ในวันที่ลูกค้าเข้ามาตรวจประเมินโรงงาน ผู้ตรวจประเมินเอ่ยขึ้นว่า “ขอดูบันทึกการผลิตของล็อตนี้หน่อยครับ” แล้วทีมงานต้องวิ่งไปห้องเก็บเอกสาร คุณเคยเจอสถานการณ์แบบนี้หรือไม่ บันทึกมีอยู่จริง ไม่ได้หายไปไหน แต่กว่าจะพลิกแฟ้มเจอ กว่าจะเปิดไฟล์ Excel ในโฟลเดอร์ที่แชร์กันไว้ กว่าจะโทรตามผู้รับผิดชอบที่อยู่หน้าไลน์ เวลาก็ผ่านไปหลายสิบนาที
เมื่อการตรวจประเมินจากลูกค้าแตะเรื่อง traceability สิ่งที่ถูกมองไม่ได้มีแค่ว่ามีบันทึกหรือไม่มี แต่คือ เมื่อถูกถาม ณ วินาทีนั้น หยิบออกมาได้หรือไม่ ความเร็วในการหยิบบันทึกถูกอ่านเป็นภาพสะท้อนของสภาพการควบคุมจริงในโรงงาน
บทความนี้เรียบเรียงตั้งแต่เนื้อหาของบันทึกที่ IATF 16949 เข้าไปตรวจ การออกแบบบันทึกคุณภาพอิเล็กทรอนิกส์ การวางระบบสอบกลับภายใน ไปจนถึงแนวปฏิบัติในวันตรวจจริง โดยเขียนจากมุมของโรงงานในประเทศไทยที่ต้องรับการตรวจจากหลายฝ่ายในแต่ละปี
ทำไมสถานการณ์ “หยิบบันทึกไม่ได้” จึงเกิดขึ้นในการตรวจประเมินจากลูกค้า
ไม่ใช่ว่าไม่มีบันทึก แต่หาไม่เจอ
โรงงานส่วนใหญ่ที่โดนออก finding เรื่องบันทึกในการตรวจประเมินจากลูกค้า ไม่ได้เป็นโรงงานที่ละเลยการบันทึก ใบรายงานประจำวันของหน้างานก็เขียน ผลการตรวจสอบคุณภาพก็มี ใบเช็กลิสต์การบำรุงรักษาเครื่องจักรก็ลงครบ พนักงานหน้างานทำงานกันอย่างจริงจัง
แต่สาเหตุที่บันทึกเหล่านั้นไม่ปรากฏออกมาในห้องตรวจประเมิน คือบันทึกไม่ได้ถูกจัดเก็บในรูปแบบที่ ผูกกับผลิตภัณฑ์ชิ้นใดชิ้นหนึ่งโดยเฉพาะ
สมมติผู้ตรวจประเมินเปิดประเด็นว่า “ขอดูสินค้ารหัสนี้ ล็อตนี้ ที่ส่งมอบไปวันที่ 12 มิถุนายน” สิ่งที่ต้องใช้ตอบคือ สภาวะการฉีดขึ้นรูปของล็อตนั้น ล็อตของวัตถุดิบที่ใช้ ผลการตรวจเช็กเครื่องจักรของวันนั้น ชื่อผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบ ผลตัดสินผ่านหรือไม่ผ่านของการตรวจสอบ และหากมีการตรวจซ้ำก็ต้องมีผลตัดสินของการตรวจซ้ำด้วย
แต่หน่วยการจัดเก็บฝั่งโรงงานกลับเป็น ใบรายงานประจำวันแยกตามวันที่ ใบเช็กลิสต์แยกตามเครื่องจักร บันทึกการตรวจรับที่อยู่กับฝ่ายจัดซื้อ และบันทึกการตรวจสอบก่อนส่งมอบที่อยู่กับฝ่ายประกันคุณภาพ กระจายกันไปตามแผนกและตามชนิดเอกสาร
การร้อยเรียงข้อมูลข้ามเอกสารทั้งหมดโดยยึดผลิตภัณฑ์หนึ่งชิ้นเป็นแกน จึงต้องมาลงมือทำกันด้วยแรงคนในห้องตรวจประเมิน นี่คือหน้าตาที่แท้จริงของคำว่า “หยิบไม่ได้”
กระดาษ Excel และระบบงานปะปนกันอยู่
เหตุผลเชิงโครงสร้างอีกข้อคือสื่อที่ใช้เก็บบันทึกปะปนกันหลายชนิด แบบฟอร์มหน้างานเป็นกระดาษ การสรุปยอดอยู่ใน Excel การสั่งซื้อและสต็อกอยู่ในระบบหลัก ส่วนข้อมูลเครื่องจักรอยู่ในซอฟต์แวร์ของผู้ผลิตเครื่อง แต่ละอย่างทำงานได้ดีในตัวเอง ปัญหาคือไม่มีกุญแจที่ใช้อ้างอิงข้ามกันได้
ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือ ใบรายงานที่เป็นกระดาษมีการเขียนหมายเลขล็อตไว้ แต่ตารางสรุปผลการตรวจสอบใน Excel มีแค่วันที่กับรหัสสินค้า พอจะเชื่อมสองอย่างเข้าหากันก็เชื่อมไม่ได้
รายงานจากต่างประเทศก็ชี้ในทิศทางเดียวกันว่า องค์กรที่ยังพึ่งพากระดาษ Excel และระบบที่แยกกันเป็นไซโล มีแนวโน้มจะลำบากในการนำเสนอ traceability ในระดับที่ถูกร้องขอ ประเด็นไม่ได้อยู่ที่การมีสื่อหลายชนิดเป็นเรื่องผิด แต่อยู่ที่ ไม่มีการออกแบบคีย์ร่วมสำหรับไล่ตามผลิตภัณฑ์เดียวกันข้ามสื่อ
ความหมายของบันทึกมีเพียงคนที่เขียนเท่านั้นที่รู้
เหตุผลข้อที่สามคือการผูกติดกับตัวบุคคล บันทึกลายมือที่จดไว้นอกช่องของแบบฟอร์ม อักษรย่อที่คิดกันขึ้นมาเองในแผนก และแนวปฏิบัติที่มีแต่ผู้รับผิดชอบเท่านั้นที่รู้ เช่น “ถ้าตัวเลขนี้สูงผิดปกติจะวัดซ้ำอีกรอบ” สิ่งเหล่านี้คือภูมิปัญญาของหน้างานก็จริง แต่ในห้องตรวจประเมินมันกลายเป็นบันทึกที่อธิบายไม่ได้
เมื่อผู้ตรวจประเมินถามว่า “ที่กรอกตรงนี้หมายความว่าอย่างไร” แล้วคนที่เขียนลาออกไปแล้ว หรือชาวญี่ปุ่นที่ประจำการอยู่กลับประเทศไปแล้ว ก็ไม่มีทางตอบได้
ทั้งสามข้อนี้ไม่ใช่ปัญหาเรื่อง “วิธีเขียนบันทึก” แต่มีต้นตอจากการที่ไม่มีกลไกเชื่อมบันทึกเข้าด้วยกันโดยยึดผลิตภัณฑ์เป็นหน่วย พูดอีกอย่างคือมันเป็น โจทย์ของการออกแบบ traceability
Traceability คืออะไร
ครอบคลุมทั้งการตามไปข้างหน้าและการย้อนกลับ
Traceability หมายถึงสภาพที่สามารถไล่ตามได้ด้วยบันทึกว่า ผลิตภัณฑ์ถูกผลิตขึ้นเมื่อไร ที่ไหน ด้วยวัตถุดิบและสภาวะแบบใด และส่งต่อไปที่ใด ทิศทางของการไล่ตามมีสองทาง
