การนำระบบตรวจสอบย้อนกลับมาใช้ วิธีเลือกรูปแบบและคัดเลือกผู้ให้บริการ

ท่านกำลังลังเลอยู่หรือเปล่าว่า เมื่อเริ่มพิจารณาการนำระบบตรวจสอบย้อนกลับ (traceability) มาใช้แล้ว จะพัฒนาเองภายในองค์กร ซื้อแพ็กเกจสำเร็จรูป หรือว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอกดี เมื่อเปิดเว็บไซต์เปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ก็เห็นเพียงรายการฟังก์ชันเรียงกันเป็นแถว แต่ไม่มีที่ใดบอกว่าตัวไหนเหมาะกับกระบวนการผลิตของโรงงานเรา บทความนี้จึงตัดเรื่องอื่นออกและโฟกัสที่การตัดสินใจของฝ่ายผู้ว่าจ้างล้วน ๆ ว่าจะจ้างใคร ให้ทำอะไร และทำอย่างไร โดยไล่เรียงตั้งแต่ระดับค่าใช้จ่ายของแต่ละรูปแบบ วิธีประเมินความสามารถทางเทคนิคของผู้ให้บริการ คำถามที่ต้องยิงก่อนเซ็นสัญญา ไปจนถึง 6 ขั้นตอนของการดำเนินงานจริง

สิ่งแรกที่ต้องตัดสินใจคือ ตามรอยไปเพื่ออะไร

ถ้าเริ่มต้นจากการเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ แทบจะแน่นอนว่าจะตัดสินใจไม่ได้ เพราะระบบที่เรียกกันว่า traceability นั้นมีขอบเขตความรับผิดชอบแตกต่างกันมาก ตั้งแต่ระบบบริหารการผลิตที่มีฟังก์ชันจัดการล็อต เครื่องมือเฉพาะทางสำหรับเก็บผลปฏิบัติงานรายกระบวนการ ไปจนถึงแพลตฟอร์มมองเห็นภาพรวมของซัพพลายเชนทั้งสาย การนำรายการฟังก์ชันมาวางเรียงข้างกันจึงไม่ได้ทำให้อยู่บนเกณฑ์เปรียบเทียบเดียวกัน

สิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ แต่คือวัตถุประสงค์ ในทางปฏิบัติ วัตถุประสงค์ของการนำ traceability มาใช้มักมีแกนหลักอยู่ที่หนึ่งใน 3 ข้อต่อไปนี้

วัตถุประสงค์หลักที่ 1 การตอบสนองกฎระเบียบและข้อกำหนดของลูกค้า

เป็นกรณีที่เป้าหมายหลักคือการตอบสนองการตรวจประเมินจากคู่ค้าหรือข้อกำหนดของมาตรฐานอุตสาหกรรม เช่น ชิ้นส่วนยานยนต์ที่มีข้อกำหนดตาม IATF16949 เครื่องมือแพทย์และอาหารที่ต้องเก็บบันทึกตามกฎหมาย หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ปลายทางผู้รับมอบเรียกขอประวัติชิ้นส่วน

ระบบประเภทนี้จะได้รับโจทย์จากภายนอกมาแล้วว่า ต้องบันทึกอะไรถึงระดับไหน เก็บรักษานานเท่าใด และเมื่อถูกเรียกขอต้องดึงออกมาได้ภายในกี่นาที มองในมุมกลับ เนื่องจากข้อกำหนดค่อนข้างชัดเจน จึงเป็นประเภทที่กำหนดสเปกได้ง่าย แต่หากมีแหล่งข้อกำหนดหลายราย ต้องยึดข้อกำหนดที่เข้มงวดที่สุดเป็นเกณฑ์ มิฉะนั้นจะต้องกลับมารื้อทำใหม่ในภายหลัง

วัตถุประสงค์หลักที่ 2 การเรียกคืนสินค้าและสืบหาสาเหตุเมื่อเกิดของเสีย

เป็นกรณีที่เป้าหมายหลักคือการจำกัดวงผลกระทบให้แคบลงเมื่อเกิดปัญหาคุณภาพ โดยมุ่งไปสู่สภาพที่ตอบได้ในเวลาอันสั้นว่า ผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่ใช้วัตถุดิบล็อตนี้ และงานระหว่างผลิตที่ผ่านเครื่องจักรตัวนี้ไหลไปถึงจุดใดแล้ว

สิ่งที่สำคัญชี้ขาดสำหรับประเภทนี้คือความละเอียดของการตามรอย จะตามถึงระดับหมายเลขซีเรียลรายชิ้น หรือระดับล็อตรายวันก็เพียงพอ ความต่างตรงนี้ทำให้จำนวนครั้งของการสแกนที่หน้างานเปลี่ยนไป และส่งผลให้ทั้งค่าใช้จ่ายและภาระของหน้างานเปลี่ยนตามอย่างมาก หากไปปรึกษาผู้ให้บริการโดยยังไม่ได้กำหนดความละเอียด ใบเสนอราคาจะแกว่งได้หลายเท่าตัว

วัตถุประสงค์หลักที่ 3 การปรับปรุงกระบวนการและยกระดับอัตราของดี

เป็นกรณีที่เป้าหมายหลักคือการนำข้อมูลที่บันทึกไว้ไปใช้วิเคราะห์ เพื่อเชื่อมต่อไปสู่การตรวจจับสัญญาณเตือนการเกิดของเสียและการปรับปรุงความสามารถของกระบวนการ ซึ่งนำไปสู่การยกระดับอัตราของดี (yield) ประโยชน์ทั่วไปของ traceability ที่มักถูกกล่าวถึงมี 4 ข้อ ได้แก่ ความง่ายในการติดตามข้อมูล การบริหารสินค้าคงคลังแบบรวมศูนย์ การบริหารความเสี่ยงด้วยการจับสัญญาณเตือนของปัญหาคุณภาพ และการปรับปรุงคุณภาพด้วยวงจร PDCA ในบรรดา 4 ข้อนี้ ข้อที่ส่งผลจริงกับการนำมาใช้เพื่อการปรับปรุงคือสองข้อหลัง

ประเภทนี้มีแหล่งข้อกำหนดอยู่ภายในองค์กรเอง ข้อกำหนดจึงหลวม และด้วยเหตุนั้นขอบเขตจึงมีแนวโน้มบานปลาย แบบเอาอันนี้ด้วยเอาอันนั้นด้วย พูดในทางกลับกันคือ มีอิสระที่จะบีบขอบเขตด้วยตัวเราเอง

แปลวัตถุประสงค์หลักออกมาเป็นขอบเขต หน่วยการตามรอย และระยะเวลาจัดเก็บ

งานกำหนดวัตถุประสงค์ไม่ใช่เรื่องนามธรรมเชิงอุดมคติ เหตุที่คุ้มค่าจะทำเป็นอันดับแรกก็เพราะเมื่อวัตถุประสงค์ชัด สามสิ่งต่อไปนี้จะถูกกำหนดตามมาโดยอัตโนมัติ

