักงานญี่ปุ่นและพนักงานไทยใช้งานร่วมกัน) ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยตอกย้ำการตัดสินใจเลือก PEGASUS ของ Tomas Tech ในครั้งนี้

กระบวนการนำระบบเข้ามาใช้ (ภาพรวม)

• เฟสเตรียมความพร้อม: ลงพื้นที่สัมภาษณ์หน้างาน จัดระเบียบรูปแบบฉลากสต็อก และสรุปเงื่อนไขการเชื่อมต่อกับระบบแกนกลาง AS400
• เฟสพัฒนาและติดตั้งระบบ: ออกแบบวิธีการทำงานแบบสแกนบาร์โค้ดสำหรับ inbound / stock / outbound และวางโครงสร้างการออกฉลาก (Label Issuance) ให้รองรับการใช้งานจริง
• เฟสทดสอบและเริ่มใช้งานจริง: ทดลองใช้งานแบบค่อยเป็นค่อยไปที่โรงงานในประเทศไทยเป็นระยะเวลาประมาณ 6 เดือน ก่อนปรับเข้าสู่การใช้งานจริงเต็มรูปแบบ
• เฟสทำให้การใช้งานมั่นคงต่อเนื่อง: จัดอบรมพนักงานหน้างาน จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานร่วมกันทั้งภาคภาษาไทยและภาษาญี่ปุ่น พร้อมทั้งมีการทบทวนและรีวิวการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ

“สิ่งที่ขอไปจากหน้างาน เช่น การแสดงรูปภาพบนฉลาก หรือการกำชับให้ทำงานแบบเข้มงวดตามหลัก First-In First-Out (FIFO) ก็ถูกนำไปปรับใช้ในระบบตามที่เราต้องการเลยครับ” — คุณโมริคาวะ (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

“เราออกแบบให้สามารถลงทะเบียนสต็อกและทำรายการเบิกจ่ายได้ผ่านการสแกนบาร์โค้ดเป็นหลัก โดยจุดสำคัญคือการเชื่อมต่อการทำงานร่วมกับระบบแกนกลาง AS400 ที่ทาง Minebea AccessSolutions Thai ใช้อยู่เดิม” — โนซากิ (Tomas Tech)

ผลลัพธ์จากการนำระบบเข้ามาใช้ (เชิงลึก)

ผลลัพธ์เชิงปริมาณ

• เปลี่ยนจากการกรอกข้อมูลด้วยมือมาเป็นการสแกน ช่วยลดเวลาทำงานลงได้อย่างมาก (เทียบเท่ากับการลดงานกรอกข้อมูลลงประมาณ 80%)
• สามารถลดจำนวนพนักงานประจำคลังลงได้ 2 ตำแหน่ง ส่งผลให้ต้นทุนค่าจ้างประจำลดลง
• ความแม่นยำของสต็อก: ยอดสต็อกจริงกับยอดสต็อกในระบบตรงกันแทบ 100% ไม่เกิดความคลาดเคลื่อนของสต็อกหน้างาน

ผลลัพธ์เชิงคุณภาพ

• สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกฝ่าย “พูดคุยกันบนตัวเลขชุดเดียวกัน” ได้จริง ทำให้การประสานงานระหว่างฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายผลิตข้ามกำแพงของแต่ละแผนกได้ดีขึ้น
• การจัดการสต็อกจากเดิมที่พึ่งพาตัวบุคคล เปลี่ยนมาเป็นรูปแบบการทำงานที่ยึดตามกระบวนการขององค์กร ทำให้แม้ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบหลักไม่อยู่ ก็ยังสามารถตรวจสอบตำแหน่งและสถานะสต็อกได้
• การทำระบบให้เป็นดิจิทัลกลายเป็นจุดเริ่มต้นของ “การเปลี่ยนมุมมองของคนหน้างาน” ทำให้วัฒนธรรมการทำงานแบบ “ตัดสินใจจากข้อมูลจริง” เริ่มหยั่งรากในองค์กร

“ความแม่นยำของข้อมูลสต็อกดีขึ้นอย่างชัดเจน ปัญหากรอกข้อมูลผิดก็หายไป ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยให้เราใช้จำนวนคนทำงานน้อยลงได้ด้วยครับ” — คุณโมริคาวะ (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

แนวทางในอนาคต

หลังจากเริ่มปรับปรุงการจัดการสต็อกที่คลังจัดซื้อแล้ว Minebea AccessSolutions Thai Ltd. มีแผนจะขยายมุมมองไปจนถึงการบริหาร “สต็อกระหว่างกระบวนการผลิต” และวาง PEGASUS ให้เป็นระบบศูนย์กลางของโครงสร้างการจัดการสต็อกในระดับทั้งบริษัท

“ตอนนี้เรากำลังเดินหน้าขยายการใช้งาน PEGASUS จากคลังจัดซื้อไปสู่การจัดการสต็อกระหว่างกระบวนการผลิตด้วย เป้าหมายในอนาคต คือการสร้างระบบที่สามารถบริหารสต็อกทั้งหมดในโรงงานได้แบบรวมศูนย์ด้วยแพลตฟอร์มเดียว” — คุณโมริคาวะ (Minebea AccessSolutions Thai Ltd.)

ต่อจากนี้ คาดหวังได้ว่าผลลัพธ์จะไม่เพียงจำกัดอยู่แค่การลดสต็อกเท่านั้น แต่ยังจะช่วยให้สามารถปรับให้ปริมาณสต็อก วัสดุบรรจุภัณฑ์ และต้นทุนการขนส่งอยู่ในระดับที่เหมาะสมมากขึ้น รวมถึงต่อยอดไปสู่การปรับปรุงซัพพลายเชนในภาพรวมในระดับโกลบอลอีกด้วย

ข้อความจากทีมผู้รับผิดชอบโครงการ

Tomas Tech Nozaki (โนซากิ)：

“ทางทีมญี่ปุ่นและทีมไทยของ Minebea AccessSolutions Thai ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดและช่วยกันผลักดันให้การนำระบบเข้าเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว จุดที่เราได้ฟังเสียงจากหน้างานแล้วนำมาปรับปรุงระบบร่วมกันเรื่อย ๆ นี่เอง ที่เป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จในครั้งนี้ครับ”

สรุป

การนำระบบครั้งนี้ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนระบบใหม่เท่านั้น แต่เป็นการยกระดับการจัดการสต็อกให้กลายเป็น “ข้อมูลที่ใครก็ได้”, “เมื่อไรก็ตาม” และ “ตรวจสอบได้อย่างถูกต้องแม่นยำ”
การหลุดพ้นจากรูปแบบการทำงานที่ผูกติดอยู่กับตัวบุคคล และการสร้างฐานข้อมูลสต็อกแบบมองเห็นได้แบบเรียลไทม์ ช่วยวางรากฐานสำคัญในการเสริมความแข็งแกร่งให้กับโครงสร้างการผลิตและการจัดซื้อในระยะต่อไป