ทางหนึ่งคือการตามไปข้างหน้า คือไล่จากวัตถุดิบไปยังผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปและปลายทางที่ส่งมอบไป อีกทางหนึ่งคือการย้อนกลับ คือไล่จากปัญหาที่พบในตลาดหรือที่ลูกค้า ย้อนกลับไปยังสภาวะการผลิตและวัตถุดิบของผลิตภัณฑ์ชิ้นนั้น
ในการตรวจประเมินจากลูกค้า สิ่งที่ถูกถามมักเป็นทั้งสองทิศทาง คำถามแบบย้อนกลับคือ “บันทึกการตรวจรับของเม็ดพลาสติกที่ใช้กับล็อตนี้อยู่ไหน” และคำถามแบบตามไปข้างหน้าคือ “ล็อตวัตถุดิบที่รับเข้ามาล็อตนั้น ถูกใช้ผลิตสินค้าอะไรและส่งมอบออกไปแล้วเท่าไร” โรงงานที่จัดเตรียมไว้เพียงทิศทางเดียว มักจะไปติดขัดในช่วงครึ่งหลังของการตรวจประเมินเสมอ
Traceability ภายในกับ traceability ภายนอก
Traceability ยังแบ่งตามขอบเขตได้อีกด้วย traceability ภายในหมายถึงการไล่ตามและย้อนกลับภายในกระบวนการของบริษัทเอง ตั้งแต่วัตถุดิบเข้าโรงงานจนออกไปเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ส่วน traceability ภายนอกหมายถึงความเชื่อมโยงข้ามองค์กร คือจากซัพพลายเออร์มายังบริษัทเรา และจากบริษัทเราไปยังลูกค้า
สองอย่างนี้ต่อเนื่องกัน และ traceability ภายนอกจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อ traceability ภายในของแต่ละบริษัทตั้งอยู่ได้แล้วเท่านั้น ถ้าในโรงงานของเราเองยังไม่รู้ว่าล็อตวัตถุดิบไหนกลายเป็นผลิตภัณฑ์ตัวใด เราก็ไม่มีแม้แต่ข้อมูลตั้งต้นที่จะไปสอบถามซัพพลายเออร์ต้นน้ำ
ดังนั้นเมื่อการตรวจประเมินจากลูกค้าเรียกหาหลักฐานของ traceability ภายนอก สิ่งที่ถูกมองจริงๆ คือความสมบูรณ์ของ traceability ภายในของเราเอง
สำหรับภาพรวมและลำดับขั้นของการนำระบบมาใช้ตั้งแต่การออกแบบกระบวนการจนถึงการทำให้การใช้งานอยู่ตัว สามารถอ่านได้ที่ คู่มือการนำระบบ traceability มาใช้ในโรงงาน ส่วนบทความนี้จะเจาะลงไปเฉพาะฉากของการตรวจประเมินจากลูกค้าเท่านั้น
6 หมวดบันทึกที่ถูกตรวจในการ audit ตาม IATF 16949
หากเป็นซัพพลายเออร์ชิ้นส่วนยานยนต์ พื้นฐานที่รองรับการตรวจประเมินจากลูกค้าคือ IATF 16949 และข้อกำหนดเรื่อง traceability ที่จะกล่าวถึงต่อไป คือ IATF 16949 8.5.2.1 มาตรฐานฉบับนี้ใช้ ISO 9001 เป็นฐานแล้วเพิ่มข้อกำหนดเฉพาะของอุตสาหกรรมยานยนต์เข้าไป โดยมีข้อกำหนดราว 280 รายการ ซึ่งถือว่ามีปริมาณราวสองเท่าเมื่อเทียบกับ ISO 9001 และในส่วนที่เพิ่มเข้ามานั้นให้น้ำหนักกับความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ การบริหารความเสี่ยง และ traceability
บันทึกที่ถูกตรวจสอบในการ audit สามารถจัดกลุ่มใหญ่ได้เป็น 6 หมวด
| ลำดับ | หมวดบันทึก | บันทึกที่ถูกตรวจอย่างเป็นรูปธรรม |
|---|---|---|
| 1 | เอกสารระบบ QMS | ระเบียบปฏิบัติ คู่มือขั้นตอน คำสั่งงาน และรูปแบบของแบบฟอร์ม |
| 2 | บันทึกการปฏิบัติจริง | ร่องรอยหลักฐานที่ถูกบันทึกลงในแบบฟอร์มจริง |
| 3 | บันทึกการตรวจประเมิน | การตรวจประเมินภายใน การตรวจกระบวนการ การตรวจผลิตภัณฑ์ และประสิทธิผลของการแก้ไข |
| 4 | สิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการแก้ไข | บันทึกความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การปฏิบัติการแก้ไข และการบริหารการเปลี่ยนแปลง |
| 5 | ความพึงพอใจของลูกค้า | การรับรู้ความพึงพอใจของลูกค้าและการรับข้อมูลป้อนกลับ |
| 6 | การทวนสอบกระบวนการ | FMEA และ PPAP |
สิ่งที่สังเกตได้จาก 6 หมวดนี้คือ หมวดที่ 1 เอกสารระบบ QMS กับหมวดที่ 2 บันทึกการปฏิบัติจริง เป็นคู่กัน การมีคู่มือขั้นตอนกับการมีร่องรอยว่าได้ปฏิบัติตามขั้นตอนนั้นจริง เป็นคนละเรื่องกัน และผู้ตรวจประเมินจะดูทั้งสองอย่าง
ในทำนองเดียวกัน หมวดที่ 3 กับหมวดที่ 4 ก็เป็นคู่กัน สิ่งที่ถูกถามไม่ใช่แค่ว่าตรวจพบความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ แต่คือสามารถพูดได้หรือไม่ว่าการปฏิบัติการแก้ไขนั้นมีประสิทธิผลจริง
เกณฑ์ที่เรียกว่า “หยิบออกมาได้ใน 30 วินาที”
สิ่งที่ถูกให้น้ำหนักในการ audit นอกจากความครบถ้วนของบันทึกแล้ว ก็คือหยิบออกมาได้ทันทีหรือไม่ ในทางปฏิบัติมีการใช้เกณฑ์คร่าวๆ ว่า หยิบออกมาได้ภายใน 30 วินาที
ตัวเลข 30 วินาทีนี้ไม่ได้แปลว่าให้ไปแข่งกันวิ่งขนเอกสารให้เร็ว สภาพที่หยิบได้ใน 30 วินาที หมายถึงสภาพที่ตำแหน่งจัดเก็บของบันทึกถูกจัดระบบไว้แล้ว มีดัชนีที่เข้าถึงบันทึกได้แบบหนึ่งต่อหนึ่งจากผลิตภัณฑ์หรือจากวันที่ และคนที่ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบโดยตรงก็ยังใช้งานได้
พูดกลับกัน โรงงานที่ต้องใช้เวลาค้นหา 30 นาที มักเป็นเพราะดัชนีของบันทึกอยู่ในความทรงจำของบุคคลเท่านั้น และผู้ตรวจประเมินก็มองตรงจุดนี้