• ขอบเขตที่จะตามรอย (เฉพาะการรับเข้าวัตถุดิบเท่านั้น รวมการเคลื่อนย้ายงานระหว่างผลิตข้ามกระบวนการด้วยหรือไม่ หรือตามต่อไปจนหลังส่งมอบ)
• หน่วยการตามรอย (ระดับซีเรียลรายชิ้น ระดับล็อต หรือระดับสรุปรายวัน)
• ระยะเวลาจัดเก็บบันทึก (จำนวนปีตามข้อกำหนดลูกค้าหรือกฎหมาย และการออกแบบพื้นที่จัดเก็บที่ตามมา)

หากติดต่อผู้ให้บริการทั้งที่ยังไม่ได้กำหนดสามสิ่งนี้ อีกฝ่ายก็ออกใบเสนอราคาให้ไม่ได้ ต่อให้ออกมาได้ ตัวเลขนั้นก็ตั้งอยู่บนโครงสร้างมาตรฐานของอีกฝ่าย และไม่ได้สะท้อนสภาพจริงของโรงงานเรา

อนึ่ง เรื่องโครงสร้างเป็นชั้นของ traceability และรายละเอียดของค่าใช้จ่ายในการวางระบบนั้น ได้อธิบายไว้แล้วในค่าใช้จ่ายและแนวทางการสร้างระบบตรวจสอบย้อนกลับ ส่วนบทความนี้จะโฟกัสเรื่องที่อยู่ก่อนหน้านั้น คือจะเลือกรูปแบบใดและจ้างใคร

3 รูปแบบของการนำ traceability มาใช้ และระดับค่าใช้จ่าย

เมื่อวางวัตถุประสงค์และขอบเขตไว้คร่าว ๆ ได้แล้ว ขั้นถัดไปคือการเลือกรูปแบบการนำไปใช้จริง ตัวเลือกในทางปฏิบัติแบ่งใหญ่ ๆ ได้เป็น 3 แบบ คือ การพัฒนาเองทั้งหมด แพ็กเกจแบบคลาวด์ และแพ็กเกจแบบออนพรีมิส นอกจากนี้การพัฒนาเองยังมีรูปแบบกลางที่เรียกว่า half scratch คือการใช้ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปเป็นฐานแล้วพัฒนาเพิ่มเฉพาะบางส่วน เมื่อรวมแบบนี้เข้าไปด้วย ระดับค่าใช้จ่ายโดยประมาณจะเป็นดังนี้

จุดที่ต้องระวังคือ ตัวเลขข้างต้นเป็นค่าประมาณที่ผูกกับรูปแบบการนำซอฟต์แวร์มาใช้เท่านั้น ไม่ใช่ยอดรวมทั้งหมดของโครงการ traceability ในใบเสนอราคาจริง จะมีรายการต่อไปนี้บวกเพิ่มขึ้นมาเป็นกรอบต่างหาก

• อุปกรณ์อ่านข้อมูล เช่น แฮนดี้เทอร์มินัล เครื่องสแกนแบบติดตั้งประจำที่ และเครื่องพิมพ์ฉลาก
• ค่าวัสดุสิ้นเปลืองต่อเนื่อง เช่น สติกเกอร์ฉลากและแท็ก RFID
• งานติดตั้งหน้างาน เช่น การเดินสายเครือข่าย งานระบบไฟฟ้า และมาตรการกันฝุ่นกันน้ำ
• งานจัดระเบียบข้อมูลหลัก ทั้งมาสเตอร์รายการสินค้า มาสเตอร์กระบวนการ และมาสเตอร์คู่ค้า
• การพัฒนาเชื่อมต่อกับระบบบริหารการผลิตหรือ ERP ที่ใช้อยู่เดิม
• การฝึกอบรมพนักงานหน้างานและการประกบดูแลจนกว่าการใช้งานจะลงตัว

สิ่งที่มักถูกมองข้ามมากที่สุดคือการจัดระเบียบข้อมูลหลัก เพราะ traceability คือกลไกที่เชื่อมล็อตวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต และผลิตภัณฑ์เข้าด้วยกัน ถ้ารหัสรายการสินค้าที่ปลายทางของการเชื่อมยังไม่ถูกจัดระเบียบ ระบบก็เดินไม่ได้ หากอยู่ในสภาพที่ระบบรหัสสินค้าแตกต่างกันไปในแต่ละฐานการผลิต หรือวัตถุดิบตัวเดียวกันถูกตั้งรหัสไว้หลายรหัส งานจัดระเบียบนั้นจะกินชั่วโมงทำงานเพิ่มขึ้นต่างหากจากค่าระบบ

แกนตัดสินใจเลือกรูปแบบคือ ห่างจากมาตรฐานมากแค่ไหน

การเลือกว่าจะใช้รูปแบบใดใน 3 แบบนี้ หากคิดจากคำถามที่ว่ากระบวนการของเราห่างจากมาตรฐานไปมากเพียงใด แทนที่จะเริ่มจากงบประมาณ จะจัดระเบียบความคิดได้ง่ายกว่า เมื่อสรุปเกณฑ์การตัดสินใจออกมาจะได้ตามตารางต่อไปนี้

ข้อเท็จจริงอย่างหนึ่งคือ ยิ่งบริษัทที่รู้สึกว่ากระบวนการของตนมีลักษณะเฉพาะตัว กลับยิ่งพบว่าฟังก์ชันมาตรฐานของแพ็กเกจรองรับได้ในหลายกรณี ขอให้แยกแยะว่าส่วนที่คิดว่าเฉพาะตัวนั้น เป็นสิ่งที่เปลี่ยนได้ในฐานะกฎการทำงาน หรือเปลี่ยนไม่ได้เพราะมาจากสเปกผลิตภัณฑ์และข้อกำหนดของลูกค้า ถ้าเป็นอย่างแรก การปรับวิธีทำงานให้เข้ากับระบบจะคุมได้ทั้งยอดรวมค่าใช้จ่ายและระยะเวลา

ประเด็นที่ต้องดูในการคัดเลือกผู้ให้บริการ

เมื่อจับทางรูปแบบการนำมาใช้ได้แล้ว ขั้นถัดไปคือการคัดเลือกผู้ให้บริการ มีการชี้ว่าหากตัดสินใจผิดพลาดในขั้นนี้ ก็มีความเสี่ยงที่ระบบที่ส่งมอบจะแตกต่างไปจากที่คาดไว้ นี่คือเหตุผลที่มีการย้ำว่าต้องตรวจสอบความสามารถทางเทคนิคของผู้ให้บริการก่อนสั่งจ้าง

ราคาไม่ใช่เกณฑ์อันดับหนึ่งอีกต่อไปแล้ว

ในอุตสาหกรรม EMS (การรับจ้างผลิตอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์) มีการชี้ว่าเกณฑ์การคัดเลือกพันธมิตรกำลังเปลี่ยนไป โดยมีมุมมองในทำนองที่ว่า ราคาไม่ใช่เกณฑ์อันดับหนึ่งของการเลือกพันธมิตร EMS อีกต่อไป สิ่งที่ถูกตั้งคำถามในเวลานี้คือซัพพลายเชนที่ยืดหยุ่นและโปร่งใส ความสามารถในการตอบสนองกฎระเบียบ และการตรวจสอบย้อนกลับของกระบวนการผลิต

แม้นี่จะเป็นเรื่องของฝั่งผู้รับจ้างผลิต แต่ใช้ได้ตรง ๆ กับฝั่งที่กำลังเลือกผู้ให้บริการระบบเช่นกัน กรณีที่เลือกผู้ให้บริการที่เสนอราคาต่ำที่สุด แล้วผลลัพธ์คือรองรับมาตรฐานที่ถูกเรียกร้องไม่ได้ หรือเพิ่มกระบวนการในภายหลังไม่ได้ ไม่ใช่เรื่องแปลก ตัวเลขเงินเปรียบเทียบง่าย จึงมักถูกเลือกมาเป็นแกนตัดสินใจ แต่การเปรียบเทียบง่ายกับการมีความสำคัญเป็นคนละเรื่องกัน

วิธีวัดความสามารถทางเทคนิค ดูคุณภาพของคำถามมากกว่าผลงานที่ผ่านมา

วิธีวัดความสามารถทางเทคนิคของผู้ให้บริการที่มักถูกยกขึ้นมาก่อนคือผลงานที่เคยติดตั้ง แต่รายชื่อผลงานที่เรียงชื่อบริษัทในอุตสาหกรรมเดียวกันนั้น ไม่ได้รับประกันว่าวิศวกรที่รับผิดชอบงานนั้นยังทำงานอยู่ วิธีที่แน่นอนกว่าคือการดูคุณภาพของคำถามที่ออกมาจากฝั่งเขาในช่วงต้นของการเจรจา

ผู้ให้บริการที่มีความสามารถทางเทคนิคจะถามถึงกระบวนการของเราก่อนที่จะอธิบายฟังก์ชัน คำถามที่ออกมามักเป็นทำนองนี้

• ณ จุดรับเข้าวัตถุดิบ ใครเป็นผู้บันทึกหมายเลขล็อตและบันทึกในจังหวะใด
• เมื่องานระหว่างผลิตเคลื่อนย้ายข้ามกระบวนการ ใช้อะไรเป็นเกณฑ์ตัดสินว่าเข้าสู่กระบวนการถัดไปแล้ว
• มีกระบวนการที่เกิดการแตกหรือการรวมระหว่างทางหรือไม่ (หนึ่งล็อตแตกออกเป็นหลายส่วน หรือหลายล็อตรวมเข้าเป็นหนึ่ง)
• หากเกิดงานแก้ไขหรือการนำกลับเข้ากระบวนการใหม่ ตั้งใจจะเก็บประวัติไว้อย่างไร
• หากพนักงานหน้างานลืมสแกน จะออกแบบให้รู้ตัวได้ที่จุดใด

ในทางกลับกัน ผู้ให้บริการที่เริ่มจากการสาธิตผลิตภัณฑ์โดยไม่ถามถึงกระบวนการของเรา และจบลงที่การอธิบายฟังก์ชันมาตรฐานอย่างเดียว เป็นสิ่งที่ต้องระวัง เพราะงานปรับให้เข้ากับกระบวนการของเรามีโอกาสย้อนกลับมาเป็นการบ้านของฝั่งผู้ว่าจ้างหลังเซ็นสัญญาไปแล้ว

อธิบายลำดับขั้นของแผนการติดตั้งได้หรือไม่

แผนการติดตั้ง traceability มีลำดับขั้นที่เหมือนกันไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมใด โดยทั่วไปคือ เริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการเพื่อนิยามว่าวัตถุประสงค์คือการตอบสนองกฎระเบียบ การบริหารความเสี่ยง หรือการเพิ่มประสิทธิภาพ จากนั้นออกแบบสถาปัตยกรรมให้สอดคล้องกับระดับของมาตรฐานพร้อมออกแบบการเชื่อมต่อ ERP ต่อด้วยการนำร่อง (pilot) เพื่อพิสูจน์จริงในพื้นที่ และปิดท้ายด้วยการฝึกอบรมและการประเมินผล ในสาขาการผลิตอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ นิยมใช้แนวทางออกแบบตามระดับของมาตรฐาน traceability ที่ชื่อ IPC-1782

เมื่ออยู่ในวงเจรจา ลองถามผู้ให้บริการว่าทางบริษัทเขาจะเดินงานตามลำดับขั้นแบบไหน แล้วดูว่ามีคำอธิบายที่เทียบเคียงได้กับ 4 ขั้นนี้ออกมาหรือไม่ นี่คือเกณฑ์คร่าว ๆ ข้อหนึ่ง โดยเฉพาะการอธิบายบทบาทของการนำร่องนั้นสำคัญมาก หากออกมาแต่แผนที่ติดตั้งพร้อมกันทีเดียวทุกกระบวนการ ก็มีความเป็นไปได้ว่าแผนนั้นไม่เหลือช่องว่างให้รองรับเหตุการณ์นอกเหนือความคาดหมายที่หน้างาน

รายการคำถามที่ต้องตรวจสอบก่อนเซ็นสัญญา

ในขั้นเปรียบเทียบใบเสนอราคา หากโยนคำถามชุดเดียวกันไปยังทุกบริษัท ความแตกต่างจะปรากฏออกมา ต่อไปนี้คือคำถามที่ใช้ได้ผลจริงในทางปฏิบัติ

• ค่าใช้จ่ายอะไรบ้างที่ไม่รวมอยู่ในใบเสนอราคาครั้งนี้ (ตรวจแยกทีละรายการ ทั้งอุปกรณ์ งานติดตั้ง การจัดระเบียบข้อมูลหลัก การฝึกอบรม และการพัฒนาเชื่อมต่อ)
• การนำร่องจะทำกับกระบวนการใด และคาดว่าใช้เวลาเท่าใด
• วิธีเชื่อมต่อกับระบบบริหารการผลิตหรือ ERP เดิมคืออะไร (เชื่อมผ่าน API หรือผ่านไฟล์ CSV และความถี่เท่าใด)
• ระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลบันทึกคือเท่าใด และเมื่อพ้นระยะเวลาแล้วจะจัดการอย่างไร
• หากต้องการเพิ่มกระบวนการอีก 1 กระบวนการหลังระบบเดินแล้ว ค่าใช้จ่ายเพิ่มและระยะเวลาอยู่ในระดับใด
• เมื่อเกิดปัญหาที่หน้างาน มีทีมที่รับมือได้ภายในประเทศไทยหรือไม่ และรองรับภาษาอะไรบ้าง
• เมื่อสิ้นสุดสัญญา จะนำข้อมูลออกมาได้ในรูปแบบไฟล์ใด