อนึ่ง กรณีที่ทำบันทึกให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ จะมีข้อกำหนดว่าต้องมี timestamp กำกับ และต้องมีฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง สภาพที่เพียงแค่วางไฟล์ Excel ไว้ในโฟลเดอร์ที่แชร์กัน ไม่ผ่านข้อกำหนดนี้ เพราะไม่มีทางรู้ว่าใครแก้ไขเมื่อไร หากกำลังพิจารณาเรื่องการทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ขอให้ตรวจสอบสองประเด็นนี้เป็นอันดับแรก
ภาพด้านบนแสดงให้เห็นว่างานปฏิบัติสามเรื่องที่จะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป คือการชี้บ่ง การกักกัน และเวลาตอบสนอง วางตัวอยู่ตรงไหนบนกระแสการไหลของของจริงในหน้างาน จากนี้เราจะไปดูว่า IATF 16949 เรียกร้องอะไรอย่างเป็นรูปธรรมเกี่ยวกับ traceability
ข้อ 8.5.2.1 ของ IATF 16949 เรียกร้องการชี้บ่งและ traceability อย่างไร
ผลิตภัณฑ์ที่ข้อกำหนดนี้ครอบคลุม
ข้อ 8.5.2.1 ของ IATF 16949 อยู่ในหัวข้อการชี้บ่งและการสอบกลับได้ ในส่วนของข้อกำหนดเสริม โดยเรียกร้องให้จัดทำระบบ traceability ขึ้นมา ผลิตภัณฑ์ที่ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าอยู่ในขอบเขต ได้แก่ ผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้ารับไปแล้ว และผลิตภัณฑ์ที่อาจมีความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดซึ่งเกี่ยวข้องกับคุณภาพหรือความปลอดภัยในตลาด
และสำหรับผลิตภัณฑ์เหล่านั้น มีข้อกำหนดว่าต้องระบุ จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ได้อย่างชัดเจน
การระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด หมายถึงการพูดให้ชัดได้ว่าปัญหาเริ่มจากล็อตไหนและจบที่ล็อตไหน โรงงานที่ทำสิ่งนี้ไม่ได้ ก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากตีขอบเขตที่น่าสงสัยให้กว้างไว้ก่อน ในความเป็นจริง สาเหตุที่ขอบเขตการเรียกคืนบานปลายในสถานการณ์ recall หรือการขอผ่อนผันพิเศษ ส่วนใหญ่ก็มาจากการที่ระบุจุดเริ่มและจุดจบไม่ได้นี่เอง
แนวคิดเรื่องการออกแบบขอบเขตการเรียกคืนและการซ้อมเรียกคืน รวมถึงมุมมองด้านการออกแบบการตรวจรับและการทำ RFP ได้เรียบเรียงไว้ใน บทความเรื่อง traceability สำหรับการรับมือการเรียกคืนสินค้า
แปลง 5 องค์ประกอบให้เป็นงานปฏิบัติจริง
ข้อกำหนดของ 8.5.2.1 เมื่อแปลงเป็นภาษาของงานปฏิบัติ จะได้ออกมาเป็น 5 องค์ประกอบดังนี้
| องค์ประกอบ | เนื้อหาของข้อกำหนด | สิ่งที่ถูกมองที่หน้างาน |
|---|---|---|
| a) | ทำการชี้บ่งของที่ตัดสินว่าผ่าน ของที่ตัดสินว่าไม่ผ่าน และสถานะ ให้ครบถ้วน | ป้ายชี้บ่งหรือแท็กทำให้ทุกคนดูออกหรือไม่ว่าตัดสินผลแล้วหรือยังไม่ตัดสิน |
| b) | กักกันไม่ให้ของที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดปะปนกับของที่เป็นไปตามข้อกำหนด | พื้นที่กักกันแยกทางกายภาพจริงหรือไม่ มีการล็อกหรือกั้นพื้นที่จนย้อนกลับไม่ได้หรือไม่ |
| c)d) | ทวนสอบว่ารองรับเวลาตอบสนองที่ระบุใน SQM ของลูกค้าได้หรือไม่ และเก็บรักษาบันทึกนั้นไว้ | รับรู้ข้อกำหนดเรื่องเวลาตอบสนองหรือไม่ และมีบันทึกที่ยืนยันว่าทำได้ทันจริงหรือไม่ |
| e) | การบริหารด้วยหมายเลขซีเรียลเป็นข้อบังคับเมื่อมีข้อเรียกร้องชัดแจ้งจากลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับ | ตรวจสอบว่ามีข้อเรียกร้องชัดแจ้งหรือไม่ ก่อนเลือกว่าจะบริหารรายชิ้นหรือรายล็อต |
ข้อ a) เรื่องการชี้บ่ง เป็นเรื่องพื้นฐานที่สุดแต่กลับเป็นจุดที่โดนออก finding บ่อยที่สุด ชิ้นงานที่รอตัดสินผลถูกวางไว้ข้างพาเลทของชิ้นงานที่ผ่านแล้วโดยไม่มีป้ายกำกับ ถ้าถูกพบสภาพแบบนี้เข้า ต่อให้บันทึกจะเรียบร้อยแค่ไหน สภาพการควบคุมจริงก็จะถูกตั้งข้อสงสัยทันที
ข้อ b) เรื่องการกักกัน คือวิธีทางกายภาพที่ใช้ค้ำประกันข้อ a) เพียงแค่จัดที่วางของที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดยังไม่พอ สิ่งที่ถูกมองคือวิธีปฏิบัติทำให้ของกลับออกมาจากตรงนั้นไม่ได้หรือไม่ หากเส้นทางการเคลื่อนย้ายเปิดโอกาสให้เกิดอุบัติเหตุแบบ “ของที่วางไว้ชั่วคราว เช้าวันรุ่งขึ้นถูกอีกคนหยิบกลับเข้าไลน์” ก็ยังพูดไม่ได้ว่ามีการกักกัน
เข้าใจตัวเลข “24 ชั่วโมง” ของเวลาตอบสนองอย่างไร
เรื่องเวลาตอบสนองในข้อ c) และ d) มีความเข้าใจผิดแพร่หลายอยู่ จึงขอให้จับประเด็นให้แม่นยำ