สองข้อสุดท้ายสำคัญเป็นพิเศษสำหรับฐานการผลิตในต่างประเทศ หากสั่งจ้างผู้ให้บริการที่อยู่ในญี่ปุ่น ปัญหาเรื่องเขตเวลาและภาษาอาจทำให้การรับมือเบื้องต้นเมื่อไลน์หยุดล่าช้าออกไป และหากไม่ตรวจสอบเรื่องการนำข้อมูลออกไว้ก่อน เมื่ออนาคตต้องการเปลี่ยนผู้ให้บริการก็จะโอนข้อมูลประวัติไปต่อไม่ได้ ทำให้การตามรอยขาดตอน

6 ขั้นตอนของการนำ traceability มาใช้

หลังจากเลือกผู้ให้บริการได้แล้ว หรือดำเนินการคู่ขนานไปกับการคัดเลือก ยังมีงานภาคปฏิบัติที่ฝั่งผู้ว่าจ้างต้องเดินเอง โดยทั่วไปกระบวนการนำมาใช้จะถูกจัดเรียงเป็น 6 ขั้นตอนดังนี้

ในบรรดา 6 ขั้นตอนนี้ ขั้นที่โยนให้ผู้ให้บริการภายนอกทำแทนทั้งหมดไม่ได้คือขั้นที่ 1 ขั้นที่ 2 และขั้นที่ 4 ต่อไปนี้จะเสริมประเด็นที่มักสะดุดในทางปฏิบัติ

ขั้นที่ 1 ทำให้บทบาทและความรับผิดชอบชัดเจน

บริษัทส่วนใหญ่ทำได้ถึงขั้นกำหนดผู้รับผิดชอบหลัก แต่สิ่งที่มักตกหล่นคือผู้ประสานงานฝั่งหน้างาน เนื่องจาก traceability คือการเพิ่มงานใหม่ให้พนักงานหน้างาน หากเดินเรื่องด้วยฝ่ายวิศวกรรมการผลิตหรือฝ่าย IT เพียงลำพัง จะมีเสียงคัดค้านจากหน้างานโผล่ขึ้นมาก่อนเริ่มใช้งานจริงไม่นาน

ขอให้ดึงระดับหัวหน้ากลุ่มของแผนกผลิตเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่ระยะแรก แล้วร่วมกันกำหนดว่าใครจะสแกนเมื่อใด การเข้ามามีส่วนร่วมในขั้นนี้ยังมีผลช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรมในภายหลังด้วย

ขั้นที่ 2 จัดทำเอกสารแนวคิดพื้นฐาน

เอกสารแนวคิดพื้นฐานทำหน้าที่ระบุวัตถุประสงค์และขอบเขตให้ชัดเจน ขอให้มองว่าเป็นงานเขียนวัตถุประสงค์หลักที่จัดระเบียบไว้ในหัวข้อก่อนหน้า พร้อมกับขอบเขต หน่วยการตามรอย และระยะเวลาจัดเก็บที่ถูกกำหนดตามมา ออกมาเป็นข้อความ

เอกสารที่ทำขึ้นตรงนี้นำไปใช้ปรับความเข้าใจกับผู้ให้บริการได้ทันที ในทางกลับกัน หากเดินหน้าไปสู่การทำ RFP หรือขอใบเสนอราคาเปรียบเทียบโดยไม่มีเอกสารนี้ แต่ละบริษัทจะสร้างใบเสนอราคาบนสมมติฐานที่ต่างกัน จนเปรียบเทียบตัวเงินไม่ได้ ปริมาณเอกสารไม่จำเป็นต้องมาก แค่ไม่กี่หน้ากระดาษ A4 ที่เขียนวัตถุประสงค์ กระบวนการเป้าหมาย หน่วยการตามรอย ระยะเวลาจัดเก็บ ระบบที่ต้องเชื่อมต่อ และช่วงเวลาที่ต้องการเริ่มใช้งาน ก็ทำหน้าที่ได้เพียงพอแล้ว

ขั้นที่ 3 จัดทำแผนดำเนินการ

เป็นขั้นที่แปลงกระบวนการ งบประมาณ และโครงสร้างทีมลงเป็นแผน ตรงนี้จะกำหนดว่าจะนำร่องที่กระบวนการใด สำหรับเป้าหมายการนำร่อง การเลือกกระบวนการตัวแทนที่มีการแตกและการรวม จะให้คุณค่าในการพิสูจน์มากกว่าการเลือกกระบวนการที่เรียบง่ายจนเกินไป เพราะแม้จะสำเร็จในกระบวนการง่าย ๆ ปัญหาก็จะพุ่งออกมาตอนขยายใช้งานจริงอยู่ดี

ขั้นที่ 4 จัดทำคู่มือขั้นตอนปฏิบัติงาน

เป็นการนิยามการปฏิบัติงานที่หน้างานทำจริง สิ่งที่ผู้ให้บริการส่งมอบคือคู่มือการใช้งานระบบ ส่วนคู่มือที่แปลงลงมาเป็นขั้นตอนการทำงานของโรงงานเรานั้น ฝั่งผู้ว่าจ้างต้องเป็นคนทำเอง

อย่างน้อยที่สุด ขอให้กำหนดเนื้อหาต่อไปนี้ไว้ล่วงหน้า จังหวะที่ต้องสแกนและผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนกู้คืนเมื่อเกิดการสแกนตกหล่น ขั้นตอนแก้ไขและผู้อนุมัติเมื่อบันทึกข้อมูลผิดพลาด และวิธีสำรองเมื่ออุปกรณ์เสีย โดยเฉพาะขั้นตอนการแก้ไข หากไม่กำหนดไว้ หน้างานจะสร้างวิธีปฏิบัติของตัวเองขึ้นมา และความน่าเชื่อถือของบันทึกจะเสียหาย

ขั้นที่ 5 กำหนดตารางการเริ่มใช้งาน

เป็นการสรุปวันเริ่มเดินระบบและวิธีการย้ายระบบ ในการย้ายจากแบบฟอร์มกระดาษหรือการจัดการด้วย Excel ที่ใช้อยู่เดิม ประเด็นถกเถียงจะอยู่ที่ว่าจะกำหนดช่วงเดินคู่ขนานไว้นานเท่าใด การเดินคู่ขนานทำให้ภาระของหน้างานเป็นสองเท่า จึงยืดยาวไม่ได้ ขอให้กำหนดเส้นตัดไว้ตั้งแต่แรกและระบุให้ชัดว่าจะเลิกใช้กระดาษเมื่อใด

ขั้นที่ 6 จัดฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้อง

เนื้อหาที่จำเป็นสำหรับพนักงานหน้างานกับผู้จัดการระดับบริหารนั้นแตกต่างกัน พนักงานหน้างานต้องได้เรียนขั้นตอนการปฏิบัติงานและการรับมือกรณียกเว้น ส่วนผู้จัดการระดับบริหารต้องได้เรียนวิธีอ่านข้อมูล และจุดที่จะสังเกตเห็นได้เมื่อบันทึกขาดหาย หากตัดการอบรมฝั่งผู้จัดการระดับบริหารออก จะเกิดสภาพที่ระบบเดินอยู่แต่ข้อมูลไม่ถูกนำไปใช้

วิธีตัดสินว่าจำเป็นต้องรองรับมาตรฐานสากลอย่าง GS1 หรือไม่

เมื่อเดินเรื่อง traceability ไปสักระยะ เรื่องมาตรฐานสากลจะโผล่ขึ้นมาแน่นอน และเพราะการรองรับหรือไม่รองรับทำให้การออกแบบเปลี่ยนไป จึงต้องตัดสินใจให้ได้ตั้งแต่ระยะแรก

แนวคิดของ GS1 Global Traceability Standard

มาตรฐาน Global Traceability Standard ของ GS1 ประกอบด้วยเสาหลักใหญ่ 2 ต้น ต้นแรกคือสิ่งที่เรียกว่า Critical Tracking Events (CTE) ซึ่งหมายถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง เช่น การรับเข้า การบรรจุ การจัดส่ง และการขนส่ง อีกต้นหนึ่งคือสิ่งที่เรียกว่า Key Data Elements (KDE) ซึ่งหมายถึงองค์ประกอบข้อมูลที่ใช้บรรยายเหตุการณ์นั้น

พูดอีกอย่างคือ เป็นกรอบที่นิยามว่าอะไรเกิดขึ้นเมื่อใดในฐานะเหตุการณ์ และนิยามว่าตอนนั้นต้องบันทึกอะไรในฐานะองค์ประกอบข้อมูล แนวคิดนี้ช่วยในการออกแบบได้แม้ในกรณีที่ไม่ได้มุ่งไปสู่การปฏิบัติตาม GS1 เพราะงานที่เอากระบวนการของตนมาวางเรียงแล้วค้นหาว่าจุดใดควรถูกบันทึกเป็นเหตุการณ์ แทบจะเป็นงานเดียวกันกับการกำหนดหน่วยการตามรอย

กรณีใดบ้างที่จำเป็นต้องรองรับ

กรณีที่ปลายทางส่งออกหรือคู่ค้ารายใหญ่เรียกร้องให้ปฏิบัติตาม GS1 กำลังเพิ่มขึ้น ขอให้ถือว่าหากเข้าร่วมซัพพลายเชนระหว่างประเทศแล้วต้องตรวจสอบเรื่องนี้ เกณฑ์คร่าว ๆ ในการตัดสินมีดังนี้

• ส่งมอบตรงให้ผู้ค้าปลีกรายใหญ่หรือผู้ผลิตรายใหญ่ในต่างประเทศ หรือมีแนวโน้มจะมีการเจรจาในอนาคต
• มีความเป็นไปได้ที่หน่วยงานกำกับดูแลของประเทศปลายทางส่งออกจะเรียกขอประวัติผลิตภัณฑ์
• คู่ค้าได้ร้องขอให้ส่งประวัติในรูปแบบข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว
• มีระบบรหัสระบุตัวตนที่สมาคมอุตสาหกรรมแนะนำให้ใช้

หากไม่เข้าข่ายข้อใดเลย และธุรกิจหลักคือการค้าภายในประเทศและการส่งมอบให้ลูกค้าเฉพาะราย ความจำเป็นที่จะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานสากลอย่างสมบูรณ์ตั้งแต่ระยะแรกก็ต่ำลง อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ย้ายไปได้เมื่อจำเป็นต้องปฏิบัติตามในภายหลัง การทำเฉพาะระบบรหัสระบุตัวตนให้ขยายต่อได้จะปลอดภัยกว่า พูดให้เป็นรูปธรรมคือ เป็นการเผื่อในเชิงออกแบบ ด้วยการเตรียมฟิลด์ในมาสเตอร์ที่ใส่รหัสมาตรฐานควบคู่กันได้ แทนที่จะเดินระบบด้วยรหัสสินค้าเฉพาะของบริษัทเพียงอย่างเดียว

ตรวจสอบมาตรฐานเฉพาะอุตสาหกรรมด้วย

ในการผลิตอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มีมาตรฐานที่นิยามระดับของ traceability เป็นขั้น ๆ อย่าง IPC-1782 ส่วนในชิ้นส่วนยานยนต์ IATF16949 มีข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับ traceability รวมอยู่ด้วย การเลือกว่าจะรองรับถึงระดับใด ทำให้จำนวนรายการที่ต้องบันทึกและจำนวนครั้งของงานที่หน้างานเปลี่ยนไป สำหรับข้อกำหนดที่เป็นรูปธรรมและแนวคิดการออกแบบในสาขาชิ้นส่วนยานยนต์ ได้อธิบายไว้ในการตรวจสอบย้อนกลับของชิ้นส่วนยานยนต์และการรองรับ IATF16949

จุดโฟกัสที่เปลี่ยนไปตามอุตสาหกรรมและกระบวนการ

แม้จะเรียกว่าการนำ traceability มาใช้เหมือนกัน แต่จุดที่ควรลงมือเป็นอันดับแรกจะเปลี่ยนไปตามอุตสาหกรรมและกระบวนการ ในหัวข้อนี้จะไม่พูดถึงกรณีศึกษาการติดตั้งรายกรณี แต่จะจำกัดอยู่ที่ความแตกต่างของจุดโฟกัส ว่าเวลาสั่งจ้างควรจับจุดใดไว้ก่อน

กลุ่มงานประกอบ ย้ายไปสู่การจัดการระดับหมายเลขซีเรียล

ในอุตสาหกรรมงานประกอบ มีการรายงานตัวอย่างที่ย้ายจากการจัดการด้วยแบบฟอร์มเขียนมือไปสู่ระบบบริหารการผลิตแบบคลาวด์ และทำให้การจัดการระดับหมายเลขซีเรียลเป็นจริงได้ กลุ่มงานประกอบเป็นพื้นที่ที่คุ้มค่าจะลงลึกไปถึงหน่วยที่ระบุตัวชิ้นงานได้ เพราะผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปแต่ละเครื่องอาจมีชิ้นส่วนประกอบต่างกัน

จุดโฟกัสคือ ณ จุดที่ประกอบชิ้นส่วนเข้าไป สามารถบันทึกได้หรือไม่ว่าชิ้นงานตัวใดใช้ชิ้นส่วนจากล็อตใด ถ้าจับตรงนี้ได้ ก็นำไปผูกกับผลตรวจสอบในกระบวนการถัดไปและข้อมูลปลายทางที่ส่งมอบ แล้วจำกัดวงผลกระทบเมื่อเกิดของเสียได้ถึงระดับชิ้นงาน ในทางกลับกัน หากตรงนี้เป็นเพียงบันทึกสรุปรายวัน ความแม่นยำในการจำกัดวงก็จะยกได้ถึงระดับวันเท่านั้น