IATF 16949 ไม่ได้กำหนดตัวเลข 24 ชั่วโมงเป็นข้อบังคับแบบเหมารวมกับทุกกรณี เวลาตอบสนองเป็นข้อกำหนดที่ระบุอยู่ใน SQM หรือคู่มือคุณภาพสำหรับซัพพลายเออร์ของลูกค้าแต่ละราย และตัวเลข 24 ชั่วโมงเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งที่พบใน SQM เท่านั้น ทั้งความยาวของเวลาและการมีหรือไม่มีข้อกำหนดนี้ ต่างกันไปตามคู่ค้าแต่ละราย
ดังนั้นสิ่งที่ฝ่ายโรงงานต้องทำมี 3 ข้อ
- ตรวจสอบ SQM ของคู่ค้าแต่ละราย ว่ามีการเขียนข้อกำหนดเรื่องเวลาตอบสนองไว้หรือไม่
- หากมีเขียนไว้ ให้ทวนสอบจริงว่าบริษัทเราสามารถนำเสนอขอบเขตของล็อตที่เกี่ยวข้องและบันทึกที่เกี่ยวข้องได้ภายในเวลานั้นหรือไม่
- เก็บบันทึกว่าได้ทวนสอบแล้ว ให้อยู่ในสภาพที่นำเสนอในการตรวจประเมินได้
ข้อที่ 3 คือการเก็บรักษาบันทึกของการทวนสอบ ซึ่งเป็นข้อที่โรงงานจำนวนไม่น้อยตกหล่น สิ่งที่ถูกเรียกหาไม่ใช่คำอธิบายด้วยวาจาว่าน่าจะทำได้ แต่เป็นเอกสารที่บันทึกว่าลองทำจริงแล้วใช้เวลากี่นาที วิธีที่ปฏิบัติได้จริงคือสุ่มเลือกล็อตขึ้นมาหนึ่งล็อตแบบจำลองสถานการณ์ แล้วจับเวลาการรวบรวมชุดบันทึกทั้งหมด และเก็บผลนั้นไว้
ตัดสินใจระหว่างการบริหารรายชิ้นกับรายล็อต
ข้อ e) เป็นรายการที่เชื่อมโยงกับการตัดสินใจลงทุนโดยตรง การบริหารด้วยหมายเลขซีเรียล คือการให้เลขเฉพาะกับชิ้นงานทีละชิ้น ถูกกำหนดว่าเป็นข้อบังคับเมื่อมีข้อเรียกร้องอย่างชัดแจ้งจากลูกค้าหรือจากหน่วยงานกำกับดูแล ซึ่งพลิกกลับได้ว่า หากไม่มีข้อเรียกร้องอย่างชัดแจ้ง ก็รับมือด้วยการบริหารรายล็อตได้
ที่หน้างานมักเกิดความคิดว่า “ถ้าจะเสริม traceability ก็คงต้องไปถึงขั้นบริหารรายชิ้นแบบ one piece flow” แล้วกระโดดไปพิจารณาการลงทุนก้อนใหญ่ทันที แต่ถ้าขยายขอบเขตโดยไม่ตรวจสอบระดับของข้อเรียกร้องก่อน ต้นทุนจะบานปลายทั้งจากอุปกรณ์พิมพ์เลข เครื่องอ่าน และปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น
ลำดับที่สมจริงคือ ตรวจสอบเอกสารข้อเรียกร้องของคู่ค้าก่อน แล้วแยกให้ออกว่ากลุ่มผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่มีข้อเรียกร้องชัดแจ้งเรื่องหมายเลขซีเรียล จากนั้นจัดเป็นขั้นบันได คือทำการบริหารรายชิ้นเฉพาะกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่มีข้อเรียกร้อง ส่วนที่เหลือใช้การบริหารรายล็อต แนวคิดเรื่องขอบเขตการประยุกต์ใช้อย่างเป็นรูปธรรมในงานชิ้นส่วนยานยนต์ ได้อธิบายไว้อย่างละเอียดใน บทความเรื่อง traceability ของชิ้นส่วนยานยนต์กับ IATF 16949
จะสร้างกลไก “หยิบบันทึกออกมาได้ใน 30 วินาที” อย่างไร
เริ่มจากการตัดสินใจว่าคีย์ร่วมคืออะไร
การออกแบบกลไกที่หยิบบันทึกได้ในเวลาสั้น ไม่ได้เริ่มจากการเลือกระบบ แต่เริ่มจากการตัดสินใจว่าจะใช้อะไรเป็นคีย์ร่วมที่ร้อยทะลุบันทึกทั้งหมด ในโรงงานส่วนใหญ่ หมายเลขล็อตการผลิตจะรับบทบาทนี้
เมื่อกำหนดคีย์ร่วมได้แล้ว ให้ทำรายการบันทึกทั้งหมดที่เก็บอยู่ในปัจจุบัน แล้วตรวจสอบทีละรายการว่าบันทึกนั้นมีคีย์ดังกล่าวอยู่หรือไม่ จะพบบันทึกที่ไม่มีคีย์เสมอ เช่น ใบเช็กลิสต์เครื่องจักรมีแค่วันที่กับหมายเลขเครื่อง หรือบันทึกการตรวจรับถูกบริหารด้วยเลขที่ใบส่งของ
งานที่ต้องตัดสินใจว่าจะผูก บันทึกที่ไม่มีคีย์ เหล่านี้เข้ากับคีย์ร่วมได้อย่างไร คือเนื้อหาที่แท้จริงของการออกแบบระบบสอบกลับภายใน
วิธีผูกมีอยู่ 3 แบบ แบบแรกคือเพิ่มช่องกรอกหมายเลขล็อตลงในตัวบันทึกโดยตรง แบบที่สองคือเชื่อมทางอ้อมผ่านวันเวลาและเครื่องจักร เช่น หากมีผลการผลิตระบุว่า ล็อตนี้ไหลผ่านเครื่องหมายเลข 3 ในช่วง 10 โมงถึง 11 โมงของวันที่ 12 มิถุนายน ก็สามารถนำไปรวมกับข้อมูลเครื่องจักรของเครื่องหมายเลข 3 ในช่วงเวลาเดียวกันได้ แบบที่สามคือเชื่อมกับล็อตวัตถุดิบที่รับเข้ามาผ่านผลการเบิกจ่ายวัตถุดิบ
หากพยายามจัดทุกอย่างด้วยวิธีแบบแรกวิธีเดียว ภาระการกรอกข้อมูลของหน้างานจะเพิ่มขึ้นมาก การใช้แบบที่สองและแบบที่สามควบคู่กันไปด้วยจึงเป็นแนวทางที่ปฏิบัติได้จริงกว่า
เริ่มทำบันทึกคุณภาพให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์จากตรงไหน
หากพยายามผลักดันให้บันทึกทุกชนิดกลายเป็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมกันทีเดียว โครงการจะสะดุดตั้งแต่ต้น งานแปลงบันทึกที่เป็นกระดาษและ Excel ที่มีอยู่เดิมให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลามากที่สุดในช่วงต้นของการนำ IATF 16949 มาใช้ ไม่ใช่เพียงเพราะปริมาณมาก แต่เพราะการทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องกำหนดรูปแบบเอกสารและกฎการใช้งานกันใหม่ด้วย