กลุ่มงานแปรรูปโลหะ ความแม่นยำของการจัดการล็อตและการทำ FIFO ให้ครบถ้วน

ในอุตสาหกรรมแปรรูปโลหะ มีการรายงานตัวอย่างที่ใช้แฮนดี้เทอร์มินัลร่วมกับบาร์โค้ดเพื่อยกระดับความแม่นยำของการจัดการล็อต และทำระบบเข้าก่อนออกก่อนให้ครบถ้วน งานแปรรูปโลหะเป็นพื้นที่ที่การผูกล็อตวัตถุดิบเข้ากับเงื่อนไขของกระบวนการสำคัญกว่าการระบุตัวชิ้นงาน เพราะคุณสมบัติเปลี่ยนไปตามล็อตของวัสดุ

จุดโฟกัสคือ ในระหว่างที่วัสดุเดินทางจากการรับเข้าผ่านการตัดและการแปรรูปจนกลายเป็นงานระหว่างผลิต จะบันทึกการแบ่งย่อยที่วัสดุหนึ่งล็อตแยกออกเป็นงานระหว่างผลิตหลายชิ้นอย่างไร หากติดตั้งระบบทั้งที่กฎของการแบ่งย่อยนี้ยังคลุมเครือ เมื่อย้อนกลับไปตรวจสอบในภายหลังก็จะไล่ไปไม่ถึงล็อตวัตถุดิบ การผูกล็อตวัตถุดิบเข้ากับงานระหว่างผลิตเป็นจุดที่เกิดความล้มเหลวบ่อยที่สุดจุดหนึ่งในการออกแบบ traceability

กลุ่มชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยการตามรอยมีอยู่หลายชั้นพร้อมกัน

ในชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยการตามรอยหลายแบบดำรงอยู่พร้อมกัน ทั้งหน่วยการจ่ายชิ้นส่วนอย่างรีลและเทรย์ ตำแหน่งวางบนเครื่องวางชิ้นส่วน และหมายเลขประจำตัวของแผงวงจร การเลือกว่าจะบันทึกถึงหน่วยใดทำให้ชั่วโมงทำงานเปลี่ยนไปมาก จึงต้องตัดสินใจหลังจากตรวจสอบสเปกของแหล่งข้อกำหนดแล้ว การจัดระเบียบหน่วยการตามรอยของสาขานี้ได้สรุปไว้ในการออกแบบระบบตรวจสอบย้อนกลับสำหรับชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์

ประเด็นที่เพิ่มเข้ามาสำหรับฐานการผลิตในไทยและอาเซียน

ในอุตสาหกรรมการผลิตของไทย มีการนำเสนอในงานอีเวนต์ของวงการว่า ภายใต้นโยบาย Thailand 4.0 ความเคลื่อนไหวด้าน digital traceability เพื่อความยั่งยืนและการส่งออกกำลังคืบหน้า สำหรับฐานการผลิตที่มีสัดส่วนการส่งออกสูง ประเด็นที่ว่าข้อกำหนดจากคู่ค้าอาจมาถึงเร็วกว่าฐานการผลิตในประเทศต้นทาง เป็นเรื่องที่ควรนำมาพิจารณา

ในทางปฏิบัติ ประเด็นต่อไปนี้จะถูกบวกเพิ่มเข้ามาจากการติดตั้งในญี่ปุ่น ภาษาของหน้าจอและเอกสารฝึกอบรมในกรณีที่พนักงานหน้างานเป็นผู้พูดภาษาไทย ความสามารถในการจัดหาอุปกรณ์ทดแทนในประเทศเมื่อเครื่องเสีย ปัญหาความหน่วงของเครือข่ายและเสถียรภาพของวงจรสื่อสารในการเชื่อมต่อกับระบบเดิมของสำนักงานใหญ่ในญี่ปุ่น และการตัดสินใจว่าจะทำระบบรหัสมาสเตอร์ให้ตรงกันระหว่างฐานการผลิตหรือไม่

โดยเฉพาะระบบรหัสมาสเตอร์นั้น หากปล่อยให้แต่ละฐานการผลิตเดินเรื่องติดตั้งอย่างอิสระ จะเหลื่อมกันแน่นอน หากมีความเป็นไปได้ว่าอนาคตจะต้องนำประวัติทั้งกลุ่มบริษัทมาเทียบกัน การกำหนดให้เป็นมาตรฐานของกลุ่มตั้งแต่ตอนที่ตัดสินใจในฐานการผลิตแรกจะปลอดภัยกว่า

ความล้มเหลวที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

ปัญหาที่มีการรายงานในการนำระบบมาใช้ พร้อมทิศทางการแก้ไข สรุปได้ดังนี้

นอกจากตารางนี้แล้ว ขอยกความล้มเหลวที่มีต้นเหตุมาจากกระบวนการสั่งจ้างขึ้นมาด้วย เพราะเป็นปัญหาของวิธีเดินเรื่อง ไม่ใช่ปัญหาด้านเทคนิค จึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้หากรู้ไว้ล่วงหน้า

ความล้มเหลวที่ 1 เรียกผู้ให้บริการเข้ามาก่อนจะกำหนดวัตถุประสงค์

เป็นความล้มเหลวที่พบมากที่สุด หากติดต่อไปหลายบริษัทในสภาพที่วัตถุประสงค์และขอบเขตยังไม่นิ่ง แต่ละบริษัทจะเสนอสิ่งที่เอนไปทางความถนัดของตนเอง ต่อให้เอกสารข้อเสนอดูดีเพียงใด สมมติฐานก็กระจัดกระจายจนเปรียบเทียบไม่ได้ สุดท้ายจึงต้องตัดสินด้วยตัวเงินเพียงอย่างเดียว ขอให้ทำเอกสารแนวคิดพื้นฐานก่อนแล้วค่อยติดต่อ

ความล้มเหลวที่ 2 ทำหน่วยการตามรอยให้ละเอียดเกินไป

เป็นกรณีที่คิดว่าในเมื่อจะติดตั้งทั้งที ก็อยากตามให้ละเอียด แล้ววางแผนใช้ระดับซีเรียลกับทุกกระบวนการ เมื่อจำนวนครั้งของการสแกนเพิ่มขึ้น เวลาทำงานที่หน้างานก็เพิ่ม และการสแกนตกหล่นก็เพิ่มตาม เมื่อการตกหล่นเพิ่ม ความน่าเชื่อถือของบันทึกก็ลดลง สุดท้ายข้อมูลก็ไม่ถูกนำไปใช้ ขอให้คำนวณย้อนกลับจากวัตถุประสงค์ และหยุดไว้ที่ความละเอียดเท่าที่จำเป็น