ลำดับที่ควรทำคือเริ่มจากบันทึกที่ถูกถามบ่อยในการตรวจประเมิน และบันทึกที่การผูกคีย์ให้ผลมาก อย่างเป็นรูปธรรมคือ 3 อย่างนี้จะเป็นเป้าหมายแรก ได้แก่ ผลการผลิต ซึ่งระบุว่าเมื่อไร ด้วยเครื่องใด ล็อตไหน โดยใคร บันทึกการตรวจสอบ ซึ่งระบุผลตัดสินและค่าที่วัดได้ และผลการเบิกจ่ายวัตถุดิบ
เมื่อทั้งสามอย่างนี้เป็นอิเล็กทรอนิกส์และเชื่อมกันได้ด้วยหมายเลขล็อต ชุดคำถามที่ถูกถามบ่อยที่สุดในการตรวจประเมิน คือ “สภาวะการผลิต ผลการตรวจสอบ และวัตถุดิบที่ใช้ของล็อตนี้” ก็จะนำเสนอได้ทันที ณ จุดนั้น
ส่วนใบเช็กลิสต์เครื่องจักรและบันทึกการฝึกอบรม ไว้ทำในขั้นถัดไปก็ได้ ไม่ได้หมายความว่าความสำคัญต่ำ แต่หมายความว่าในแง่ของความสามารถตอบสนองทันทีในหน่วยล็อต ลำดับความสำคัญจะลดลงมา
ภาพด้านบนแสดงสภาพที่บันทึกซึ่งเป็นอิเล็กทรอนิกส์แล้วถูกเชื่อมเข้าด้วยกันด้วยหมายเลขล็อต และสามารถเข้าถึงสภาวะการผลิต ผลการตรวจสอบ และล็อตวัตถุดิบได้จากหน้าจอเดียว สิ่งที่จำเป็นในห้องตรวจประเมินคือการมี ประตูทางเข้าเพียงจุดเดียว แบบนี้
กลไกที่ทำให้ระบุสาเหตุของของเสียได้เร็วขึ้น
เมื่อบันทึกเชื่อมถึงกัน ไม่เพียงการรับมือการตรวจประเมินที่เปลี่ยนไป แต่การระบุสาเหตุของของเสียในงานประจำวันก็เปลี่ยนไปด้วย
รายงานจากต่างประเทศในปี 2026 ระบุว่า ระบบบันทึกที่เชื่อมต่อกันช่วยให้การสอบสวนของเสียรวดเร็วขึ้น ช่วยลดขอบเขตของการเรียกคืนให้แคบลง และช่วยพิสูจน์การควบคุมในการตรวจประเมินจากลูกค้าและจากหน่วยงานกำกับ โดยการเชื่อมเหตุการณ์การผลิต การเคลื่อนย้ายวัสดุ การตรวจสอบคุณภาพ การปฏิบัติงานของพนักงาน และข้อมูลเครื่องจักร ให้เป็นบันทึกดิจิทัลชุดเดียว จะนำไปสู่การสอบสวนที่เร็วขึ้น การเรียกคืนที่แม่นยำขึ้น และความมั่นใจด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สูงขึ้น
มุมมองที่แม่นยำกว่าไม่ใช่การไปหาซื้อระบบระบุสาเหตุของเสียมาติดตั้งเพิ่มต่างหาก แต่คือการมองว่า หากการเชื่อมโยงของ traceability ภายในทำได้แล้ว ข้อมูลที่จำเป็นต่อการระบุสาเหตุก็พร้อมอยู่แล้ว
การเปรียบเทียบระหว่างล็อตที่เกิดของเสียกับล็อตที่ไม่เกิด ในแง่ของการกระจายตัวของสภาวะการขึ้นรูป ล็อตวัตถุดิบ ผู้รับผิดชอบ และสถานะของเครื่องจักร จะทำได้ด้วยการกรองข้อมูลหรือต้องทำด้วยการเทียบเอกสารด้วยมือ นี่คือสิ่งที่กำหนดจำนวนวันที่ใช้ในการระบุสาเหตุ
ทำให้ครบข้อกำหนดของบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น กรณีที่ทำบันทึกให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ จะมีข้อกำหนดว่าต้องมี timestamp กำกับ และต้องมีฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขย้อนหลัง ประเด็นสำคัญในการนำไปใช้จริงมี 4 ข้อ
- วันเวลาที่สร้างบันทึกและผู้สร้างบันทึก ต้องถูกใส่ให้อัตโนมัติโดยฝั่งระบบ
- กรณีมีการแก้ไข ต้องมีค่าก่อนแก้ไข ผู้แก้ไข และเหตุผลของการแก้ไข หลงเหลืออยู่เป็นประวัติ
- ต้องลบบันทึกไม่ได้ หรือหากลบได้ การลบก็ต้องถูกบันทึกไว้เป็นประวัติเช่นกัน
- ต้องมีการตั้งค่าสิทธิ์ที่นิยามไว้ว่าใครบันทึกได้ ใครอนุมัติได้ และใครดูได้
ในฉากที่ต้องแสดงบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ตรวจประเมินดู หากเตรียมตัวให้อธิบายได้ก่อนว่า 4 ข้อนี้ถูกค้ำประกันอย่างไร ก่อนที่จะเข้าไปดูเนื้อหาของบันทึก การโต้ตอบจะสั้นลงมาก แนวปฏิบัติที่ดีคือเตรียมเอกสารอธิบายหนึ่งแผ่นที่สรุปการออกแบบสิทธิ์และฟังก์ชันประวัติของระบบไว้ก่อนเปิดหน้าจอ
แนวทางรับมือในวันตรวจประเมินจากลูกค้า
สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จก่อนถึงวันตรวจ
คุณภาพของการตอบคำถามในวันจริงถูกกำหนดเกือบทั้งหมดตั้งแต่ขั้นเตรียมการ ตั้งแต่ได้รับแจ้งกำหนดการตรวจประเมินจนถึงวันตรวจ ควรเตรียมสิ่งต่อไปนี้
ประการแรก หากมีการแจ้งขอบเขตของการตรวจล่วงหน้า ทั้งรหัสสินค้า ช่วงเวลา และกระบวนการ ให้ทีมงานเลือกล็อตในขอบเขตนั้นขึ้นมาเองหลายๆ ล็อต แล้วลองรวบรวมชุดบันทึกจริง การซ้อมล่วงหน้าแบบนี้จะทำให้รู้ว่าบันทึกตัวไหนหยิบยาก และเมื่อพบบันทึกที่หยิบยาก ก็ให้รวบรวมตำแหน่งจัดเก็บของมันไว้ให้เรียบร้อยก่อนถึงวันตรวจ
ประการที่สอง กำหนดตัวผู้อธิบาย การแยกคนที่ทำหน้าที่ควบคุมระบบเพื่อเรียกบันทึก ออกจากคนที่ทำหน้าที่อธิบายเนื้อหา จะช่วยเลี่ยงสถานการณ์ที่คำอธิบายหยุดชะงักเพราะมัวแต่ยุ่งกับการกดหน้าจอ ในโรงงานที่ประเทศไทย ควรกำหนดการแบ่งบทบาทระหว่างพนักงานไทยที่ควบคุมระบบกับผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่อธิบายเป็นภาษาญี่ปุ่นไว้ด้วยพร้อมกัน