ความล้มเหลวที่ 3 ดึงหน้างานเข้ามาร่วมช้าเกินไป

หากไปอธิบายให้หน้างานฟังหลังจากที่สเปกของระบบนิ่งแล้ว จุดที่ไม่เข้ากับเส้นทางการทำงานจะโผล่ออกมาแน่นอน การแก้ไขในขั้นนี้นำไปสู่ค่าใช้จ่ายเพิ่มและระยะเวลาที่ยืดออกไป ตำแหน่งติดตั้งอุปกรณ์อ่านข้อมูลและขั้นตอนการทำงาน เป็นรายการที่ควรเคาะกับหน้างานให้จบก่อนสรุปสเปก

ความล้มเหลวที่ 4 ไม่ได้ประมาณชั่วโมงงานสำหรับจัดระเบียบข้อมูลหลัก

การจัดระเบียบมาสเตอร์รายการสินค้าและมาสเตอร์กระบวนการ เป็นรายการที่มักไม่ถูกรวมอยู่ในใบเสนอราคาค่าระบบ ในบริษัทที่ระบบรหัสสินค้ายังไม่ถูกจัดระเบียบ งานนี้เพียงอย่างเดียวอาจกินเวลาหลายเดือน ขอให้เริ่มลงมือคู่ขนานไปกับการคัดเลือกผู้ให้บริการ

ความล้มเหลวที่ 5 ไม่ได้กำหนดกฎการใช้งานหลังระบบเดิน

ขั้นตอนกู้คืนเมื่อเกิดการบันทึกตกหล่น ขั้นตอนแก้ไขและผู้อนุมัติเมื่อบันทึกผิด และวิธีสำรองเมื่ออุปกรณ์เสีย หากเริ่มเดินระบบโดยยังไม่กำหนดสามข้อนี้ หน้างานจะสร้างวิธีปฏิบัติของตัวเองขึ้นมา และความน่าเชื่อถือของบันทึกจะค่อย ๆ สูญไป ขอให้ทำคู่มือขั้นตอนปฏิบัติงานให้เสร็จก่อนเริ่มเดินระบบเสมอ สำหรับแนวโน้มของกรณีศึกษาที่แปลงลงสู่การใช้งานจริงได้ ได้สรุปไว้ในกรณีศึกษาการนำ traceability มาใช้และ KPI ที่ได้ผล

คำถามที่พบบ่อย

ระบบตรวจสอบย้อนกลับมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

มีช่วงกว้างแตกต่างกันตามรูปแบบการนำมาใช้ โดยประมาณแล้ว การพัฒนาเองทั้งหมด (full scratch) อยู่ที่ตั้งแต่ 5 ล้านเยนขึ้นไป การพัฒนาบางส่วน (half scratch) ตั้งแต่ 2 ล้านเยน แพ็กเกจแบบคลาวด์มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นประมาณ 0 ถึง 50,000 เยน บวกค่ารายเดือนประมาณ 3,000 ถึง 50,000 เยน และแพ็กเกจแบบออนพรีมิสประมาณ 1 ล้าน ถึง 10 ล้านเยน อย่างไรก็ตาม นี่เป็นค่าประมาณของส่วนซอฟต์แวร์เท่านั้น ค่าอุปกรณ์อ่านข้อมูล งานติดตั้ง การจัดระเบียบข้อมูลหลัก การพัฒนาเชื่อมต่อกับระบบเดิม และการฝึกอบรม จะบวกเพิ่มขึ้นมาต่างหาก เวลาขอใบเสนอราคา ขอให้ตรวจสอบทุกครั้งว่า 5 รายการนี้รวมอยู่ด้วยหรือไม่

ควรเลือกพัฒนาเองหรือเลือกแพ็กเกจ

แกนตัดสินใจไม่ใช่งบประมาณ แต่คือกระบวนการของเราห่างจากการไหลแบบมาตรฐานไปมากเพียงใด หากเป็นการไหลทั่วไปคือรับเข้า แปรรูป และจัดส่ง ก็มีโอกาสสูงที่แพ็กเกจจะรองรับได้ และได้เปรียบทั้งด้านความเร็วในการเริ่มใช้งานและด้านค่าใช้จ่าย ขอให้พิจารณาการพัฒนาบางส่วนหรือการพัฒนาเองทั้งหมดเฉพาะกรณีที่มีกระบวนการซึ่งฟังก์ชันมาตรฐานอธิบายไม่ได้เท่านั้น อนึ่ง หากแยกแยะได้ว่ากระบวนการที่รู้สึกว่าเฉพาะตัวนั้นเปลี่ยนได้ในฐานะกฎการทำงาน หรือเปลี่ยนไม่ได้เพราะสเปกผลิตภัณฑ์และข้อกำหนดลูกค้า ก็จะตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ถ้าเป็นอย่างแรก การปรับงานให้เข้ากับระบบจะคุมยอดรวมค่าใช้จ่ายได้ดีกว่า

ฐานการผลิตในต่างประเทศจ้างผู้ให้บริการรายเดียวกันได้หรือไม่

การว่าจ้างผู้ให้บริการรายเดียวกันนั้นทำได้ แต่มีจุดที่ต้องตรวจสอบ 4 ข้อ คือ มีทีมรับมือปัญหาในพื้นที่หรือไม่ รองรับภาษาอะไร ความต่างของเขตเวลาในพื้นที่จะทำให้การรับมือเบื้องต้นตอนไลน์หยุดล่าช้าหรือไม่ และจัดหาอะไหล่ทดแทนของอุปกรณ์อ่านข้อมูลในพื้นที่ได้หรือไม่ กรณีสั่งจ้างผู้ให้บริการในญี่ปุ่นแบบเหมารวม แม้การบำรุงรักษาระบบประจำวันจะทำจากระยะไกลได้ แต่ปัญหาทางกายภาพอย่างอุปกรณ์เสียยังต้องอาศัยการรับมือในพื้นที่ ขอให้ตรวจสอบก่อนเซ็นสัญญาว่าเป็นผู้ให้บริการที่มีสำนักงานหรือบริษัทพันธมิตรในพื้นที่หรือไม่

เริ่มจากเล็ก ๆ แล้วค่อยขยายภายหลังได้หรือไม่

ทำได้ และเป็นวิธีเดินเรื่องที่แนะนำเสียด้วยซ้ำ รูปแบบทั่วไปคือ พิสูจน์กระบวนการตัวแทนด้วยการนำร่อง แล้วนำสิ่งที่ได้เรียนรู้มาสะท้อนกลับก่อนขยายไปทุกกระบวนการ อย่างไรก็ตาม หากตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าจะขยายในภายหลัง จำเป็นต้องกำหนดระบบรหัสระบุตัวตนและรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลไว้ตั้งแต่แรก หากปล่อยให้สองสิ่งนี้ถูกกำหนดแบบเฉพาะหน้าในแต่ละกระบวนการ เมื่อจะรวมเข้าด้วยกันภายหลังก็จะนำข้อมูลมาเทียบกันไม่ได้