ประการที่สาม สรุปข้อสังเกตจากการตรวจประเมินครั้งก่อนและสถานะการแก้ไขลงในกระดาษแผ่นเดียว การยืนยันการแก้ไขตามข้อสังเกตครั้งก่อน เป็นหัวข้อที่แทบจะถูกถามแน่นอน
หลักการตอบคำถามในวันตรวจ
สำหรับวันจริง หากจับหลักต่อไปนี้ไว้ การดำเนินการจะราบรื่นขึ้น
| สถานการณ์ | การรับมือที่พึงประสงค์ | การรับมือที่ควรเลี่ยง |
|---|---|---|
| เมื่อถูกขอดูบันทึก | ตอบตำแหน่งจัดเก็บได้ทันที และเปิดให้ดู ณ ที่นั้น | พูดซ้ำๆ ว่าเดี๋ยวจะไปเอามาให้ทีหลัง |
| เมื่อหาบันทึกไม่พบ | แจ้งข้อเท็จจริงว่าหาไม่พบ พร้อมระบุว่าจะนำเสนอได้ภายในเมื่อไร | ค้นหาต่อไปเรื่อยๆ จนเสียเวลา |
| เมื่อการปฏิบัติจริงต่างจากคู่มือขั้นตอน | ยอมรับความต่าง และอธิบายสภาพจริงพร้อมแนวคิดในการแก้ไข | ยืนยันดันทุรังว่าทำตามคู่มือทุกอย่าง |
| เมื่อไม่เข้าใจเจตนาของคำถาม | ถามกลับก่อนว่าต้องการยืนยันเรื่องอะไร แล้วจึงตอบ | เดาเจตนาแล้วตอบกว้างจนขยายประเด็น |
| เมื่อถูกชี้ประเด็นความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด | ยืนยันข้อเท็จจริง และตกลงกำหนดเวลาของการแก้ไข | ฟันธงสาเหตุทันทีในที่นั้น |
สิ่งที่สำคัญที่สุดในตารางนี้คือบรรทัดที่สี่ เรื่องการถามกลับ คำถามของผู้ตรวจประเมินมีข้อกำหนดที่ต้องการยืนยันซ่อนอยู่เบื้องหลังเสมอ หากตอบกว้างโดยไม่ยืนยันเจตนาก่อน ก็จะกลายเป็นการนำเสนอบันทึกที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปด้วย และข้อสังเกตใหม่ก็จะงอกขึ้นมาจากตรงนั้น
เช็กลิสต์สำหรับวันตรวจประเมิน
หากจัดหัวข้อที่ต้องยืนยันในเช้าวันตรวจให้อยู่ในรูปเช็กลิสต์ จะช่วยลดการตกหล่นได้
- สำหรับล็อตในขอบเขตการตรวจ อยู่ในสภาพที่เรียกดูผลการผลิต บันทึกการตรวจสอบ และล็อตวัตถุดิบ ได้ทันทีหรือไม่
- อธิบายข้อสังเกตจากการตรวจครั้งก่อนและสถานะการแก้ไขให้เสร็จด้วยเอกสารแผ่นเดียวได้หรือไม่
- พื้นที่กักกันของที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด อยู่ในสภาพที่ให้ดูตอนนี้แล้วไม่มีปัญหาหรือไม่
- ป้ายชี้บ่งหรือแท็กที่ติดกับของจริง แยกความต่างระหว่างตัดสินผลแล้วกับยังไม่ตัดสินได้ชัดเจนหรือไม่
- อธิบายการออกแบบสิทธิ์และฟังก์ชันประวัติการแก้ไขของบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมชี้ให้ดูบนหน้าจอได้หรือไม่
- บันทึกการทวนสอบเรื่องเวลาตอบสนอง อยู่ในที่ที่นำเสนอแยกตามคู่ค้าแต่ละรายได้หรือไม่
- กำหนดการแบ่งบทบาทระหว่างผู้อธิบายกับผู้ควบคุมระบบ รวมถึงระบบล่ามไว้แล้วหรือไม่
ภาพถ่ายด้านบนเป็นตัวอย่างการจัดเตรียมพื้นที่ประชุมที่ใช้ในวันตรวจประเมิน การวางผลิตภัณฑ์ตัวจริงและเครื่องที่ใช้เรียกดูบันทึกไว้ในที่เดียวกัน จะช่วยให้เมื่อผู้ตรวจประเมินถามคำถาม เราสามารถอธิบายโดยเทียบของจริงกับบันทึกไปพร้อมกันได้
สถานการณ์เฉพาะของโรงงานญี่ปุ่นในไทยและอาเซียน
จำนวนฐานการผลิตและฐานกว้างของฝ่ายที่ถูกตรวจ
มีการระบุว่าในประเทศไทยมีบริษัทสัญชาติญี่ปุ่นจดทะเบียนอยู่ 6,083 บริษัท โดยอ้างอิงจากข้อมูลการจดทะเบียนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ และแหล่งอื่นที่เกี่ยวข้อง ในจำนวนนี้ไม่ได้มีเฉพาะผู้ผลิตรถยนต์สำเร็จรูปหรือผู้ผลิตชุดประกอบรายใหญ่เท่านั้น แต่รวมถึงซัพพลายเออร์ชิ้นส่วนจำนวนมากที่เรียงตัวอยู่ใต้ห่วงโซ่นั้น พูดอีกอย่างคือ โรงงานญี่ปุ่นในไทยส่วนใหญ่ยืนอยู่ในฝั่งที่ถูกตรวจประเมิน
การตรวจจากบริษัทแม่ที่ญี่ปุ่น การตรวจแบบ second party audit จากลูกค้าในไทย การ audit เพื่อรับรอง IATF 16949 จากหน่วยรับรอง และหากเป็นอาหารหรือชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ก็จะมีการ audit ตามมาตรฐานอื่นเพิ่มอีก โรงงานหนึ่งแห่งจึงถูกขอให้นำเสนอบันทึกหลายครั้งต่อปี จากคู่สนทนาที่แตกต่างกัน
การใช้วิธีรวบรวมบันทึกแบบขอไปทีในแต่ละครั้ง จะกลายเป็นภาระที่หนักขึ้นตามจำนวนครั้งที่เพิ่มขึ้น
ความหมายของบันทึกจางลงในหน้างานหลายภาษา
ในโรงงานที่ประเทศไทย โครงสร้างทางภาษาที่พบทั่วไปคือ พนักงานปฏิบัติการใช้ภาษาไทย ผู้บริหารระดับกลางใช้ภาษาอังกฤษและภาษาไทย ส่วนผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่ประจำการใช้ภาษาญี่ปุ่น บางโรงงานยังมีแรงงานจากเมียนมาและกัมพูชาเข้ามาร่วมด้วย
เมื่อใช้แบบฟอร์มกระดาษในสภาพแวดล้อมเช่นนี้ ความหมายของหัวข้อที่ต้องกรอกจะค่อยๆ คลาดเคลื่อนไปทีละนิดในกระบวนการข้ามภาษา
ตัวอย่างเช่น ช่องที่เขียนว่า “หากพบความผิดปกติให้กรอก” ถูกใช้งานไปโดยที่ไม่มีการแบ่งปันเกณฑ์ว่าระดับไหนจึงถือว่าผิดปกติ ผลคือกลายเป็นช่องที่แทบไม่มีการกรอกอะไรเลย และเมื่อถูกถามในการตรวจประเมินว่า “ไม่เคยมีความผิดปกติเลยจริงหรือ” ก็จะเกิดสถานการณ์ที่ตอบไม่ออก
การทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานในทิศทางที่ลดความคลาดเคลื่อนนี้ เช่น เปลี่ยนจากการเขียนบรรยายอิสระเป็นการเลือกตัวเลือก เพิ่มจำนวนรายการที่บันทึกอัตโนมัติเมื่อค่าเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ และทำให้สลับภาษาที่แสดงผลไปเป็นภาษาแม่ของผู้ปฏิบัติงานได้ ทุกข้อล้วนเป็นการออกแบบที่ลดส่วนที่ต้องพึ่งการตีความของผู้กรอก
เมื่อผู้บริหารชาวญี่ปุ่นสับเปลี่ยน คนที่อธิบายได้ก็หายไป
สถานการณ์เฉพาะของโรงงานญี่ปุ่นอีกข้อคือ ผู้บริหารที่ส่งมาประจำการมักสับเปลี่ยนทุกไม่กี่ปี หากประสบการณ์รับมือการตรวจประเมินและความรู้เรื่องตำแหน่งจัดเก็บบันทึกสะสมอยู่ที่ตัวบุคคลนั้น ทุกครั้งที่มีการสับเปลี่ยน ความสามารถในการรับมือก็จะตกลง สถานการณ์ที่ผู้บริหารซึ่งเพิ่งเข้ารับตำแหน่งต้องเข้าสู่การตรวจประเมินโดยอธิบายเจตนาของวิธีปฏิบัติที่คนก่อนหน้าสร้างไว้ไม่ได้ เป็นเรื่องที่พบไม่น้อย
มาตรการรับมือความเสี่ยงจากการผูกติดกับตัวบุคคลนี้ไม่ใช่เรื่องพิเศษอะไร คือการจัดระบบตำแหน่งจัดเก็บของบันทึก ให้อยู่ในสภาพที่ไม่ว่าใครเป็นคนใช้งาน ก็เข้าถึงบันทึกเดียวกันได้ด้วยขั้นตอนเดียวกัน สภาพที่ “หยิบได้ใน 30 วินาที” ที่กล่าวไปข้างต้น จึงเป็นทั้งเรื่องของความเร็วในการรับมือการตรวจประเมิน และในเวลาเดียวกันก็เป็นเรื่องของความต่อเนื่อง ว่าจะรักษาระดับไว้ได้หรือไม่เมื่อผู้รับผิดชอบเปลี่ยนตัว
Traceability ภายนอกกับซัพพลายเออร์ในประเทศ
เมื่อเดินหน้าจัดหาวัตถุดิบและชิ้นส่วนภายในประเทศไทยมากขึ้น ระดับของการจัดการบันทึกของซัพพลายเออร์ต้นน้ำจะมีความแตกต่างกันมาก หากเป็นซัพพลายเออร์สัญชาติญี่ปุ่น รูปแบบของบันทึกมักจะใกล้เคียงกัน ขณะที่ซัพพลายเออร์ท้องถิ่นอาจมีหน่วยของล็อตที่รับเข้าและรูปแบบการจัดเก็บบันทึกที่ต่างออกไป
หาก traceability ภายในของบริษัทเราตั้งอยู่ได้แล้ว อย่างน้อยเราก็พูดได้เต็มปากในฝั่งของเราเองว่าล็อตวัตถุดิบใดกลายไปเป็นผลิตภัณฑ์ตัวไหน และบนพื้นฐานนั้นเราก็จะระบุได้ว่าต้องสอบถามไปที่ใครและด้วยหน่วยอะไร
งานยกระดับความแม่นยำของ traceability ภายนอก จึงควรเริ่มจากการทำให้การผูกโยงภายในบริษัทเราแน่นก่อน แล้วค่อยออกข้อกำหนดไปยังต้นน้ำ ลำดับแบบนี้จะไม่ฝืนธรรมชาติของงาน
คำถามที่พบบ่อย
Traceability หมายถึงอะไร
หมายถึงสภาพที่สามารถไล่ตามได้ด้วยบันทึกว่า ผลิตภัณฑ์ถูกผลิตเมื่อไร ที่ไหน ด้วยวัตถุดิบและสภาวะแบบใด และส่งต่อไปที่ใด ครอบคลุมทั้งสองทิศทาง คือการตามไปข้างหน้าจากวัตถุดิบไปยังปลายทางที่ส่งมอบ และการย้อนกลับจากปัญหาในตลาดไปยังสภาวะการผลิตและวัตถุดิบ ในการตรวจประเมินจากลูกค้าจะถูกถามทั้งสองทิศทาง การจัดเตรียมเพียงทิศทางเดียวจึงรับมือได้ไม่ครบ
Traceability ภายในกับภายนอกต่างกันอย่างไร
Traceability ภายในหมายถึงการไล่ตามและย้อนกลับภายในกระบวนการของบริษัทเอง ตั้งแต่วัตถุดิบเข้ามาจนออกไปเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ส่วน traceability ภายนอกหมายถึงความเชื่อมโยงข้ามองค์กร คือจากซัพพลายเออร์มายังบริษัทเรา และจากบริษัทเราไปยังลูกค้า เนื่องจาก traceability ภายนอกจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อ traceability ภายในของแต่ละบริษัทตั้งอยู่แล้ว ลำดับการลงมือจึงต้องเริ่มจากภายในก่อน
ควรเริ่มทำบันทึกคุณภาพให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์จากตรงไหน
เริ่มจาก 3 อย่าง คือผลการผลิต บันทึกการตรวจสอบ และผลการเบิกจ่ายวัตถุดิบ เมื่อทั้งสามอย่างนี้เชื่อมกันได้ด้วยหมายเลขล็อต ชุดคำถามที่ถูกถามบ่อยที่สุดในการตรวจประเมิน คือสภาวะการผลิต ผลการตรวจสอบ และวัตถุดิบที่ใช้ของล็อตนั้น ก็จะนำเสนอได้ทันที ส่วนใบเช็กลิสต์เครื่องจักรและบันทึกการฝึกอบรมไว้ทำในขั้นถัดไปได้ อนึ่ง การทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์มีข้อกำหนดว่าต้องมี timestamp และฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขย้อนหลัง ไฟล์ Excel ในโฟลเดอร์ที่แชร์กันจึงไม่ผ่านข้อกำหนด
ในการตรวจประเมินจากลูกค้า ต้องตอบสนองภายใน 24 ชั่วโมงเสมอหรือไม่
IATF 16949 ไม่ได้กำหนดตัวเลข 24 ชั่วโมงเป็นข้อบังคับแบบเหมารวม เวลาตอบสนองเป็นข้อกำหนดที่ระบุอยู่ใน SQM หรือคู่มือคุณภาพสำหรับซัพพลายเออร์ของลูกค้า และ 24 ชั่วโมงเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น สิ่งที่ฝ่ายโรงงานถูกเรียกร้องคือ ตรวจสอบข้อกำหนดเรื่องเวลาตอบสนองใน SQM ของคู่ค้าแต่ละราย ทวนสอบว่ารับมือได้ภายในเวลานั้นหรือไม่ และเก็บรักษาบันทึกว่าได้ทวนสอบแล้ว ทั้งความยาวของเวลาและการมีหรือไม่มีข้อกำหนด ต่างกันไปตามคู่ค้า