จำเป็นต้องรองรับมาตรฐาน GS1 หรือไม่

ไม่ได้จำเป็นสำหรับทุกบริษัท แต่เนื่องจากกรณีที่ปลายทางส่งออกหรือคู่ค้ารายใหญ่เรียกร้องให้ปฏิบัติตามกำลังเพิ่มขึ้น จึงมีการระบุว่าหากเข้าร่วมซัพพลายเชนระหว่างประเทศต้องตรวจสอบเรื่องนี้ แม้ในเวลานี้จะยังไม่มีข้อเรียกร้อง หากมีความเป็นไปได้ว่าจะจำเป็นในอนาคต การเตรียมฟิลด์ในมาสเตอร์ที่ใส่รหัสมาตรฐานควบคู่กันได้ แทนที่จะเดินระบบด้วยรหัสสินค้าเฉพาะของบริษัทเพียงอย่างเดียว จะทำให้ย้ายระบบได้ง่ายขึ้น

สรุป

เมื่อจัดระเบียบการนำ traceability มาใช้ในฐานะการตัดสินใจของฝั่งผู้ว่าจ้าง ประเด็นสำคัญมีดังนี้

• สิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ แต่คือวัตถุประสงค์หลัก และการออกแบบจะเปลี่ยนไปตามว่าแกนหลักคือการตอบสนองกฎระเบียบและลูกค้า การสืบหาสาเหตุตอนเรียกคืนสินค้า หรือการปรับปรุงกระบวนการ
• เมื่อวัตถุประสงค์ชัด ขอบเขตที่ตามรอย หน่วยการตามรอย และระยะเวลาจัดเก็บจะถูกกำหนดตามมา และถ้าสามสิ่งนี้ไม่ชัด ผู้ให้บริการก็ออกใบเสนอราคาไม่ได้
• ระดับค่าใช้จ่ายของรูปแบบการนำมาใช้ การพัฒนาเองทั้งหมดตั้งแต่ 5 ล้านเยนขึ้นไป การพัฒนาบางส่วนตั้งแต่ 2 ล้านเยน แบบคลาวด์เริ่มต้น 0 ถึง 50,000 เยน บวกรายเดือนประมาณ 3,000 ถึง 50,000 เยน และแบบออนพรีมิสประมาณ 1 ล้าน ถึง 10 ล้านเยน
• นอกเหนือจากค่าซอฟต์แวร์ ยังมีค่าอุปกรณ์อ่านข้อมูล งานติดตั้ง การจัดระเบียบข้อมูลหลัก การพัฒนาเชื่อมต่อ และการฝึกอบรม บวกเพิ่มขึ้นมา
• การเลือกรูปแบบ หากตัดสินจากคำถามว่ากระบวนการของเราห่างจากมาตรฐานเพียงใด แทนที่จะเริ่มจากงบประมาณ จะจัดระเบียบความคิดได้ง่ายกว่า
• ในการคัดเลือกผู้ให้บริการ ราคาไม่ใช่เกณฑ์อันดับหนึ่งอีกต่อไป สิ่งที่ถูกตั้งคำถามคือความสามารถในการตอบสนองกฎระเบียบและความโปร่งใสของกระบวนการ
• ความสามารถทางเทคนิควัดได้จากคุณภาพของคำถามที่ออกมาจากฝั่งเขาในช่วงต้นของการเจรจา มากกว่าจากรายชื่อผลงาน
• แผนการติดตั้งเดินตามลำดับ การวิเคราะห์ความต้องการ การออกแบบสถาปัตยกรรมและการเชื่อมต่อ ERP การนำร่อง และการฝึกอบรมกับการประเมินผล
• กระบวนการนำมาใช้มี 6 ขั้นตอน คือ ทำบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัดเจน จัดทำเอกสารแนวคิดพื้นฐาน จัดทำแผนดำเนินการ จัดทำคู่มือขั้นตอนปฏิบัติงาน กำหนดตารางการเริ่มใช้งาน และจัดฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้อง
• มาตรฐาน GS1 ประกอบด้วยเสาหลัก 2 ต้น คือ CTE (เหตุการณ์สำคัญที่ต้องตามรอย) และ KDE (องค์ประกอบข้อมูลหลัก) และในการค้ากับปลายทางส่งออกหรือคู่ค้ารายใหญ่ต้องตรวจสอบว่าจำเป็นต้องรองรับหรือไม่
• จุดโฟกัสต่างกันตามอุตสาหกรรม กลุ่มงานประกอบอยู่ที่ระดับซีเรียล กลุ่มแปรรูปโลหะอยู่ที่การบันทึกการแบ่งย่อยล็อตวัตถุดิบ และกลุ่มชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์อยู่ที่การจัดระเบียบหน่วยการตามรอยหลายชั้น
• ความล้มเหลวที่พบบ่อยมี 5 ข้อ คือ เรียกผู้ให้บริการเข้ามาก่อนกำหนดวัตถุประสงค์ ทำหน่วยการตามรอยละเอียดเกินไป ดึงหน้างานเข้ามาร่วมช้าเกินไป ไม่ได้ประมาณชั่วโมงงานจัดระเบียบข้อมูลหลัก และไม่ได้กำหนดกฎการใช้งานหลังระบบเดิน

สิ่งที่ควรทำเป็นอันดับแรกไม่ใช่การขอใบเสนอราคาเปรียบเทียบ แต่คือการตกลงกันภายในองค์กรให้ได้ถึงวัตถุประสงค์หลัก พร้อมกับขอบเขต หน่วยการตามรอย และระยะเวลาจัดเก็บที่ถูกกำหนดตามมา แล้วสรุปลงเป็นเอกสารแนวคิดพื้นฐานไม่กี่หน้ากระดาษ A4 เมื่อมีเอกสารนี้แล้ว ก็จะเปรียบเทียบข้อเสนอของแต่ละบริษัทบนเกณฑ์เดียวกันได้

TOMAS TECH ให้การสนับสนุนงาน DX ที่หน้างานแก่ผู้ผลิตสัญชาติญี่ปุ่นที่ดำเนินกิจการในประเทศไทย โดยมีระบบบริหารการผลิต PEGASUS เป็นแกนหลัก ในเรื่อง traceability ท่านสามารถปรึกษาเราได้ตั้งแต่ขั้นพิจารณารูปแบบการนำมาใช้ เช่น กรณีของโรงงานเราเหมาะกับรูปแบบใด หรือควรตามรอยที่ความละเอียดระดับใด แม้จะยังอยู่ในขั้นรวบรวมข้อมูลก่อนตัดสินใจเลือกผลิตภัณฑ์ก็ยินดี ขอเชิญติดต่อสอบถามเราได้ที่หน้าติดต่อสอบถาม

ข้อมูลอ้างอิง

• 人材紹介ナビ – トレーサビリティシステムの導入費用と導入ステップ
• Assel EMS – Traceability in the Electronic Manufacturing Services Industry
• GS1 – GS1 Global Traceability Standard
• SMART F – トレーサビリティ導入のメリットと課題・業種別事例
• Manufacturing IT Summit Thailand – タイ製造業のデジタル化動向