การบริหารด้วยหมายเลขซีเรียลเป็นข้อบังคับหรือไม่
ถูกกำหนดว่าเป็นข้อบังคับเมื่อมีข้อเรียกร้องอย่างชัดแจ้งจากลูกค้าหรือจากหน่วยงานกำกับดูแล หากไม่มีข้อเรียกร้องอย่างชัดแจ้ง ก็รับมือด้วยการบริหารรายล็อตได้ หากก้าวเข้าสู่การบริหารรายชิ้นโดยไม่ตรวจสอบว่ามีข้อเรียกร้องหรือไม่ ต้นทุนจากอุปกรณ์พิมพ์เลข เครื่องอ่าน และปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นจะมาก่อน ขอให้ตรวจสอบเอกสารข้อเรียกร้องของคู่ค้าก่อน แล้วแยกกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นต้องบริหารด้วยหมายเลขซีเรียลออกมา
การทำให้ระบุสาเหตุของของเสียได้เร็วขึ้น จำเป็นต้องมีระบบเฉพาะทางหรือไม่
ก่อนจะนำระบบเฉพาะทางเข้ามา ขอให้ตรวจสอบการเชื่อมโยงของบันทึกก่อน งานเปรียบเทียบระหว่างล็อตที่เกิดของเสียกับล็อตที่ไม่เกิด ในแง่ของสภาวะการผลิต ล็อตวัตถุดิบ ผู้รับผิดชอบ และสถานะเครื่องจักร สามารถทำได้ด้วยการกรองข้อมูล หาก traceability ภายในเชื่อมต่อกันอยู่แล้ว แต่หากนำเครื่องมือวิเคราะห์เข้ามาในสภาพที่ยังไม่มีการเชื่อมโยง งานเทียบเอกสารด้วยแรงคนก็จะยังคงอยู่เหมือนเดิม
สรุป
สถานการณ์ “หยิบบันทึกไม่ได้” ในการตรวจประเมินจากลูกค้าไม่ได้เกิดขึ้นเพราะไม่ได้เก็บบันทึก แต่เกิดเพราะบันทึกไม่ได้ถูกเชื่อมเข้าด้วยกันโดยยึดผลิตภัณฑ์เป็นแกน หากปล่อยให้หน่วยการจัดเก็บยังแยกกันตามแผนกและตามชนิดเอกสาร ก็จะต้องมาร้อยเรียงข้ามเอกสารด้วยแรงคนในห้องตรวจประเมิน
บันทึกที่ถูกตรวจในการ audit ตาม IATF 16949 จัดกลุ่มได้เป็น 6 หมวด คือ เอกสารระบบ QMS บันทึกการปฏิบัติจริง บันทึกการตรวจประเมิน สิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการแก้ไข ความพึงพอใจของลูกค้า และการทวนสอบกระบวนการ สิ่งที่ผู้ตรวจประเมินมองนอกจากความครบถ้วนของบันทึกแล้ว ก็คือหยิบออกมาได้ทันทีหรือไม่ โดยในทางปฏิบัติใช้เกณฑ์ว่าหยิบได้ใน 30 วินาที และหากทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ข้อกำหนดคือต้องมี timestamp และฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขย้อนหลัง
สิ่งที่ข้อ 8.5.2.1 เรียกร้องคือระบบ traceability ที่ระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดได้ องค์ประกอบที่ถูกยกขึ้นมาได้แก่ การชี้บ่งอย่างครบถ้วน การกักกันของที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การทวนสอบว่ารองรับเวลาตอบสนองที่ระบุใน SQM ของลูกค้าได้หรือไม่พร้อมเก็บรักษาบันทึกนั้น และการบริหารด้วยหมายเลขซีเรียลในกรณีที่มีข้อเรียกร้องชัดแจ้ง ขอให้ระวังว่าตัวเลข 24 ชั่วโมงของเวลาตอบสนองเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของกรณีที่ระบุไว้ใน SQM ไม่ใช่ตัวเลขที่มาตรฐานกำหนดเป็นข้อบังคับแบบเหมารวม
การสร้างกลไกเริ่มจากการตัดสินใจว่าคีย์ร่วมที่ร้อยทะลุบันทึกทั้งหมดคืออะไร หากเชื่อมผลการผลิต บันทึกการตรวจสอบ และผลการเบิกจ่ายวัตถุดิบ เข้าด้วยกันด้วยหมายเลขล็อตได้ ชุดคำถามที่ถูกถามมากที่สุดในการตรวจประเมินก็จะนำเสนอได้จากประตูทางเข้าจุดเดียว บันทึกที่เชื่อมต่อกันแล้วยังช่วยให้การสอบสวนของเสียเร็วขึ้น ลดขอบเขตการเรียกคืนให้แคบลง และช่วยพิสูจน์การควบคุมในการตรวจประเมินได้ด้วย สำหรับโรงงานญี่ปุ่นในประเทศไทย ยังมีเงื่อนไขเพิ่มเติมเรื่องหน้างานหลายภาษาและการสับเปลี่ยนผู้บริหารที่ส่งมาประจำการ การจัดระบบตำแหน่งจัดเก็บบันทึกเพื่อลดการผูกติดกับตัวบุคคล จึงเชื่อมโยงตรงไปยังความต่อเนื่องของการรับมือการตรวจประเมิน
ในโรงงานที่ประเทศไทย บันทึกที่มีอยู่ตอนนี้ ส่วนไหนเชื่อมกันได้ด้วยหมายเลขล็อตแล้ว และส่วนไหนที่ยังขาดตอนอยู่ การแยกแยะเรื่องนี้สามารถประเมินคร่าวๆ ได้ในเวลาไม่นาน เพียงได้สอบถามถึงแบบฟอร์มและรูปแบบการจัดเก็บที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน TOMAS TECH ช่วยตั้งต้นจากการย้อนคิดกลับจากขอบเขตที่ถูกถามในการตรวจประเมิน แล้วจัดเรียงร่วมกันว่าควรเริ่มทำบันทึกตัวไหนให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ก่อนจึงจะเห็นผลได้ชัด แม้ยังอยู่ในขั้นพิจารณาเรื่องการรับมือการตรวจประเมินจากลูกค้าหรือการทำบันทึกคุณภาพให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ก็ปรึกษาได้ ทักเข้ามาได้ที่ หน้าติดต่อเรา
